【テンプレあり】面談セット率100%を達成するリマインドのノウハウ
「せっかくご返信をいただけたのに、日程調整のご回答がいただけなくて面談に繋がらないんですよねぇ」
「リマインドってしてますか？」
「え！いや、特には・・。催促してるみたいで申し訳ないかなぁって・・」
これは、実際に私たちがRPO事業でご支援している企業様との定例ミーティングで起きた会話です。
皆さんは、スカウト返信いただけた候補者様に対するリマインド連絡を行っていますか？
今日は面談セット率が100%になったリマインド方法をご紹介します！
企業様情報
業界：販促メディア展開企業
募集ポジション：社内DX推進担当、ネットワークエンジニア など
■Before
スカウトでコンスタントにご返信はいただけているがカジュアル面談に繋がらず、面談セット率は50%
カジュアル面談や面接といったコア業務に忙しく、返信後のリマインド連絡ができていない
■After
スカウトにご返信いただいた候補者様から、面談の日程が確定するまで必ずリマインドを実施
面談セット率100%となり、面談数が平均5件/月 増加
リマインドのスケジュール
弊社ブライエッジは、RPOとして採用人事業務の代行を行っています。
日程調整や候補者様へのリマインド等、採用のオペレーション業務を代行する際には、原則下記のルールに従ってリマインドしています。
1. ご返信をいただいたら、1営業日内に日程調整のご連絡を行う
2. その後、3営業日後のリマインドを2回行う
3. さらに5営業日後に最後のご連絡を行い、ご返信がなければご辞退されたと見なす
しつこく追いかけすぎと思われるかもしれません。
しかし、これまでご支援してきた中で「何度も連絡してこられて困る！」と候補者様からお叱りのお言葉をいただいたことは1度もありません。
むしろ「多くのスカウトが届く中で、うっかり返信が漏れてしまっていたのでリマインドがありがたかった」とお褒めの言葉をいただくこともあります。
リマインド時の文面
では、実際に私たちがリマインドで使用している基本の文面をご紹介します。
※ここでは、日程調整をTimeRexなどのツールを用いて行っているケースをご紹介します。
リマインド1回目
◎◎様
お世話になっております。××株式会社 人事部 △△です。
先日はスカウトへのご返信、ありがとうございました。
ぜひ◎◎様とお話ししたく、改めてご連絡いたしました。
ご面談をお受けいただける場合には、下記URLより、ご都合の良い日時をご選択ください。
入れ違いですでにご対応をいただいておりましたら申し訳ございません。
http://~~~~~（TimeRexなど、日程調整ツールのURL）
カジュアル面談ですので、志望動機や書類のご用意は不要です。
お気軽にご参加いただければと思います！
◎◎様とお会いできることを楽しみにしております。
ご返信、心よりお待ちしています。
××株式会社 人事部 △△
リマインド2回目
◎◎様
お世話になっております。××株式会社 人事部 △△です。
度々のご連絡となり申し訳ございません。
ぜひ◎◎様とのご面談のお時間を頂きたく、改めてご連絡いたしました。
◎◎様のご意向としては、いかがでしょうか。
お時間をいただけるようでしたら、下記URLより、ご都合の良い日時をご選択ください。
本メッセージと入れ違いで、すでにご対応をいただいておりましたら申し訳ございません。
http://~~~~~（TimeRexなど、日程調整ツールのURL）
ご返信およびご登録、心よりお待ちしています。
××株式会社 人事部 △△
最後のリマインド
◎◎様
お世話になっております。××株式会社 人事部 △△です。
度々申し訳ございません。どうしても◎◎様とのご面談のお時間を頂きたく、再度ご連絡いたしました。
お手数おかけしますが、ご面談の日程を下記URLよりご調整いただけますと幸いです。
http://~~~~~（TimeRexなど、日程調整ツールのURL）
とはいえ、こちらからの一方的なご連絡はご迷惑かと存じます。
これで最後のご連絡とさせていただき、今回のご面談についてはご辞退されたと判断させていただければと存じます。
今後、弊社にご興味をお持ちいただけた際には改めてご連絡いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
××株式会社 人事部 △△
リマインドを漏れなく行うには？
弊社で採用のオペレーションを対応する際には、ATSもしくは弊社独自の管理ツールを用いて抜け漏れなく進めるようにしています。
例えばHERPで対応する際にはメモ欄に、画像のように記載して管理しています。
画像の場合、「11月6日に確認のご連絡を行う」という意味合いとなります。
HERPはメモ欄の内容も検索をかけることができるため、毎日、その日の日付で検索を行い、アクションすべき候補者様がいないか確認しています。
ATSツール内で管理が出来ない場合には、スプレッドシートや、Notionで候補者管理の一覧表を作成し、管理・対応しています。
スプレッドシートのテンプレートはこちら
Notionのテンプレートはこちら
それぞれの列/プロパティに入力している項目は下記の通りです。
A列（No.）：自動で採番されるように設定
B列（候補者名（敬称略））：候補者様のお名前
C列（URL）：ビズリーチ等の媒体上での候補者様のレジュメやメッセージ画面のURL
D列（NA日）：ネクストアクションの予定日
E列（NA内容）：取るべき行動
F列（辞退・終了）：ご辞退された場合にチェックを入力
スプレッドシートの場合も、Notionの場合も「ネクストアクション日が今日」というフィルタを設定し、毎日、アクションすべき候補者様がいないか確認しています。
まとめ
今回は、面談セット率100%を達成したリマインドの方法についてお伝えをしました。
この記事が、カジュアル面談のセット数の増加に貢献できていれば幸いです！
▼記事内でご紹介した管理ツールテンプレートはこちら
スプレッドシート
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