出張申請を効率化しましょう！～課題編～

昨今はコロナ禍の影響でテレワークを導入する企業が一気に増えました。
しかし、それ以前は出張で日本全国を飛び回る方も少なくありませんでした。また、新型コロナウイルスの猛威が落ち着きを見せ始めてきた最近では以前のように出張が戻ってきた企業も増えてきています。
そんな出張の際に必要なのが出張申請です。
そこで、出張申請の効率化について2回にわたってご紹介いたします。
前編として今回は出張申請とその課題についてご紹介いたします。
それでは最後までご覧ください！

出張申請とは

まず、出張申請とは出張する際に、その出張は必要なのかどうか上司に承認を得ることを指します。
これらを行う目的は主に以下の二点です。

・費用が必要以上でないか判断することでコストの削減
・架空の請求や水増しがないようにする

出張申請の課題

出張申請は地味に手間がかかります。
そのため、急な出張が入った際にすぐに申請ができずに焦って行うことでミスが増えてしまったり、出張申請に時間がかかったことで本来の目的に時間を使えないといった本末転倒な結果になってしまうこともあります。
では、どこに課題があるのでしょうか。それは以下の三点です。

・承認プロセスに時間がかかるので、申請を通すための連絡が必要となる
・経費を建て替えた際に手続きの漏れが発生する
・出張の情報がまとまっておらず、メールや紙をそれぞれ確認する必要がある

これらを解決するためにはワークフローシステムの導入をおすすめします。
では、なぜおすすめなのか見ていきましょう。

ワークフローシステムがおすすめな理由

ワークフローシステム導入のメリットはとても大きいです。
ワークフローシステムで適切なフローを設定しておけば、出張申請に必要な手続きが一連のフローで確認できるので、作業の抜け漏れがなくなります。
また、ワークフロー上で申請を行うことで、スムーズな承認が可能となります。

最後に

いかがでしたでしょうか。
今回は出張申請の課題についてご紹介いたしました。
次回はCanbus.で行うメリットについてご紹介いたします。