電帳法改正、検討するのに必要なことは？-前編-改正のポイントと対象文書洗い出し
キヤノンマーケティングジャパングループでは電帳法（電子取引要件）に対応した、伝票や証憑類、契約書等の紙文書を効率的に電子化できることに加え、電子取引で発生した文書の管理ができる「業務特化型ドキュメントファイリングシステム」Report Shelterを取り扱っています。
今回はReport Shelterの製品担当より、電帳法の改正の基本的なポイントから、課題から管理のルール決めまで前編・後編２回にわたってお送りします！
電子帳簿保存法の検討状況
本来は今年1月に電帳法の改正が施行されるはずでしたが、準備ができている企業が少なく、2年間の猶予ができました。
企業担当者のみなさま、進捗状況はいかがでしょうか…？
色々なお客様にお聞きすると、これから本腰を入れて検討を始める…といった企業がほとんどのようです。
しかしながら、あと、たった一年半しかありません！！
電帳法改正のポイント
電帳法改正のポイントは以下の３つです。
スキャナ保存の要件緩和（税務署への事前届け不要、タイムスタンプ付与要件緩和）
電子取引の電子データ保存義務化
検索機能の確保（記録項目として日付・金額・取引先の2項目以上、範囲指定検索が可能）
検討を進める上で
「法律的な要件は理解しているけれど、実際にどこから手をつけていいかわからない」
というご相談を頂くお客様がとても多くおります。
特に、国税庁の一問一答にも業務に沿った、具体的な文書名までの記載はないため、国税庁が何をもって対象文書としているかがわからないという声を耳にします。
課題の特定
まずは対象書類の特定が課題のようです。
いざ、会社で管理している対象書類をリスト化しようとしても、
経理、調達、営業、業務…
このように、各部門で管理している書類の情報を集めるには至難の業。
また、お客様の取引形態は多岐にわたるため、取引文書はEDI経由での発注処理や営業部門を通してのお客様からの注文処理、調達部門からの購入など特定の部門が会社の書類の全てを把握しているケースは稀ですから当然です。
いろいろな部門が保有している国税関係書類を取りまとめて電帳法改正の要件に対応するにはどのように進めればいいのでしょう・・・
まずは窓口となる部門がどこになるか、社内で認識を合わせる事が必要そうです。
どの部署で取りまとめるのが効果的？
では「電子取引文書の電子保存」の対応では一体どの部門が取りまとめを行うのが効果的なのでしょうか。
会計書類とのことで経理部門だけですすめるのではなく、全社の文書規定を所管している総務部門、社内の文書共有システムを決めている情報システム部門が協力して推進することが良さそうです。
経理部門が旗振り役になって、総務部門で持っている文書管理基準表をベースに各部署で持っている電子取引文書を洗い出してもらい、書類を特定する作業から始めてみてはいかがでしょうか。
こういった文書の洗出し作業はキヤノンITソリューションズもお手伝いが可能です。
これまで、文書管理コンサルテーションで培ってきたノウハウを生かし、効率的に電子取引文書の洗い出しおよび管理の可視化のご提案をさせていただきます！
問い合わせはこちら↓
今回はここまでとなります！
次回は後編として、システム組み込みのルール決めやシステムの検討についてお送りします！
よければフォローして頂き、お待ちいただけると幸いです！
ー追記ー
キヤノンマーケティングジャパングループでは2022年7月1日をもちましてドキュメントソリューションに関する商品事業の一部をキヤノンITソリューションズよりキヤノンマーケティングジャパンへ移管しております。
移管対象製品および使用許諾の変更についての詳細はこちらよりご確認ください。
■移管対象製品および使用許諾の変更について （0.58MB）
―――――――――――――――――――――――――★―☆。.:*:・゜―
Report Shelter