ペーパレス化がなかなか進まない理由と解決策
ペーパレス化という言葉がはびこる中、「電子帳簿保存法」により、よりペーパーレス化を実現する企業も増えていますよね。
ですが、ペーパーレス化が進んでいないと悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。
今回はペーパーレス化が進まない原因と解決方法についてご紹介いたいします。
ペーパーレス化が進まない理由
近年では国をあげて電子データの活用によるペーパーレス化や業務効率化を推進しています。そのため社会全体でペーパーレス化が取り組まれるようになっています。
ですが、ペーパーレス化が実現しやすい部署、はたまた難しいと悩まれている部署もあるのではないでしょうか。
ペーパーレス化を進めるにあたって、以下のような悩みを抱えているからではないでしょうか。
・請求書や領収書、伝票を電子化する際に自社独自の処理に対応できない
・セキュリティに不安を感じている
・紙文化が定着している
上記の各ポイントを詳しく説明していきます。
(1)請求書や領収書、伝票を電子化する際に自社独自の処理に対応できない
請求書や領収書、伝票等を電子化する際に、紙と電子化された帳票を同じような見た目に出来ないためペーパーレス化をあきらめてしまう企業もいらっしゃるのではないでしょうか。
紙で運用していた際は条件や会社に合わせたフォーマットで作成できましたが、電子化すると全く同じフォーマットでの再現が難しいケースも出てきます。実際に柔軟さが求められる書類もあり、フォーマットを統一するとすれば大変な手間がかかるというケースも考えられます。
(２)システムのセキュリティに不安がある
データベースツールやクラウドサービスを検討する際に、セキュリティに不安を感じてペーパーレス化がなかなかできない企業もいらっしゃるのではないでしょうか。
また、紙であれば安全であるという思い込みがある場合もあります。
ですが、近年電子データでの保管の方が、安全かつメリットが多くあります！
(３)書面で確認するのに慣れており、なかなか業務オペレーションを変えられない
日本人は紙媒体の資料に親しみをもっている従業員が多いため紙文化からなかなか抜け出せない企業も多いのではないでしょうか。
またハンコ文化が根強い日本では、紙に署名・押印するというスタイルが主流ですよね。
そのため、ペーパーレス化をしようとしても「契約書類には署名と押印が必要」「データの内容を確認するために印刷してチェック」など紙文化に基づいたルールが邪魔となります。
紙文化から脱却するには、コストや業務効率化の観点から電子化のメリットを従業員に伝える必要があります。
ペーパーレス化によるメリット
ペーパーレス化が進まない原因をご説明いたしましたが、ペーパーレス化を定着することができれば以下のようなメリットが期待できます。
・紙代、印刷代、保管場所等のコスト削減
・検索機能でみたい情報を素早くキャッチ
・セキュリティの担保
・情報伝達の円滑化
自社に合ったツール選択を
世の中にはペーパーレス化に役立つ便利なシステムやツールがあふれています。
そこで重要になるのが、自社でどんな書類があって、
どんな機能を持ったシステムならマッチしているかを見極めることです。
『Canbus.』では、手厚いサポートに加え、貴社の業務に合うようなアプリを作成したりカスタマイズすることもできます。
弊社サービスの「Canbus.」を活用し 、ペーパーレス化に一歩踏み出してみてはいかがでしょうか。
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