【自動送信メール】説明会

1. GASで作成したメールの自動送信について

　父母の会担当者から依頼されたまとめメールについて、説明会が開かれることになった。理由は、それが継続的に使えるかということを確認したいからで、私の人気が終わったと同時に使えなくなるシステムでは困るということだ。
　そこで、以下の3点を強調して説明した。

• マクロは使用しているが、それは複雑ではないこと。

• 起動タイミングは仮置きではあるが、月・水・土に起動して、何も変更がない場合は送信されないこと。

• 送信タイミングは年に数回あるため、そのタイミングで使い方を思い出し、引き継げること。

マクロが自動でやってくれるとしても、「何をやってくれるのか忘れて何もやらなかったので、失敗した」というのでは笑い話にもならない。そこで、年に1回しか行わないようなものについてはシステム化をしないことを伝えた。

2. マクロの代わりにスプレッドシート関数を活用する理由

　PTA活動をしていて気付いたことだが、GoogleスプレッドシートについてはExcelを業務で使っている人が多いのか関数に詳しい人が多く存在する。そして、それを使いこなそうという人も多く、技術の習得に抵抗が少ない。一方、Googleフォームについては、使える人が多いのだが、業務で使用しているわけではないので、技術にばらつきがあり、ノウハウというのも蓄積されにくいという傾向がみられることを伝え、マクロはスプレッドシートの関数で整理した結果を読み込む仕組みであること、そしてスプレッドシートの初期化手順を示すことでGoogleフォームは微修正して使い続ける仕組みにした。

3. データ初期化方法の実演について

　スプレッドシートの初期化については年度末にならないと実演できないので、同じ仕組みで年3回初期化する運営委員会の仕組みで実演するので、それを1回見てもらうということをお伝えした。このノウハウはあまり載っていないので、PTAを経験することで得る知識として十分価値があると思う。

4. 対象者とデータ修正方法に関する質問

　このスプレッドシートに登録されている方は60名超いるので、その中から対象を自動的に選んでメール送信がされるのかという質問がきましたが、対象者についてはスプレッドシートで取得でき、送信内容も同じであることから、このメールは手作業で送信してもらうことを伝えました。今回の自動送信メールは、このメールが送られた方がGoogleフォームにて返答し、その状況をまとめてメールするというものです。
　データ修正の方法について、質問がありましたが、こちらについては担当者が直接スプレッドシートを修正しても構いませんが、担当者以外が修正する場合はGoogleフォームを使用するのが良いことを伝えました。それは、担当者が知らないところでデータが変わっていると追えなくなるからです。今回は、担当者もGoogleフォームを使ってデータ修正を行い、反映されるところを確認しました。
　データ修正については、学年クラス生徒氏名がキーとなっているのですが、いきなり「両親で参加する場合は片方をひらがなで入力すればいいですか」と裏技が紹介されました。マクロを作るときの難しさは利用者が裏技を見つけてサポートしきれなくなるところです。業務ではマクロの提供を禁止されていますが、それはお客さんが裏技を見つけて、それのサポートを求めてきたりして、手に負えなくなるからです。なので、お客さん自身が開発するマクロに対してアドバイスをするのは時間が許せば構わないのですが、それもだんだんとバグ対応の質問とかになってくると、上司の目を気にしなくてはならないので、業務ではマクロの提供ができないのです。
　そういう意味でPTAなどのボランティアは自由にマクロを組めて、さらにブログに書けるので、一石二鳥です。