Chatworkユーザーコミュニティイベント-基礎から学べる！Chatworkの活用法-を開催しました[イベントレポート]
2024年6月7日に開催された、Chatworkユーザーコミュニティイベントのイベントレポートをお届けいたします。
Chatworkユーザーコミュニティイベントについて
◼︎企画背景
Chatworkの使い方は多種多様で無限大です。イベントを通じて、様々な利用方法を知っていただき、お仕事上のコミュニケーションをよりスムーズに行うためのヒントを持って帰っていただく場として企画しました。
◼︎想い
Chatworkの管理者・推進者様に、本イベントで、色々な方との交流から得られる発見や、今後の活用のためのヒントを見つけてワクワクして帰路に着いて欲しいという想いを込めています。
今回のChatworkユーザーコミュニティイベントは、「基礎から学べる！Chatworkの活用法」をテーマに、ユーザー企業を代表して、株式会社ボンズコミュニケーションCMOの重久 徳（しげひさ あつし）様にお越しいただきました。
当日のコンテンツ
オープニング：参加者によるグループワーク
「Chatworkの基本的な機能説明」
「Mr.Chatworkと呼ばれた男の光と影 ビジネスチャットの枠を超え“愛着”を持つことで乗り越えた」 株式会社ボンズコミュニケーションCMO 重久 徳 様
質問タイム
クロージング
オープニング：「Chatworkの便利な使い方/不便に感じていること」
オープニングコンテンツでは、Chatworkに関して「現在使っている機能」や「便利な使い方」「不便に感じていること」などを付箋に書き出し、参加者同士で共有するグループワークを行いました。参加者からはChatworkの「引用機能が秀逸」「社外メンバーとのやりとりがメールより気軽でWebブラウザも使えるので便利」といった声や「まだ使い始めたばかりで連絡にしか使っていないので他の使い方を知りたい」といった声などが上がっていました。
どのグループも皆さん積極的に意見交換をされていて、グループワーク終了後には「API連携（他のアプリケーションとの連携）について初めて知りました。もっと詳しく知りたいです」とおっしゃる方も。皆さん他の方の利用方法や経験談を聞き入り、参加者同士の関係を深める濃い時間になりました。和やかな雰囲気となったところでメインパートのスタートです。
知って得する「Chatworkの便利機能」
今回はまず、カスタマーマーケティング部 大林から、Chatworkを使う上で便利な「基本的な機能」をご紹介しました。お話したのは下記の4つの機能です。
・メッセージの装飾機能：タグを使った装飾機能による整え方と確認方法
・グループチャット機能：グループチャットの命名規則とカテゴリ設定について
・タスク機能：タスク機能の説明と活用例について
・組織利用について：組織利用とは？ 組織利用のメリットについて
デモ画面を共有しながら、実際の利用を想定して、おすすめの使用場面や使い方のコツをご説明しました。
例えば「グループチャット」は命名規則（ルール）をもうけたり、「カテゴリー」を作成することで、必要なチャットを探しやすくなります。特にカテゴリーは複数のプロジェクトや案件を同時に進めている時に活用できる便利な機能です。
他に「タスク機能」は、メンバーに完了してほしい仕事（タスク）をわかりやすく伝えることができ、特に期限が明確な確認依頼などには便利な機能です。タスクの完了状況を依頼者が把握できるので、地震などの災害が発生した際に、メンバーの安全確認を目的に使うこともできます。具体的な利用例が示されると、参加者の皆さんも興味津々な様子で説明に聞き入っていました。
ユーザーが語る「Chatworkの効果的な活用方法」
次に、「Mr.Chatworkと呼ばれた男の光と影 ビジネスチャットの枠を超え“愛着”を持つことで乗り越えた」と題して、重久様にお話いただきました。Chatwork愛から「Mr.Chatworkと呼ばれたい」とユーモアを交えてお話をスタートさせた重久様。重久様は7年前から自社でChatworkの利用を推進し、その後1400ユーザー様にChatworkの導入を支援してきたご経験を交え、Chatworkの光と影として、良い点やうまく使う方法をリアルにお話くださいました。
自社のオンライン上でのコミュニケーションツールとして、「料金が安い」「シンプルで誰にでも使いやすい」「個人所有のSNSは嫌」という点から、Chatworkの導入を決めたという重久様。社内でChatworkを推進するにあたり、下記の四つに取り組んだそうです。
・メール、FAXへの受信通知をChatworkへ連携
・社外へもメイン連絡手段として導入を推奨
・概要欄に各種システムや資料のURLを記載
・報連相や5W1Hのガイドラインを作成、研修の徹底
特に重久様は、連絡漏れを防ぐために、習慣的にChatworkを毎日見てもらうよう試行錯誤したといいます。基本的な使い方は短い動画にまとめ、社内ルールとしてChatwork上の連絡やタスクを必ず確認することを徹底。「タスクがつきは重要性が高い」といった優先順位もガイドラインとして作成し、新しく業務に参加される方には最初の研修で説明することなどを具体的にご紹介いただきました。
