大事だと分かりつつ残すのが面倒な変更履歴…自動で残したい！

さて、今回は “あれ？ここ編集したの誰？”と確認ができる機能について紹介します。
どんな意図があってここを入力したんだろう…と誰だかわからず、指示にも至れずと悩んだ経験のある方、いらっしゃいませんか？
Canbus.の変更履歴機能を使えば、安心！
誰が手を加えたか確認ができるお陰で、業務も円滑になるはずです。
そんな変更履歴機能のメリットをご紹介いたします。

億劫な作業…でも大事です！変更履歴！

仕事でドキュメント類を扱う際、大事だと分かりつつも、
ついつい手間に思えてしまう変更履歴。

そもそもなぜ変更履歴を書く必要があるのか。
これは誰もがお分かりかと思いますが、
「いつ」「誰が」「どこ」を変更したのか。
これを履歴に残すことで、
「変更後に問題が起きた際、原因の特定を早めることが出来る。」
一番大事なのはこの部分ではないでしょうか。

そんなに大事なのになぜ手間に思えてしまうのか…。
それは、「いつ」「誰が」「どこ」を変更したというのを、
いちいち手で纏めないといけないことにあると思います。

そんな煩わしさから解放されるには…？
以降の章でご紹介していきます。

自動で残すことのメリット

1章で変更履歴を残すことの大事さと、そこにひそむ手間という大きな問題…というのをお伝えしました。
また、手作業で履歴を残す場合は変更者の主観による漏れが起きる場合があります。
かと言って、一言一句変更箇所を残すのはかなり大変ですよね…

ならシステム化して変更履歴を自動で残しましょう！
システム的に自動で残せれば、ユーザーの入力ミスも防げて、
手間も無くなるので、より確実に履歴を残すことが出来ます！

実際に製品の中に機能として変更履歴が自動で付く製品も多くあり、
ユーザーが変更履歴を意識せずにドキュメントを編集した場合でも、
「いつ」「誰が」「どこ」を変えたのか。というのが分かるようになっています。

例として、Google のスプレッドシート、ドキュメント、スライドサービスなどは、ユーザーが同時に変更することもできる機能となるため、変更履歴を見てみると、上述したいつ誰がどこを変えた。というのが分かるようになっています。
よく利用される Office 365 のExcelやWord、PowerPointについては、
共有機能を使うことで履歴を残せますが、それ以外ですと残すことは出来ません。
ローカルとクラウドという意味で、使い方は変わってくるかと思いますが、
作ったものを他者と共有することを考えると、履歴を残す必要があり、
それを自動で残せるのは大きなメリットになります。

そしてその機能は Canbus. にも勿論搭載されています！
Canbus. ならではのおすすめポイントなども併せて次の章で紹介します！

Canbus. の変更履歴

Canbus. の変更履歴は1レコードごとに対して履歴を保持しますので、
履歴を確認する場合は、レコードの詳細画面から確認します。
まずはCanbus.での変更履歴の見え方を画像で紹介します。

このように、変更した項目の変更前と変更後が表示され、
文字の背景色も付くため、一目でどこが変わったかが分かります。
他のサービスでは「ここが変わったよ」というのは分かっても、
「ここがこのように変わったよ」という所までは中々ないのではないでしょうか？
そして変更前のバージョンに戻すことも容易に可能です。

また、もう一つ大きな特徴として、テーブル単位での履歴の確認も可能です。
下記画像のように、確認期間を記載することで、その間に変更された履歴を、一覧で表示することができます。

業務のひと手間を楽にしてくれる [変更履歴] 機能！
業務管理ツールを選ぶ際の一つの基準にしてみてはいかがでしょうか。

最後に

まだ手動で変更履歴を付けていて、自動で履歴を残せてドキュメント管理を始め、ワークフロー等々すべてに変更履歴を付けたいという企業様にはとてもおススメです！
また、お客様の中にはライセンスの都合上、社員全員にアカウントを発行していないから、自動で履歴が付いたとしても、共有アカウントだから結局分からない…という方もいらっしゃるのではないでしょうか？
その点Canbus.はライセンス数が無制限なので、
そういったお悩みを持つ企業様でも導入いただけます！

面倒な作業をできるだけ自動化などで軽減し、生産性の向上にお役立てください！

ご紹介させていただいている機能以外にも、Canbus.は色々な使い方があります！
機能のご紹介や活用方法については、他の記事やCanbus.のホームページに沢山記載しているので、今後のCanbus.ライフの参考にしたいただければ幸いです！

【Canbus. ホームページ】
https://canbus.com/about/

最後までご覧いただきありがとうございました！！