Chatworkユーザーコミュニティイベントを開催しました ［イベントレポート］
2024年3月22日に開催された、Chatworkユーザーコミュニティイベントのイベントレポートをお届けいたします。
Chatworkユーザーコミュニティイベントについて
◼︎企画背景
Chatworkの使い方は多種多様で無限大です。イベントを通じて、様々な使い方を知っていただき、ビジネスコミュニケーションをよりスムーズに行うためのヒントを持って帰っていただく場として企画いたしました。
◼︎想い
Chatworkの管理者・推進者様に、本イベントで、色々な方との交流から得られる発見や、今後の活用のためのヒントを見つけてワクワクして帰路に着いて欲しいという想いを込めています。
今回のChatworkユーザーコミュニティイベントは、「Chatworkの社内活用促進」をテーマに、ユーザー企業を代表して、山本精工株式会社 生産管理課 今西 隆志（いまにし たかし）様と、古賀オール株式会社 社長室 主任 桔梗 哲郎（ききょう あきお）様にお越しいただきました。
当日のコンテンツ
オープニング
参加者によるグループワーク「情報共有は口頭か紙のアナログ企業にチャット文化が定着するまで」
山本精工株式会社 生産管理課 今西 隆志様「弊社におけるDXの第一歩について〜Chatwork導入時の状況と導入における効果〜」
古賀オール株式会社 社長室 主任 桔梗 哲郎様パネルディスカッション
クロージング
参加者によるグループワークとまとめ
オープニングコンテンツ 「社内活用推進で困っていることは？」
オープニングコンテンツでは、「社内活用推進で困っていること」や「モヤモヤしていること」などを書き出し、参加者同士で共有するグループワークが行われました。参加者からは「社内のより多くの人に使ってもらうためにはどうしたらよいか」「スレッドやグループのよりよい作り方が知りたい」などのお悩みが飛び交いました。
ユーザーが伝授する「Chatwork活用術」
次に、ユーザー企業を代表して、山本精工株式会社 今西隆志様と、古賀オール株式会社 桔梗哲郎様に登壇いただき、お話を伺いました。
まずは「情報共有は口頭か紙のアナログ企業にチャット文化が定着するまで」と題して、今西様がChatwork導入の背景から利用浸透のための取り組みについて詳細にお話くださいました。
今西様は導入にあたり、使うメリットを感じてもらうことが大切だと考え、事前準備を万全に行ったそうです。今西様は、社内に導入後、社内の回覧板や、電話の伝言メモなどの業務上の小さなことからChatworkをはじめ、「Chatworkの便利さ」をまずは感じてもらうことから始められたそうです。
その後、課題であった、外出中の営業への連絡を電話からChatworkに変更。これまで外出中の営業とは電話のみの連絡だったため、営業は会社に戻ってから、見積もりや製品不良などの詳細情報を確認し対応する必要がありました。しかしChatworkを使うことで、外出中の営業とも図面や写真を共有することができ、その便利さを社員が実感していったといいます。お客様の評判もよく、社内の利用がどんどん拡大していったというお話は、まさにユーザーならではのリアルなお話でした。
また社内の連携も強化されたことで、お客様のニーズにいち早く応えることができるようになって業績アップにつながったことや、仕事を待つ時間が減ったことで社内の「残業０」へとつながったこと、Chatworkでコミュニケーションをとる協力会社から「スマホとパソコンの両方で見ることが出来る為、外出先でも確認がしやすい」という声をいただいたことなど、業務のさまざまな場面でChatworkが活用され効果が出ていることをわかりやすくご紹介いただきました。
ユーザーが語る「Chatwork導入の効果」
次に、「弊社におけるDXの第一歩について〜Chatwork導入時の状況と導入における効果〜」と題して、桔梗様にお話いただきました。
