悪い会議の治療方法

こんにちわ。サラリ－マンの挑戦です。

サラリ－マンならではの記事が少ないと言うか無いので
仕事で感じた、会議ってみんな時間通り終わらなくない？

をブログにしていきたいと思います。

サラリ－マンであれば毎月何かしらの会議があり、フリ－ランスの方でも取引先等との会議はあるのではないでしょうか？

私は名前の通りにサラリ－マンをしており（製造業）、先日とある会議に参加しましたが悪い会議の要素が沢山つまっていたので紹介していきたいと思います。

何を決めるためにするのか明確になっていない。

1点目はこれです。何を決めるための会議なのか？が明確ではなかったです。私も若いころやりがちでした。

現在のプロジェクトでどう進めていくか迷ってしまい、とりあえず集まって話を聞いてもらう。
これは時間泥棒のすることなので絶対にしちゃだめです。

迷った場合は先輩や上司に個別で相談する。が良いと思います。

ただ、私はこうしたいって言う方向性や考え方は必ず用意して相談しましょう。

プロジェクトについて考えている時間は先輩や上司より担当しているアナタが1番長いし深いんです。

迷って苦しいからとりあえず聞いてもらうのは、苦しい現状から目を背けているだけなので1度現状を見つめ直し何に困っているのか？なぜ困っているのか？どう対応するのがよいのか？をアナタなりに汚くていいので整理しまとめて相談に行くのがベタ－です。

ポイント1
何を決める為なのかを明確にしましょう。
絶対にしちゃいけないのは迷ったからどうしたら良いでしょうか？のような答えがだせない会議です。

今までの経緯履歴がない。

2点目はこれです。

例えば1回2回と会議を積み重ねるうちに目的がぼやけていき、ひどいときは手段が目的にすり変わっている。
それは、その会議ごとに参加者の理解レベルが異なり皆が色々な視点で発言していくためずれていってしまいます。

これを防ぐには必ず開催会議事に議事録を作成し会議終了後に関係者に回覧。
次回開催案内時に前回までの議事録をサマリーとして短くまとめて（レジュメといいます）案内とともに展開する。
できれば大まかな計画を作成しておき今はココです、と表示出来れば最高ですね。

ポイントは今での経緯を要点だけ短くまとめる、です。
これは1点目と繋がりますが、何を決める会議か？が会議毎明確であれば結構簡単にできますので、1点目を意識しましょう。

時間通りに終わらない。

3点目はこれです。
会議が案内が来た時点で、その会議が時間に終わるかどうかが大体判断できます。

時間通りに終わる会議にはあって、終わらない会議にあるのがアジェンダ（何を検討するか？検討内容の詳細一覧です）です。

アジェンダとは会議の細かな検討項目とタイムスケジュールを記載したもののこと。

これを事前準備しておけば、検討項目に漏れもなく時間配分も目安があるのでファシリテ－トしやすくなります。
議事録を後で作成するときもアジェンダがあれば作成効率が格段にあがるし、見る人もわかりやすいです。

ポイントまとめ

会議を短く効果的にするのは下記3点を意識しましょう。
①何を決める為なのかを明確にする。
②議事を蓄積レジュメ化し会議前に配布する。（参加者の認識レベル合わせ）
③会議前アジェンダを作成する。

以上3点を意識すれば会議レベルが格段に上がるはずです。
ただ、この3点は理解していてもできなければ意味がありません。
勝負は当たり前のことをいかに当たり前にやり切れるかです。