台帳管理をクラウド化して業務を効率化させませんか？～課題～

どの業種でも存在している台帳。
昨今の働き方改革やデジタル化の影響で『台帳』をデジタル化しようという企業が増えています。
その中で、デジタル化を普段から慣れ親しんでいるExcelで行う企業様も多いのではないでしょうか。
もちろん、Excelでも台帳として管理することは出来ますが、本来の使い方ではないので、業務効率が落ちてしまっていたり課題があったりします。
そこで、今回からはExcelではなくWebデータベースでの管理をご紹介いたします。
まずはExcel運用での課題について深堀していきましょう！

そもそも台帳とは

台帳はどの業種でも存在していると前述しているように、企業の売買の記録を集計した帳簿のことを指します。
どの業種に属していても売買は行われているので、台帳は必須なのです。
それをITを駆使して支援しているのが台帳管理システムです。

Excelによる台帳管理の課題

台帳というのは売買の記録を集計しているものです。
そのため、台帳の数が増え、かかわる人員も増えていきます。
そうすると、Excel運用では下記のような問題が発生します。

・台帳の管理に時間がかかる
・作業が同時にできず、無駄な時間が発生する
・データを参照するのに時間がかかる

一つ一つ見ていきましょう！

台帳の管理に時間がかかる

Excelはファイルをまたいだ情報の同期が難しいので、同じ情報が違うファイルにも存在しているケースが多いです。
例えば、同じ顧客の情報がそれぞれの台帳に存在していたりします。
これらの情報を突き合せてチェックを行う時間がかかってしまったり、最新の情報を探すの時間がかかったりと、台帳を管理することに時間がかかってしまうことがあります。

作業が同時にできず、無駄な時間が発生する

Excelでは作業を同時に行うことができないため、忙しいような状況でも他の社員が編集している間は業務を停止させる必要があり、待ち時間が発生してしまいます。

欲しい情報を見つけるのに時間がかかる

台帳の過去にさかのぼって情報を確認したいこともよくあります。
しかし、Excelではファイルをまたいでの検索ができません。
そのため、見たい情報を探すのに一つ一つファイルを開いて確認しなくてはいけなくなります。
これでは長い期間使うシステムとしては不安です。

最後に

いかがでしたでしょうか。
今回はExcelでの台帳管理の課題についてご紹介いたしました。
次回はデータベースで行うメリットについてご紹介いたします。