Chatwork導入前の社内の状態は、DXどころか、デジタル化すら進んでいなかったと話す桔梗様。生産性向上を目指して社内のDXを進めるため、たくさんのコミュニケーションツールを試したそうです。その中でChatworkの導入の決め手となったのは「UIの良さ」。全社員が使うことが前提となるので、デジタルが苦手な人でも使える簡単さがいちばん大切だったとお話されていました。
実際に導入してどうだったのか。桔梗様は導入の効果を三つ紹介してくださいました。
・一次情報を直接全員に伝えられ、全員がフラットに同じ情報をやり取りできる
・コミュニケーション量の増加
・労働時間の減少
導入によって、情報の鮮度や精度を落とさずに一次情報を直接全員に伝えられることで、部門間の連携や判断が速くなったことを実感したそうです。またそれによって、顧客への対応が速くなり、お客様へのサービス向上につながったと導入の成果をお話くださいました。
また電話のやりとりをチャットにかえることで、業務中の待ち時間が減少し、労働時間の減少につながった効果が得られたことを具体例をあげて紹介くださいました。「体感として連絡手段がメール・電話・FAXだった頃とは比べ物にならないくらいのスピードで業務が進んでいる」というお話は、まさに実感がこもったお言葉でした。
最後に、導入後の社内アンケートの結果、ほとんどの人が「Chatworkを導入してよかった」という意見だったというお話も紹介くださいました。
パネルディスカッション
Chatworkの導入編、定着編、活用編の三つのテーマにわけて、今西様と桔梗様によるパネルディスカッションを開催しました。それぞれのテーマについて参加者の皆さんにお伝えしたいことを具体的な例をあげてお話してくださったお二人。参加者の皆さんからも、多数の質問が寄せられ、活発なディスカッションとなりました。
導入編では、「実際にあった反対意見とその対処法」についてお二人に伺いました。
桔梗さんは「今のままでやっていけるから、まったく使わないと思った」と言われた社員の意見を紹介。今西様からは、対処方法として「推進者の熱量が大切」とお話があり、導入したらどう業務がかわるのかそのイメージを具体的に説明することが重要だとアドバイスいただきました。
活用編では、参加者の方から、社外とのChatworkの運用方法について質問がありました。社外の方にもChatworkをスムーズに使っていただくために、社内でグループチャットをあらかじめ作成して招待し、すぐにコミュニケーションを取れる環境を整えて利用していることなど、実際に利用しているユーザーだからこそわかる具体的な例をあげてご説明いただき、多くの参加者がうなずきながら話を聞かれていました。
パネルディスカッション中は、参加者の皆さんが真剣にメモをとる姿が印象的で、具体的で内容の濃い充実した時間となりました。
クロージングパートでのグループワーク
プログラムの最後はパネルディスカッションを踏まえて「明日からやってみようと思ったこと」や「挑戦したいと感じたこと」を付箋に書き出して、グループ内で共有しました。
参加者の方々からは、パネルディスカッションで紹介された具体的な活用方法がいくつも上がっていました。「フランクなチャットグループを作ってチャットをしやすい文化づくりをする」といった素敵なアイディアをお話されていた方もいらっしゃいました。
参加者の声
イベント終了後、参加者からは、「新たな使い方を学べました」といった声や「導入から定着までの流れが理解できました。参考になるアイデアもあり、実践しようと思いました」といった感想が伺えました。
さいごに
クロージング後の懇親会でも参加者と今西様、桔梗様とでChatworkの活用について和気藹々とした空気でお話しされておりました。
ご登壇いただいた山本精工様と古賀オール様のご協力により、無事にChatworkユーザーコミュニティを終えることができました。当日お越しいただいた参加者の皆様も、誠にありがとうございました。
今後も定期的にChatworkユーザーコミュニティを開催予定です。
次回のイベントは8月23日18:00〜を予定しております。
ご興味のある方はぜひ、下記よりお申し込み用のグループチャットにご参加ください。
※日時は変更となる場合がございます。
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