【父母の会】キー情報は何か③

以前、父母の会で「まとめメール」を自動送信する記事を投稿しましたが、今回はその「まとめメール」を作成に必要なキー情報についての後日談を記載します。タイトルは③ですが、「キー情報とは何か」がより正確だと思います。

キー情報は何か

前回の記事で、すでにキー情報は決まっていますので、ここでは「学年・クラス・生徒氏名」と簡単に紹介しますが、このキー情報があるためGoogleフォームから何度投稿しても、データが重複することなく更新されていくのです。

各クラス2名の一覧表

Googleフォームから登録したデータは自動で一覧表に記載されていきます。そのため、入力のないクラスや人数のそろっていないクラスが一目でわかるようになりました。

裏技の発見

これらのことは少数のＰＴＡ役員に説明しましたが、その場でいくつかの質問に答えました。キー情報についての質問の多くは①の記事と重複するので省略しますが、1つだけ「裏技発見」と呼べるような質問がありました。それは、「各クラス2名の枠に夫婦で参加する場合に今のキー情報では上書きされて1名になってしまうのではないか」というものでした。そんなケースはないはずなのですが、他の欠席者の穴を埋めるためにそのようなことが起こりうるそうです。すると、「生徒氏名を漢字とひらがなで分けることで、キー情報が別物で判断されるから登録できるのではないか」というアイデアが出されました。キー情報の生徒氏名をカタカナにしなくてよかったです。

キー情報の削除

ちなみに、生徒氏名を漢字とひらがなのように分けて、別のキー情報とした場合も、不要となったときに削除することができます。厳密には古いキー情報として削除することしかできないので、キー情報の統合というイメージに近いかもしれません。