初めての発表会でも安心！プロが教える成功のコツ！
久しぶりの投稿になってしまいました。
そろそろ夏も終わり…だと思っていたらまだまだ暑くて、今年も残暑が厳しそうですね。
さて、夏休み期間中イベントを行ったチームも多いのではないでしょうか？宿泊を伴うキャンプ(合宿)だったり発表会開催や大会への出場などなど。
今日はそんなイベント企画についての記事を書こうと思います。
初めて発表会を企画してる、してみたい方必見です！
先日、発表会を予定しているスクールさんのお手伝いで、会場の下見と打ち合わせに帯同しました。
そのスクールは初めての発表会で生徒さんも先生たちも初めてのこと、ということでしたので細かくアドバイスさせて頂きました。
会場の下見と言っても、初めてだとどんなポイント見るべきなのか、何を聞いてきたらいいのかもわからないですよね。下記のポイントを下見の際に確認できると良いと思うので、参考にしてみてください。
・舞台上場ミリの決定
・出演者の動線を決め、実際に動いてみる
・出演者の座席(観覧可能な場合)の確認
・客席の確認
・映像、音響の流し方
・音響や照明を自分たちでやる場合、持ち込む器具や機械操作の確認
・緞帳、袖幕、スクリーン、横断幕用バトンの位置の確認
・楽屋の予約
・必要備品の確認
・搬入口の確認
・当日のタイムスケジュール等の共有
このスクールさんは会場選定からサポートさせて頂いていますが、会場選びについても生徒数や参加予定人数によって選ぶべき箱は変わってきます。
選ぶポイントは場所、予算、出演者数、来場者数の4点。この4点を軸に会場選定していきます。誰でも聞いたことのある大きい会場だと1年以上前から埋まっていることもありますので、早めに動くことをお勧めします。が、流石にそんな先の生徒数まで読めない…等々事情はあると思います。半年前程度だったら空いている場合もあるので諦めずに探しましょう！
座席数別のホール一覧が載っているサイトもあるので、参考にしながら空き状況と希望日時をすり合わせて会場を確保すると良いと思います。
会場が決まったら、一安心！と言いたいところですが、参加者募集にあたって金額設定が必要です。これも大事なポイントです。
出演参加費にどこまで含めるのか。(特典Tシャツや観覧席等)もちろん参加費のみで、その他オプションは別途というやり方もあります。参加者が多い方がもちろんいいと思いますので、そのスクールやイベントに合った料金設定にしましょう。
そして、参加者募集やプログラム内容の考案、プログラムや映像、音源関係の作成。
この辺は各スクールによって規模や発表会内容によって変わってきますが、外注が必要な部分の依頼(音響や照明のプロの必要性、司会者、看護師等)も早めに人材確保した方が良いでしょう。当日のパンフレットや特典Tシャツ等のデザインや発注も納期がかかりますね。
もちろん、そんな業務の傍ら、インストラクターであれば生徒への指導も並行してやらなければいけません。
このようにスクール内の発表会だとしてもやらなければいけない業務は山ほどあります。
全ての業務について記事にすると相当な量になってしまうので興味ある方に共有できたらと思ってます。
イベント企画・運営についてもCheeRing育成コースのコースとして皆様にお届けできればと思ってます。
気になる！既に今イベント企画で困ってる！等々お悩みがあるという方は是非コース募集前にもご相談に乗りますので、コメントやSNS等のDMを頂ければと思います。
次回は宿泊を伴うキャンプの企画について書こうかな〜と思います！
お楽しみに！