「チャットグループの運用方法」や「社外の方とのChatworkの活用方法」は具体的に例を示しながらご説明いただき、多くの参加者の方がメモをとって真剣に聞いていました。
例えば、グループチャットは数が多いため、目的別にカテゴライズして一覧にしているそうです。社内の役割ごとにチーム設定をして、チーム機能を使ってグループに一括で追加するなど管理者が一元管理を行っています。
社外との連携に使う際のポイントは、目的別にグループを分けることだといいます。社内で経理、総務といった部署ごとにチャットグループを作るのと同様に、社外の方とも目的別にグループ分けをします。
社外の方とは、管理者同士で契約の話をする目的で使うこともあれば、現場の人同士が業務の細かい確認などをする目的で使いたいときもあります。一つのグループチャットだけでは、日頃の業務のやりとりで話が流れていくため、管理者が契約内容を確認しようとしても内容を探しにくいといった問題が生じることもあったそうです。ですから社外の方とも、「運用」「業務」など用途別のルームをつくる形で、「誰がどういう目的でやりとりするのか」に応じて、グループチャットをわけるようにしているということでした。
イベント冒頭で話題にのぼった「API連携」に関してもお話くださいました。
取引先がメールやFAXを使っていると、Chatwork以外にも「あれもこれも見なければいけない」という状況になりがちです。その状況を変えるために、API連携を使い、メールやFAXもChatworkに通知がされるようにしているそうです。連絡に関しては、Chatworkを見るだけで確認ができる環境を整備したことで、従業員もChatworkの利便性を実感し、Chatworkの利用が浸透していったと、その効果をご紹介いただきました。
質問タイム「効率を上げるChatworkの使い方」
重久様に登壇していただき、質問タイムへと進むと、参加者の皆さんからたくさんの質問が寄せられました。質問には、ご経験豊富な重久様が具体的な事例をあげてお答えいただき、お答えを聞いて次々と新しい質問が寄せられるという、活発な質問タイムとなりました。
多くの質問が挙がった中で、いくつかをご紹介します。
質問：「制約をもうけていないのでグループチャットが乱立しており、そのメリット・デメリットを知りたい」
重久様は「メリットよりデメリットの方が多かったので管理者だけがグループチャットを作成するように制限した」と自身のご経験をお話いただきました。最初は活発に発言のあるグループも徐々に発言が少なくなり、そうなると次の発言しにくくなる雰囲気になりがちという心理的な面も考慮し、常に発言があるようにグループを管理する重要性についてアドバイスいただきました。
質問：「たくさんのユーザーがいると、個人の判別がつけづらい」
アイコンや表示名での区別方法などを具体的な例をあげてご説明いただきました。重久様は、社内では全員が独自のアイコンを設定する運用にしているそうです。それによって、各自がアカウントへの愛着もまし、アイコンで人を認識できているといいます。
またプロフィール名には役職を必ず入れたり、「何月何日有給」「夏季休暇」といった情報を入れて他のユーザーに伝わるようにすることもおすすめです。重久様はイベント当日も「終日対応不可」とプロフィールに入れており、毎週プロフィールを更新して、他のユーザーに予定が伝わるようにしているとお話くださいました。
その他、「カテゴリー機能の使い方」や「検索機能が役立つ場面とその使い方」「グループチャットの命名規則」なども話題にのぼりました。皆さん熱心に話に聞き入り、メモをとったり次々と追加で質問されたりと大いに盛り上がった質問タイムでした。参加者の方の業務に合わせた具体的な利用方法についてのご相談も多く、とても内容の濃い充実した時間となりました。
クロージングパートでいただいた「参加者の声」
プログラムの最後はアンケートにご記入いただきました。参加者の方々からは、「具体的な運用ルールの事例や知らない機能を知ることができた」「新しい使い方が学べた」「参加されている他の方のChatworkの使い方を知ることができて勉強になった」といった好評の声を多くいただきました。また「とても参考になりました。次回も参加したいと思います」という感想もいただきました。ぜひまたのご参加をお待ちしております。
さいごに
ご登壇いただいた株式会社ボンズコミュニケーション様のご協力により、無事にChatworkユーザーコミュニティを終えることができました。当日お越しいただいた参加者の皆様も、誠にありがとうございました。
今後も定期的にChatworkユーザーコミュニティを開催予定です。今後のコミュニティイベントの情報をキャッチアップしたい方は以下のURLからグループチャットにご参加ください！
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