Excelで帳票にピッタリの作り方
これにピッタリのExcelを作ってと持ってくる人多いよネ。
要望は多いのに作り方はむつくない？ こんがらがって、混乱して、
しかたないので考えてみたったヨ。
行でも列でもどちらからでもいいけど今回は簡単な方から説明するネ。
定規は用意してネ。
行の高さから説明
まず上から順番に寸法を測ってネ。
AA10から順番にきっちり書いてね。あとで混乱するから名前も書いて分類すると楽だよ。AAは品名、ABは上からのmmの寸法、ACは各行の高さのmmの寸法。宛先の社名は５行にして郵便番号-８ 住所１-１０ 住所２-９ 社名御中-１２ 社名予備－９とかってに５行に決めたヨ。
AA25からの４４行では１６７mm高で窮屈なので２行で１にして、22行で割ったら７.５９mmだから２２行に７.５９をコピーしてネ。４４行作って後で結合してもいいけど数が多いので今回は手抜きで、、、
全部で４８行になったヨ。A４の用紙だから２１０mm×２９６mm、上から何mmと測っていってネ、直すときにそこだけですむヨ。
全部測ったら横の列に行の高さをmmで計算式で入れてネ。
=AB11-AB10 と記入したらコピーして下まで張付けてmmの行の高さが出来る。
行の高さ・列の幅
次に行の高さはポイント？、定規のmmに合わすのが問題だ。
フォントの初期設定でポイントが変わるの？らしいです。
一度調べてみましょう。mmで行の高さを設定する方法が【表示】>【ページレイアウト】>行の数字を右クリック>行の高さ>10 を記入して【OK】。これでmmの高さになります。でも１０mmになっていません。
つぎにもう一度行の数字を右クリックすると、９.９５mmになっていました。近くに丸められています。ページレイアウトの横の横【標準】のレイアウトにしてから同じ行の数字を右クリックすると２８.２とポイントの値が出ています。
Excelの右下に【標準】【ページレイアウト】【改ページ】の切替で
【標準】でポイント【ページレイアウト】でmmに変えれるのでこっちのほうが簡単に調べられるヨ。
２８.2÷９.９５= ２.８３９倍にするとポイントになることが分かります。
AD11に=AB11*2.839 と記入したらコピーして下まで張付けたらポイントの行の高さが出来た。
これで行の高さが完成した。
列の幅を調べる
やり方は行と同じなんだけど、セルの結合がややこしくなるのだ。行のとき簡単だと言ったのはセルの結合が無かったからであったら列と同じようにすれば出来るので落ち着いてやってネ。
手間でもコツコツが一番早いと思います。下の図を見て
各行ずつ計測すること、同じく左端から何mmと書いてネ。項目名も書いて下に数字を書くのがいいヨ。今回は４種類あったので４種類別々に作るんだ。数字は左寄せにしておくと間違えない。
ここからが一番の醍醐味だ。
実はマクロを作ってもいいけど、理解しやすくアナログで行こう。
下の行にA２３に０、B２３に１７、C２３に２６と小さい数字順に記入していくのだ。
チェックした数字は黄色でマークしておけば忘れることはない。もし後から出てきてもCtrl+Xで切り取ってずらせてCtrl+Vで張付ければ簡単に直せる。
これが完成図だ。この数字は後で変更の時必要なので、コピーして下の方に６０行あたりに貼付けて保存して置く。
２５と２６似た数字なので２６に手抜きしました。
次に、この数字と項目をを横と合わせる。
次に、この数字を縦に合わせる。
これを見れば一目瞭然だ。Ctrl+Xで切り取ってCtrl+Vで張付けのテクで簡単に出来る。
これでセルの結合箇所が分かる。
列の幅をポイント・Pxに直す
行の時と同じように【表示】>【ページレイアウト】>列のABCを右クリック>列の幅>10 を記入して【OK】、もう一度右クリックすると９.９５mmになっている。【標準】に戻して測ると３.45となっている。
９．９５×X=３.４５、X=３.４５/９.９５で０.３４６７を掛ければいいことがわかる。A２９に=A２８*0.3467を記入してコピーしてT列まで張付ければ列幅が完成する。
一列づつ一行づつ手動で列幅を打ち込んでもいいがここで役立つ便利マクロがある。
このマクロを先に実行すると幅の狭い列が見にくくなるので、セルの結合や右寄せ左寄せなど調整してから最後でもいいかも。
問題点
以上で大きな枠組みは出来るが、項目を書き込めば印刷の時に邪魔になる。
無ければどこか分かりにくい。
A４で作成しているのに改ページになったりしたらどこかで数字が間違っているので確認修正してネ。
自社名はテキストボックスにすればハンコの様に出来るのでここにはいれなかった。
インデントを入れたりフォントの大きさを変えたりすることがたくさんある。
図形のテキストにすれば、印刷しないが設定できる。
あるいは印刷時に表示しないのマクロを作る。
別のシートにデータ書き込みのシートを作って印刷時の書式にする。
VBAはここから始まる。
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