チームの目線合わせとアイディアを発散する「DESIGNER OFFSITE」を実施しました
こんにちは！BASEでDesign Section マネージャーをしている小山です。
BASEでは2020年の2月からリモートワークが導入され、デザイナーも家からオンラインで働くことが多くなりました。
この記事では、リモートワーク期間中にオフサイトミーティングを開催する上で、工夫したことと実際にオンラインで実施したコンテンツの内容を紹介します。
オフサイトミーティングとは
オフサイトミーティングとは、いつもの職場から離れた場所で行うミーティングのことです。
いつもとは違うリラックスしたオープンな雰囲気で実施することで、お互いの考えを共有し、新たな発想につながるなどの効果が期待できるというものです。
オンラインでの実施方法と工夫
今回実施した「DESIGNER OFFSITE 2022」は、もともとオフィス近くのミーティングスペースを借りて、デザイナー全員が対面で集まって実施するのを想定して企画を進めていました。しかし、社内のWFH（Work From Home）レベルが上がり、オフラインで集まることが難しくなってしまったので、オンライン実施に切り替えて計画していったのがオンライン開催の経緯になります。
そこで、オフサイトミーティングの環境を少しでもオンラインで再現するために工夫したことをいくつかご紹介します。
①Gatherで普段のミーティングとは違う環境を作る
普段のミーティングはZoomを使うことが多いのですが、今回のオフサイトミーティングでは参加者ができるだけ思ったことを気軽に発散できるようにGatherを使いました。
ドット絵の世界観やキャラメイク要素、キャラクターを操作したりエモートがあったりと、ゲームっぽい要素を含んでいるのでZoomよりもリラックスして参加できたんじゃないかと思います。
また、今回のオフサイトミーティングではいくつかのグループに分かれてワークをしてもらうことも想定していたので、そういう意味でもGatherは相性の良いツールでした。
②オンラインホワイトボードFigJamの活用
FigJamに関しては日頃から業務で使っているツールでもあるので、環境を変える要因にはなっていないのですが、オンラインでもメンバーが意見を出しやすく、スムーズにアイディアをまとめていくのに最適なツールです。
FigJamはファイルを開いている人のカーソルが常に表示されているので、メンバーが同じ場所で作業しているという感覚が得られやすいのも良かったと思います。
今回は説明用のスライドなどは用意せず、事前の資料やワークスペースも全てFigJam上に用意しました。
GatherやFigJamを使いながら資料も別で開くとウィンドウがどんどん増えていってしまって大変なので、当日使う資料を最低限にしておくのもおすすめです。
③ランチ・飲み物・お菓子を補助
Gatherでいつもと違う通話環境を用意したと言っても、普段仕事している家で参加してもらうので、環境を変えることには限界がありました。そこで、少しでもリラックスして参加してもらうために、ランチ・飲み物・お菓子などを各自用意してもらい、オフサイトミーティング費用として補助しました。
いつもよりちょっとだけいいランチを食べたり、自分の好きな飲み物やお菓子を用意して食べながらワークに参加してもらうことで、「業務」という意識を軽減してワークに参加してもらいました。
「DESIGNER OFFSITE 2022」のコンテンツ
今回のオフサイトでは、BASEが提供するサービスを一緒に作っていく上でのチームメンバーとの目線合わせと、各メンバーの意見を発散し、チームでディスカッションを行うことで組織を活性化することを目的としてコンテンツを用意しました。
①サービスを一緒に作っていく上での目線合わせ
午前は組織関係なく、デザイナーをシャッフルして4チームに分けて、各デザイナーのバックグラウンドや価値観を知るために「エピソードトーク」と「Wevox values card」を行いました。
エピソードトーク
エピソードトークでは、「デザイナーになろうと思ったきっかけとデザイナーになった経緯」というテーマでそれぞれのデザイナーに10分程度話してもらい、聞いていたメンバーから深掘りをするような質問をしてもらいました。
一番最初にデザインに興味を持ったきっかけからデザイナーになろうと思ったきっかけ、今BASEでデザイナーとして働くまでにどんなことがあったのかなど、それぞれのデザイナーがどんなバックグラウンドを持っているのかをチームにシェアをして理解を深めました。
オフサイトミーティング後のアンケートでは、「普段あまり業務で関わらないメンバーと深い話をする機会になり新鮮だった」という意見や、「自分との共通点や同じ悩みを持っていることがしれて良かった」という意見がたくさんありました。
リモート期間中に入社したメンバーからも、なかなかこういう機会がなかったから良い機会だったというコメントをもらい、オンラインにはなってしまったものの、実施できて良かったです。
Wevox values card
午前はエピソードトークと合わせて、それぞれのデザイナーが持っている価値観を知るためにWevox values cardをやりました。
オンラインでできるので準備もほとんど必要なく、さくっと実施できるので、チームのキックオフなどにも導入しやすいかなと思いました。
Wevox values cardは、個人の価値観を引き出すことができるカードです。
チームメンバーと価値観を共有し合うことにより、メンバー同士の相互理解を深めることができます。
相互理解が深まるほど、心理的安全性が確保されエンゲージメント向上が期待されています。
エピソードトークとの差を出すために、今回はあえて共通点や個性が見えてきそうなテーマとして「インハウスデザイナーとして大事にしていること」というテーマでvalues cardをやってみました。
カードに書かれているワードはどれも大事なものなので、手札に何を残すのかすごく迷う場面があったり、カードを捨てるときに「〇〇を捨てたよ！」というメッセージが面白かったりで結構盛り上がりました。
最終的にそれぞれの手札に残ったValueはチーム内で発表したんですが、共感できる部分が多かったり、エピソードトークの内容と合わせて見たときに個性が反映されていたりして、よりメンバーの理解を深めることができました。
②意見の発散とディスカッションを行うことで組織を活性化
午後は、組織ごとに分かれてメンバーそれぞれがサービスや組織に対してどんなことを考え、どんなことをやりたいと思っているのかを発散・共有し、チームとしての目線を揃え、これからの組織を活性化させることを目的としたディスカッションを行いました。
このワークでは、あらためてメンバー一人一人から意見やアイディアを聞くことができて、普段はあまり気づかなかった一面やメンバー同士で感じていることの共通点が見えてきたりとたくさんの発見がありました。
最後の各グループの発表では、それぞれの組織が抱えている課題や目指していきたいイメージを知ることができたり、共通して感じているサービスや組織の課題感なども再確認することができました。
まとめ
最後まで読んでいただきありがとうございます。
今回はオフサイトミーティングをオンライン開催する上で工夫したことと実際にオンラインで実施したコンテンツの紹介をまとめました。
結果的にオンライン開催になってしまったものの、チームメンバー同士の理解が深まり、それぞれがサービスや組織に対しての意見を発散して共有ができたこと、そこから新たな発見が生まれたのはとても有意義だったので、オンラインでも早めにやってよかったと感じました。
最後に、BASEではチームとして一緒に働く仲間を募集しているので、ご興味持っていただける方がいましたらよろしくお願いします！