入力規則を徹底し、ダブルチェックをもっと楽に!!
今回はデータの入力規則について。
入力規則を作成して、入力ミスの指摘を減らしましょう。
これからの一人一人の入力ミスは Canbus. にお任せ!
入力しながらその人のミスを指摘!
確認をより、簡単に。業務効率化、はじめませんか?
データ入力規則について詳しくご紹介します。
入力内容に纏わるこんな不手際、経験したことありませんか?
申請や届出書類のダブルチェックをする際、内容以前に「確認不足」による不手際を目の当たりにしたことはありませんか?
例として挙げるのであれば・・・
この他にも注意書きをしているにも関わらず、「読んでいなかった」などの理由から守られていないことが多々あるかと思います。
その都度ダブルチェックを担当する人からすれば「また同じミス」や、「なぜ記載があるにも関わらず間違えるのか」と頭を悩ませます。
この状況をどのように回避していくべきか・・・
解決方法を探している企業様もいらっしゃるのではないでしょうか。
データのチェックを規則化することができる!?
前述でも記載をしたように「注意事項を読んでいないからミスをしてしまった」や、「確認不足」から発生するミスを事前に防ぐためにはどうするべきでしょうか。
意外と様々な機能にもついている設定で解決することができるんです。
その設定が「データの入力規則」です!
現状にひと手間加えるだけで格段にミスの減少が見込めます。
具体的には入力規則を設定することで「人為的なミス」を防げます。
今まで文中に記載していた注意事項を、予め設定をしていた条件に当てはまった場合にエラーを出すことができれば、「確認不足」によるミスの防止、またダブルチェックをする方の生産性向上を目指せるのではないでしょうか。
次に「データの入力規則」を使うことでのメリットとデメリットをご紹介いたします。
メリットデメリットとは?
どんな機能でもメリットだけでなく、デメリットはつきものとなります。
下記に挙げさせていただきます。
メリットとデメリットを挙げさせていただきましたが、自社に合ったサービスを選択することは容易なことではないですよね。
では、 Canbus. の「データの入力規則」ではどんな条件設定ができるのか。
またデータの入力規則の運用例はどのようなものがあるのかをみていきましょう。
Canbus. の入力規則、設定してみましょう!!
Canbus. の「データの入力規則」では、 2 パターンの設定を行うことが可能です。
ベースの設定は上記の 2 種類となりますが、計算式項目などと組み合わせることで実現できる幅を広げることができます。
下記【運用例】にてご紹介させていただきます。
項目の「入力必須」設定では、本来入力が必要無い部署でも、何も入力をせずに保存を行うとエラーメッセージが返ってきてしまい、保存をすることができかねます。
この場合は、計算式で IF 関数と ISBLANK を使用することで実現することができます。
上記を活用することで部署ごとに入力必須設定の緩急をつけることが可能となります。
比較対象や比較条件を選択できることから、計算式項目で返ってきた値によって入力規則を設定することが可能です。
最後に
今回は「データの入力規則」設定についてご紹介いたしましたが、いかがでしたでしょうか。
入力規則の設定を行うだけで今までの不手際が改善され、ダブルチェックが各段と楽になるのではないでしょうか。
ご紹介させていただいている機能以外にも、Canbus.は色々な使い方があります!
機能のご紹介や活用方法については、他の記事やCanbus.のホームページに沢山記載しているので、今後のCanbus.ライフの参考にしたいただければ幸いです!
【Canbus. ホームページ】
https://canbus.com/about/
最後までご覧いただきありがとうございました!!
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