電帳法改正、検討するのに必要なことは？-後編-システム検討や組み込むためのルール決め
キヤノンマーケティングジャパングループでは電帳法に対応した、伝票や証憑類、契約書等のさまざまな紙文書を効率的に電子化利用できる「業務特化型ドキュメントファイリングシステム」Report Shelterを取り扱っています。
今回は電帳法改正、検討するのに必要なことは？の後編となります。
前編をまだ読んでいない方はぜひチェックしてくださいね！
システム組み込みのルール決め
前編では対象文書の洗い出しについてご紹介いたしました。文書の洗出しを行ったら次はシステムへの組み込みを検討する事になりますが、登録するためのルール決めをすることが必要です。
今まで取引先から紙で入手していた電子取引文書を電子文書に変更してもらい、紙でしか入手できない取引先や対象の文書を明確にする。
管理すべき文書を元に新しく電子取引文書を登録するルールを策定する。
電子取引文書の要件に「検索性の確保」「訂正・削除履歴の確保」があり、この部分の管理にはシステムで対応することをおすすめします。
以下のように、今ある業務にどのようにして組み込めばいいかを検討出来るといいですね。
既存の会計システムにどう紐づけて管理するかの運用を決める
紙で入手した文書をどうやって電子化して管理するかの検討（タイムスタンプの付与の検討）
システム検討ー推奨システムー
システムの検討において国税庁の推奨システムがあります。
国税庁のホームページ上に公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）による要件適合性の確認した製品をJIIMA認証情報リストとしてシステムが掲載されております。
JIIMAとは文書情報マネジメントに関する公益社団法人で、市販されているソフトウェアが電子帳簿保存法の要件を満たしているかを確認し、法的要件を満たしていると判断したものを認証している組織です。
電子取引ソフト法的要件認証製品
＜https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/list/＞
電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証製品
＜https://www.jiima.or.jp/certification/denchouhou/software_list/＞
電帳法の電子取引文書の法的要件とスキャナ保存の法的要件に対応している製品を選ぶと安心です。
おわりに
２回にわたってお送りした電帳法改正についての記事はいかがでしたでしょうか？少しでも読んだ方のお役に立つことができればうれしいです！
さて、キヤノンITソリューションズのReportShelterはJIIMA認証を取得製品で電子取引法的要件、スキャナ保存の法的要件に対応しております。
また、WebService連携機能もあるため既存システムとの連携提案も可能です。ツールのご提供だけではなく、コンサルテーションを含めてのご提案が可能です！お気軽にお問い合わせください。
ReportShelterの詳しい紹介はこちらからご覧ください。
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ー追記ー
キヤノンマーケティングジャパングループでは2022年7月1日をもちましてドキュメントソリューションに関する商品事業の一部をキヤノンITソリューションズよりキヤノンマーケティングジャパンへ移管しております。
移管対象製品および使用許諾の変更についての詳細はこちらよりご確認ください。
■移管対象製品および使用許諾の変更について （0.58MB）
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