【まとめメール】父母の会

「メールを一斉送信して、返事をGoogleフォームでもらいたい」

　Googleフォームはアンケートや情報入力というよりもGoogleフォーム自体にイメージを持つ人が多いようで、Googleフォーム指定の依頼が多い印象がある。今回もそうだ。「メールを一斉送信して」というのは、BCCに複数のメールアドレスを設定して、一斉送信するという方法もあるし、同じテンプレートの文面をそれぞれのメールに一斉送信するという方法もある。「返事をGoogleフォームでもらいたい」というのであるから、メールはGmailでもらうということだ。そして、送信対象は50人超だそうだ。
　つまり、BCCで送信して返信が来ても、メールがスレッド化して把握し難いということか。それなら、タイトルをそれぞれ変えればいいのか。50オーバーはそもそも一斉メールを受けるのもしんどい。頭の中で要望を整理して、依頼者に確認すると、その通りだった。一人で50人の保護者対応をするPTA役員とは驚きだ。逃げ出しても同情されそうだ。
　相談されたきっかけは、前に投降したこちらの自動メール送信の記事が遠因だろう。
【出席登録】自動通知メール｜OMATA omarnya Naoki @omarnya134_jp #note https://note.com/charm_omarnya593/n/n1a45c61140f2

どのように作り変えるか

　とりあえず、今年度はスタートしているので、今あるGoogleフォームを使うことにした。これは、QRコードやリンク、各々の履歴など考えたときにPTAであれば使いまわした方がメリットが高いと考えているからだ。これについては、今回は説明せず、話を進める。

• 個人情報登録

• 手伝いメール読了登録

• 個人情報変更

　Googleフォームはこの３つに対応するようにして、メールはトリガー起動でフォームの内容を送ることにした。下の図のハイフンで仕切られた部分がフォームの内容だが、今はサンプルで1件のみの表示であるが、これを印刷したりテキストをコピーするのも1通だけを対象にするのは非常に楽である。

報告メール

メールは2種類にそれぞれ2パターンの4通り

　メールは個人情報の登録修正と出席連絡の2種類。差分と全量の2パターンを用意した。これは、GASの中で実行日付を取得して判定するようにした。個人情報登録は年度初めに全量を確認したいだろうが、その後の修正は差分で良い。出席連絡も平日は入力状況の把握をなんとなくして、週末にリストで確認する。そんな、イメージをしながら設定した。

これを読んで、あなたは何したい？

　技術解説で始めたnoteでありますが、実は解説している時間があまりない。内部向けに手順を作る方が優先されるし、何よりイメージしたように動くシステムを作っているつもりだ。なので、相手の理解を上回るようなあまり難しい仕組みは入れられない。これも、最初はGASでメールの情報をスプレッドシートに転記しようと考えていた。
　でも、それは相手の想像の範囲を超えている。使えるのは、Gmail・スプレッドシート・Googleフォームの３つだ。もちろん、GASは使うのだが、それは手作業のサポートである。GASのメインコードはコメントも入れて162行、スプレッドシートのデータ取り込みに使っているオブジェクトのコードもわずか33行だ。代わりにスプレッドシートに関数が多く使われている。シートもGoogleフォームのデータを受けるシートと、それを整形するシートと最終的な集計シートの最低３つがある。そう、ほとんどがスプレッドシートでの作業だ。Excelの関数を仕事で使う人なら始められるレベルだと思う。
　今まで、「自動メール送信の判定部分のコードを教えてもらえますか」などというコメントを期待していたが、それは来ないだろう。ただ、「私はPTAで委員の交通費を確認していますが、Googleフォームは使えますか」というコメントが来れば、「この記事を参考にどうでしょうか。そして、私ならこう考えるというのを記事にしました」と返せる。これは、お互いにハッピーではなかろうか。ということで、この記事を読んだあなたは、ご自身の作業をどうしたいかコメントをして欲しい。