身の回りにある課題を、5W1Hで整理＆アイデア出し！

こんにちは！私はスーパーで物流を運営管理しているものです。
身の回りの課題について、自分が実際にデジタルを用いて改善可能と思われることに絞って、4点アイデア出しを行いました。

課題①出勤・退勤時の打刻忘れが多い

コロナで在宅勤務(テレワーク)が導入されて、私の会社ではパソコンで出退勤時に打刻するようになりましたが、日頃から出勤・退勤時の打刻忘れが多いと感じております。
打刻を忘れを放置するとどうなるか。
そのまま放置すると「欠勤」になるのですが、打刻忘れをする方は指摘されるまで気付かない事が多いです。過去に、Outlookのスケジュールで繰り返しアラームを出すことも提案したりした事もあるのですが、忘れる人は忘れます(^_^.)

では、その修正は誰がするのか。
本人は修正できないので、上司が修正します。

私も修正する上司の1人です。
時間のある時はまだ良いのですが、忙しい時とかは忘れそうになりますし、実際に修正を忘れてしまった事もありました。
発生日から1週間を過ぎると部署で修正できなくなり、人事に依頼する事となり、他の部署にご迷惑をお掛けしてしまいます(ノД`)・゜・。

諸事象があるので、忘れることをゼロにするのは難しいと思います。
でも、打刻する事を気付かせることがタイムリーに出来れば、修正に掛かる手間や時間を少なくできるのではないか。
個人または会社のスマホに、定時にアナウンスすると共に、本人が応答を返すまで繰り返し通知する仕組みをLINEBotで作ることで、改善できるのではないかと考えました。

課題②物流に関する形式知が纏まっていない

店に勤務してきた方にとって、物流という業務は特殊です。
店の場合は、働き方が細かく決まっていますが、物流にはそのようなものはありません。
もちろん、大きなルールとして業務文書などはありますが、物流の担当者としてどのような業務を実施するのか、何を優先していくのかといったことに関して、体系的に纏まったものが無い状態です。

過去からの経緯があり、結果として無いのですが、店から異動されてきた方にとっては何のこっちゃという状態です。
確かに、あらためて考えてみると、自分が働く場所のルールが分からない、というのは変です(◞‸◟)

しかし、物流に関する知識が無いわけではなく、個人やパソコンにはあります。ただ、それを纏め上げるだけの作業時間が圧倒的に無いだけです。
過去にも纏めようとしたことはありますが、何度か挫折しています。時間が掛かりすぎる・・・(;´Д｀)

人の手では時間が掛かる作業だが、デジタルの力を用いて、ある程度、自動で作業できないか。
纏まったファイルデータに関しては、自動でフォルダに整理分類する仕組みを用いて仕分けすると共に、纏まっていないものに関しては、共有のGoogleのスプレッドシートを作って、そこに貯めていくことができないかと考えました。
もちろん、その為のルールを全員で共通認識しなければなりませんが、時間を作って話し合ってみたいと考えています(^。^)y-.。O○

課題③紙の集計業務に時間が掛かる

今度は物流センターで作業会社からドライバーに台車を引き渡す際の課題です。
センターの作業者は、商品を台車に積み付けた後、配送するまで店舗毎に場所を決めて仮置きするのですが、その際、台車に店別の複写式紙を貼付して、台車数を連番管理しています。
作業者は1番上の紙を取り、ドライバーはトラックに積み込む際に2枚目の紙を取るルールとなっており、出発前に、正しくドライバーが台車を積んでいるか、作業者とドライバーがその紙で相互確認しています。

その店別の紙の照合に時間が掛かっています。
ドライバーが紙を持って来て、作業者が照合するのですが、その間、ドライバーが列を作って待っています。
現場では、その光景を「お立ち」などと呼んでいますが、全部が終わるのに感覚としてですが1時間弱掛かっています。

この時間は無駄です。
ドライバーの拘束時間の問題もありますので、改善すべき課題です。

最初からデジタル化しておけば、この時間を無くせるのではないか。
作業者が台車を仮置きする際に、スマホで店コードと台車のバーコードを紐づけて、自動でGoogleスプレッドシートに集計させておくと共に、ドライバーも同様に積み込み時に同じ事を実施する事で、従来紙で行っていた作業をデジタル化できるのではないかと考えました。
また、その照合もGoogleスプレッドシートで実施し、エラーの場合にアラートを出す仕組みも必要です。

課題④店着時間が店で分からない

物流センターからトラックで店舗に商品を配送していますが、店舗にその配送状況が連絡できておりません。
店舗は、大体、このくらいにトラックが来るだろうという経験則で業務を実施しています。

道路がいつも同じであれば何の問題も無いのですが、そうはいきません。
大きなイベントや突然の大雨などによって、渋滞が発生し、同じ道であっても配送時間が掛かる場合があります。

時間が計算できないと、店舗では手待ち時間が発生します。
時間が計算できれば、手待ち時間の間にできる別の業務を店舗で指示できるのですが、計算できない事で非効率になる場合があります。
また、通常よりも遅れそうな場合は、ドライバーも店舗に電話するのですが、すぐに繋がらい場合もあります(◞‸◟)
電話を掛けるタイミングが遅くなると、店舗から怒られる場合もあるので、ドライバーもストレスです。

店舗でトラックの位置が確認できれば、時間を計算できるようになるのではないか。
LINEBotで、位置情報を使って、一定時間毎に配送状況を店舗で確認できるようにすることで、時間を計算できるようになると考えました。