緊急度/重要度マトリクス：GLOBIS学び放題で文章を鍛える(2)

今回は、「重要度/緊急度マトリクス」というコースで面白いお題があったのでそこの自由記述問題を回答しました。
重要度／緊急度マトリクス ~仕事の優先順位を考える~ | GLOBIS学び放題×知見録

そもそも、重要度/緊急度マトリクスは何か？

業務、やるべきことを　緊急度と重要度のマトリクスにプロットし、優先順位を決める手順のことです。
期限が決まっていて今すぐにやらなければならないこと、今やらなくても良いが、時間をかけてじっくりと取り組むこと等、何から手をつけてよいか、どのようにメリハリをつければよいのかを考えるためのフレームワークの１つです。
単に業務をリストアップするだけで仕事を始めた場合、「手は付けやすいが時間がかかる」仕事で、その日業務がほとんど進捗しなかったとか、「緊急度の高い」仕事に忙殺されて、重要な仕事に費やす時間がなくなってしまったとか、　効率の悪い仕事の進め方となってしまうリスクがあります。

自分の今やっていることを4つのマトリクスにプロットしてみる

縦軸に緊急度（上＝高い、下＝低い）、横軸に重要度（右＝高い、左＝低い）で、リストアップした業務の番号をプロットしてみる、というのが基本です。

実務上では味付けも必要

業務が一人完結ならば、緊急度に関わってタイム（それにかかる凡その時間と締切日程で数値化する）、重要度に関わってインパクト（効果金額等、こちらも数値化する）を一緒に記載することで、プロットする場所が自分なりにはっきりとしてきますね。
次に、チームでする仕事等、自分が関わる仕事も載せていきます。
その上で、締切に間に合うかどうか？　間に合わないなら、自分の負担率を下げるか、その仕事をやらないか、という判断の上、関係者と合意するところまでで、やっとマトリクスはできた、といえますね。
あとは適宜実行部分や新規業務をアップデートしていく。一回作ったらおしまいじゃなくって、自分の業務を一覧するツールとして使いこなしてはじめて　このフレームワークが自分の物になった　といえると考えます。

ちなみに私はこのマトリクスを実際に使っているのか？

いいえ。
今はそんなに多種多様の仕事をしていませんので、締切日程に対して前倒しで余裕をもって業務を進めています。
（定年越えという事情もあります。）

さて、いよいよ本題。　GLOBISで解く　自由記述問題

あなたが取り組めていない「重要度 高×緊急度 低」の区分に該当する業務は何ですか。それに取り組む方法（例：毎日1時間はじっくりと考える時間をとる、など）とあわせて書いてみましょう。

私の回答　（Note 連続掲載に取り組む）

業務以外で、実は　このNoteが先月まではルーチンまでに至っていないことから、週間のスケジュールからひねり出そうとしたのか下記方法（回答）です。
業務（直接ではないけれど）：note やSlackへの週一回の投稿。
具体的内容：一週間に学んだことで面白かった内容を１つ選んで内容まとめ感想を書く。
理由：自分が楽しい、面白いと思ったことやその学びを他の人に伝播できれば、それもまた面白いから。学びは即効性はありませんが人生でとても大切だと考えています。
何故できなかったか：面白いことがあったら記載する方法だったので、不定期だった。
改善方法：業務時間と休憩時間のメリハリをつけ、学びと記載時間を確保します。
そのためにまず、業務は目論見の時間とともに、当日完成できない場合には完成期限とマイルストーン（キーポイントとなる途中経過）を決めます。１日集中しての業務はできませんから、１時間から２時間に10分から15分程度、リフレッシュの時間をあらかじめ設定し、その前10分以降で業務の区切りがついたら必ず休みます。そこに投稿の時間を充当させます。
また定時後の30分程度、休憩時間を利用して少し集中的に取り組みます。
休日の夜（日中は買い物や庭仕事等ある）、ゆっくりと原稿をみなおして、ほぼ完成状態とし、一晩寝かせてから投稿します。(492/500文字）

AIによる評価

あなたの回答において、重要度が高く緊急度が低い業務に取り組むための具体的な計画立ててい点は素晴らしいです。自分の学びを他人と共有することの意義を理解されており、それを実践する姿勢が垣間見えます。また、業務時間と休憩時間のメリハリをつける改善方法も良いアプローチです。
ただし、業務を具体的に分割し、それぞれの時間配分や具体的なアクションをさらに詳細に計画することで、より効果的な取り組みができるかもしれません。具体性を持たせることで、計画を実行しやすくなるでしょう。
全体として、あなたの意欲と取り組み姿勢は素晴らしいです。次回の挑戦でも、さらなる具体性と詳細性を意識して取り組んでみてください。引き続きの学びに期待しています。

AI評価に対するコメント

500文字という制限で、時間配分や具体的アクションの詳細計画を記載する！　これは難しい。　どこかを削らなければならない！
ということで、まだまでうまく文章化できていない状況でした。
次は　もっと頑張ろう！