急拡大期を支えるバックオフィスに大事なこと
こんにちは。
amptalkというセールスイネーブルメントの会社でバックオフィスをしています、岩切（@cakiwkr）と申します。
最近、Xも始めましたので、フォローしていただけると嬉しいです！
2024年1月に入社し、業界未経験、ひとりバックオフィスもほぼ未経験で手探りで駆け抜けてきた1年の中で、私が過去の教訓を糧に実践している心がけを3つ共有したいと思います。
基本的なことばかりかと思いますが、誰かのお役に立てれば嬉しいです。
自己紹介
本題に入る前に少しだけ、これまでのキャリアをメインにお伝えしたいと思います。
営業からキャリアをスタートしますが、2社目でバックオフィスにジョブチェンジをしてからは、職域を限定することなく色々と挑戦させてもらいました。
きついと同時に基礎ができた 証券
2007年新卒で銀行系証券会社に入社しました。
市況のせいにはしませんが、一言しんどかった、です。
社会人の基本を叩き込んでいただいた新人時代に今はとても感謝していますが、戻りたくはないです。
ただ、個人のお客様の今後の資産運用を懸命に考えることや、それを提案し、感謝されることに喜びを感じてたので、嫌いな仕事ではなかったです。むしろ、その時のために頑張っていたように思います。
挑戦と悔しさがあった メガベンチャー
2012年3月、当時150名に満たない人材系ベンチャーに転職しました。
ライフステージが変化していく漠然とした不安はありつつも、20代のうちに、同世代と思いきり働いてみたかった、と思って転職しましたが、気付けば30代はすべてメガベンチャーで過ごすことになりました。
居心地が良い、働きやすい、というわけではなく、ずっといい意味でベンチャーのまま規模が大きくなった会社で、「自由と責任」のもと、本当にいろんなことに挑戦させてもらい、その分いっぱい悔し涙を流しました。
今でもこの会社が、出会った友人が大好きですが、ライフステージと折り合いがつかず、あきらめることが増えてきた2023年に転職を決意します。
新たな挑戦へ amptalk
とある転職エージェントから紹介されました。
SaaS？セールスイネーブルメント？
さっぱり分かりませんでしたが、HPや紹介された資料を拝見して、自分でも役に立つことがあるなら、なんでもやりたい！！と意気込みだけは誰にも負けないくらい、前のめりだった気がします。
WST（ワークサンプルテスト）で週末頭を抱え込みましたが、直近と使っている脳の場所が違う感じが楽しかったのを覚えています。
内定～入社、入社後の話は、また別の機会に書けたらいいなと思います。
amptalkの今
バックオフィスは1名ですが、正社員数が1年間で約2倍になりました。
2024年12月 シリーズA 約10億円の資金調達を行いました。
資金調達に際し、代表の猪瀬が熱い想いを綴ったnoteはこちらです。
今後も組織の急拡大が続くamptalkにおいて、定例業務は勿論ですが、会社全体のコミュニケーションコストの最適化や業務改善も私に任せられた仕事だと思っています。
とは言え、一人なのでリソースには限りがあります。
限られたリソースの中で、適切なコミュニケーションを図りながら、常に業務効率化の糸口を探す作業は、ちょっとした宝探しや謎解きのようです。
ほぼ未経験で飛び込みましたが、正解だったなと思っています。
心がけていること
組織が大きくなってくると、業務量が増えたり、煩雑な依頼や相談が増えたり、一筋縄ではいかないことも次第に増えてきます。
こちらも業務に慣れてくるタイミングと重なったり、採用計画通りに増員が出来たり等、延長線上で業務を続けていくことも可能だと思います。
ただ、そのような環境の時ばかりではないと思いますし、少なくとも私は上手くいったことの方が少ないです。
これまでの失敗から学んだ3つのことをお伝えします。
機能を意識したコミュニケーション
コミュニケーション方法ではなく、
自身がどの機能（職域）としてコミュニケーションをとるか、を常に意識しています。
おおよそ複数領域の業務を兼任しているバックオフィスの場合、「自分」ではなく、「経理」、「法務」、「労務」など機能としてのコミュニケーションをとります。
例えば、
「Aというご相談についてですが、法務としては〇〇ですが、労務の観点からすると△△の可能性もありますので、✕✕の部分について再考いただけますか？」
といった具合です。
バックオフィスは、YESを言えないときやブレーキを掛けなければならないときがあります。
そういったときに、自分個人ではなく、特定の機能においての懸念事項を適切に伝達し、一緒に解決し、事業を進めていくためのサポートをすることが大切になります。
ですが、機能別に話していないと、最悪の場合、サポートをするどころか、立ちはだかる「敵」のように捉えられてしまうこともあります。
シンプルなルールの徹底
バックオフィスが社内の業務効率化やシステムのリプレイス等を検討する際、頭を抱えるのが、これまで蓄積されたデータの取り扱いを含めたルール設計だと思っています。
前職でシステムのリプレイスに何度か携わりましたが、あれほど過去に自分を恨んだことはありません。。。
それ以来、後工程や未来のために、入力方法や管理シートの命名規則もそうですが、シンプルなルールを徹底するようにしています。ちょっとしたことでも探す等の手間が省けます。
時間的余白を恐れない
誤解を恐れずに書きますが、スタートアップやひとりバックオフィスは基本的にいつもやることで溢れかえっています。
それでも、考えるための時間を確保することは徹底して継続した方が良いと思います。自戒も含め、です。
考える時間を確保しなくなると、業務改善のスピードが落ちる、または、止まります。
業務改善が進まなくなっても、事業は日々活動をしていますし、新たな依頼・タスクは増えていきます。減ることはありません。
そうなると、負のフープしか待っていません。
タスクに追われる
→こなすことで手一杯
→業務量だけが増えていく
…
目の前の時間すら作業に費やしたい気持ちを抑えて、未来のために考える時間作ることでなにか閃いたり、考えていたツールを作ったりすることができ、未来の効率化につながるかもしれません。
そして、時間的余白は、心の余裕にも当然ながら繋がりますので、安定したパフォーマンスを発揮することが可能になります。
まとめ
基本的なことばかりでしたが、いかがでしたでしょうか？
過去の私は、真逆の行動ばかりで、失敗をたくさんしてきました。
当時、それが最善と信じて疑いませんでしたので、その時点でもう余裕がない状態になってしまっていたのかもしれません。
大変なとき、忙しいときだからこそ、基本に忠実に。と過去の失敗を経て思っています。
基本と原則に反するものは、例外なく破綻する。
最後に
終始、大変だ、忙しい、と書いてきましたが、
魅力的な仲間に囲まれ、楽しく仕事に没頭しています（旦那と子供よ、ごめん）笑。
amptalkでは、全方位で採用強化中です！！
ちょっとでもamptalkにご興味をもってくださった方、
そんなに大変なら力貸してあげてもいいよ、と思ってくださった方
是非下記よりご連絡ください。
お待ちしています！！