#0103_ジブン株式会社_「メールを見てますか？」という無駄なメールを撲滅する
こんにちは！
こーへい127です。
皆様いかがお過ごしでしょうか。
今日は金曜日、週末ですね！
私は先ほど、出張先の東京から熊本へ帰ってきました！
ほんとーに寒いですね！
体調崩している方も多いので、皆様も是非お気を付けください。
さて本日は「メールを見てますか？」という無駄なメールを撲滅する」です。
越川慎司さんのVoicy配信で「メールみてますか？という無駄なメールをやめる2つの方法」というお話をされており、このような確認は、そもそもの依頼の仕方で回避できるものだなと学びましたので、記事にしてみます！
1. なぜ「メール見てますか？」が無駄なのか
「メール見てますか？」という確認は、一見簡潔で意味がありそうにも見えますが、次のような問題点を含んでいます：
具体性がない：相手は何の依頼かが明確ではないので、何をすればいいのか分からない。
相手の負担が大きい：目的が不明確な依頼は、その意図や本当に頼みたいことの確認に時間がかかり、めちゃめちゃ効率を下げる。
余計なやり取りが増える：結果として「何の件ですか？」とやり取りが増え、本題に入るのが遅れます。
このような曖昧なメールは、相手の時間を奪うだけでなく、自分の印象も悪くしてしまう可能性があります。
中々具体的な話をせず、抽象的な話をする人って、会話していると疲れてしまって、なかなか厳しいですよね・・・
では、どうすれば効率的に伝えられるのでしょうか？
2. 返答率を上げる技術①：P・R・D
まず取り入れたいのが、「P(Point)・R(Reason)・D(Deadline)」というフレームワーク。
これは、結論を明確に伝え、相手が動きやすくなる構成を意味します。
P: ポイント（結論）をシンプルに伝える
まずはじめに、メールの冒頭で一番伝えたいことを簡潔に書きましょう。
これができている例はそこまで多くありません。これをするとしないとでは、相手の理解度が大きく変わります。
例文：
✗：「先日お願いした件についてお伺いしたいのですが、状況はどうでしょうか？」
〇：「Aプロジェクトについて、○○さんが担当されている▲▲について、現時点の進捗状況と修正要否をご教示ください。」
具体的に、何について聞きたいか、という結論を先に書くことで、読む側の負担が減ります。
R: リーズン（目的と意義）を明示する
次に、「なぜその依頼をするのか」を説明します。依頼する意義・目的、そして相手にとってのメリットが見えると、対応の優先順位が上がります。
例文：
✗：「確認してください。」
〇：「チームの目標である〇プロジェクトを完遂するために、■■さんのタスクが重要なキーになります。お手数をおかけしますが、進捗状況をご教示いただけると助かります。」
「依頼の意義」を伝えるだけで、相手は行動しやすくなります。
D: デッドライン（期限）を設定する
最後に、いつまでに対応してほしいのか、明確なデッドラインを伝えましょう。期限があると、人は優先度を上げやすくなります。
例文：
✗：「お時間のあるときにお願いします。」
〇：「12月15日（金）までに、進捗状況についてお知らせいただけますと幸いです。」
「P・R・D」を意識したメールは、相手の負担を減らし、迅速な対応を促します。
3. 返答率を上げる技術②：プレゼンスを意識する
次に重要なのが「プレゼンス」です。これは、相手の状況や環境すなわちプレゼンスに応じた最適な手段を選ぶことを指します。
①：相手が席にいる場合
相手が席にいるというプレゼンスを把握しているのであれば、直接話しかけるのが最も効率的です。
わざわざメールを送って待つ必要はありません。
時間効率を高めるためにも、このような場合は直接サッと話してしまいましょう！
例②：夜遅い時間の場合
夜間に送る場合は、相手の負担を考え、次のような工夫をしましょう：
• 夜のうちに朝一番にメールを送る送信設定をしておく。
•メール送信時刻以降に、チャットで軽くフォローする
プレゼンスを考慮することで、相手にとってベストなタイミングでコミュニケーションが取れるようになります。
4. 解像度を上げる数字の活用法
数字を活用すると、具体性と説得力が格段に上がります。
• 「在席時にチャットを送ると、75％の人が90秒以内に返答する」
• 「期限を設定した場合、返答率が30％向上する」
こうしたデータを意識すると、より的確な判断ができ、無駄なやり取りを減らせます。
5. 実践で得られるメリット
P・R・Dやプレゼンスを意識したコミュニケーションを実践すると、以下のようなメリットが得られます：
返答率の向上：曖昧な依頼が減り、スムーズなやり取りが可能に！
時間の節約：不要な確認や追加のやり取りが減少
信頼関係の構築：的確な依頼は「この人は仕事ができる」と思わせる
私も「プレゼンス」を意識して、相手が在席中だなとステータスを確認してチャットで要件を送ったら、90秒以内に返事が来た経験があります。
そのおかげで、早めに対応を終えられ、他の業務に集中できました！
このような経験を積み重ねて、効率的なコミュニケーションを続けることができると思います！
さいごに
「メール見てますか？」を撲滅するために、以下を実践してみましょう！わたしもぜひやってみます！
P・R・Dで明確な依頼をする！
プレゼンスを活用し、相手の状況に合った手段を選ぶ
数字を活用して具体性を高める
これらを習慣化すれば、コミュニケーションの効率が劇的に改善されます。
私も今日からやってみますので、皆様もぜひ試してみてください！