#3 リモートワークの会議について考える

はじめに

こんにちは、Youkeyです。本記事はタイトル通りですが、ほぼリモートワークが主体になった筆者がリモートワークにおける「会議」というものを改めて意識したという記事になります。

テレビ会議システムの恩恵

2020年頃よりCOVID-19感染拡大の影響を受けて、リモートワークや会議のテレビ会議化が多いに進んだように感じました。筆者も完全リモートワークで会議も殆どがリモートでの実施となり、気がつけば完全に慣れてしまっています。顧客先へ物理的に訪問する機会は激減したものの、業務としては殆ど影響を受けないという幸運に恵まれました。

「会議」 とは...?

手元にある電子辞書で「会議」とは『集まって相談・検討すること。(名)』とありました。なるほど「会って議論する」と言えて、集まり相談・検討を目的としており、辞書によっては結論を出すところまで期待してますね。

「会議」 と 「テレビ会議」

では、テレビ会議はなんでしょう。ビデオ会議(Video Conference)とも表現でき、「映像音声を使って会議の場を作る手段」と言えそう。会議の一種でしょうか。

そして２年程リモートワーク中心で暮らし、「会議」と「テレビ（ビデオ）会議」は目的は同じでも、目的に達するためには全く異なるスキルが必要であると気付きました。（ファシリテーターの腕は誤差としてください）

流れ

[物理会議] 人集まる - 議事 - わちゃわちゃ - 脱線 - わちゃわちゃ - まとめる - 終わる
わちゃわちゃ = 議論もあったり、隣の人とこそこそ話したり

[テレビ会議] アプリの会議に集合 - 議事 - ( 誰か話す/聞く )繰り返す - まとめる - 終わる

ちょっとわかりにくいですが、テレビ会議だと議論/ディスカッションは、音が被らないように、聞こえるようにする必要があり、みんなが話せません。

故に「一人が話す」＋「残りが聞く」が強制されてしまいます。
これが一番難しい。本当に難しい。
やっぱり耳に入ってくる情報と聞かされている情報は似ているが、異なる気がしました。外を歩くときの雑踏や、カフェでの他人の話し声は気になりませんが、イヤホンでその音を聞くと集中して聴かないとダメな意識があるのか、聞き疲れ（？）を起こしてます。
（筆者はイヤホンはほぼ使わず、テレビ会議用のスピーカーマイク愛用）

どうやら、物理的に集合した会合でも似た構図ですが、うまく会議ができているように感じます。何故か、情報が多いと感じたりしませんか？

たくさんの情報を流すためには「音声」を複数重ねる以外の方法が求められます。例えば、画面に表示する資料でしょうか。決めた内容の資料を映すだけなら事前に準備できます。しかし、ディスカッションになると皆様いかがでしょうか。

「会議」ならホワイトボードや黒板を使って、ディスカッションペーパーを作りながら会議を進めるでしょう。それ以外にオフラインのディスカッションのようにできる、何か良い技はあるでしょうか？

情報の伝え方

筆者はテレビ会議の際、カメラのこっち側で手を動かして" 時間軸 "や" 大きさの比較 "、" 首が折れんばかりに勢いで上下に相槌を打つ "など言葉では伝えられない付加情報をオーバー表現をするようになりました。
（多分、自分が思ってるより大したことが無いのは黙っておきます）
まだまだオンラインでは、あの会議室に集まったディスカッションのような熱の籠った（楽しい）空間にはならず、まだまだアップデートの余地はありそうです。
音声以外の情報が何かプラスになるとしたら、よりたくさんの資料や当日の仮想ホワイトボードなど、いろんなものが欲しくなる。

コミュニケーションは蓄積する資産

コロナ禍が酷い時にはオンラインミーティングの文化が半ば強制的に浸透が進み、アフターコロナと言われる世界ではその地位を高めました。
その時に言われてた気がしますが、オフライン時のコミュニケーションや人間関係の貯蓄を消費していたと思います。
オフラインで知っている人には、オンラインでも比較的簡単に信頼をおき、オフィスに集まれなくても皆が同じ方向性の元で業務をしていると。
皆様は、ずっと直接オフラインで会わずに業務をすると、最初から最後まで遠距離恋愛になっているかの如く、相互信頼関係の揺らぎを感じたりはしませんか？筆者は焦りを感じるぐらいに、揺らぎを感じます。
また、久しぶりに対面で会えた時のなんともいえない、安心感や充足感といった満たされる感じになった方もいらっしゃるのでは無いでしょうか。
コミュニケーションをとり、同じ空間で同じ空気を吸い、時間を共有するのが非常に価値があり軽視できない存在だと、私は考えるようになりました。

"リモートワーク"の技術

さて、どんなに画面の向こうで筆者がディスカッションのため手を動かしたり画面を使ったりしても、なかなか対面会議うまくはいっておりません。
（筆者の対面会議は過去良い会議だったと無理矢理に仮定）

テレビ会議・リモートワークとは言葉の定義はあっても、個々人が認識している定義、またその実施には差がありそうだと気付かされました。

まとめとして、筆者が心に留め置いている、テレビ会議・リモートワークの５大ポイントを出してみました。

ポイント

1. テレビ会議は対面会議と同じく、あくまでツールと認識している

2. 自分の業務において、リモートワークと相性の良し悪しが言える

3. 意思疎通による信頼関係には残量がある事を知っている

4. 意思疎通はオフライン対面の時に、その上限量が増える

5. 事前準備は対面会議の２倍の時間を掛ける（当社比）

おわりに

昨今のビジネスマン人生において、このテレビ会議は群を抜いて新しく、便利だが、難しいツールだと再認識させられてます。
もっと体型立てた、オンラインディスカッションの手法がまとまれば記事にしたいと思います。難しいけど、リモートディスカッションでも少しは満足度が出せるようになった（つもり）。

本記事が、皆様のITエンジニア人生の一助になれば幸いです。
最後まで読んで頂き、誠にありがとうございました。