食品会社の多すぎる登録業務で楽をしたい！今あるテクノロジーで何とかならないか考えてみた
皆さんこんにちは！食品会社のシステム部門で働くAzarashiです。
今回は以前記事にした食品会社で発生する課題の中から登録業務をピックアップし、解決案を深堀していきたいと思います。
登録業務多くない？
食品会社に限った話ではありませんが、新商品が始まる際に必ず発生するのが商品の登録業務です。私の会社では商品管理の部署に取引先から毎週登録依頼が届き、各担当者が忙しく登録作業にあたっています。特に繁忙期となるとその数も膨大。。。登録ミスがあると即商品事故につながるためプレッシャーも相当なもの。こうした登録作業を少しでも楽に、かつ確実に改善できないか考えてみました。
具体的にどんな課題があるか
まず登録依頼は取引先から登録表がメールで送られてきます。この登録表を印刷し、項目ごとにチェックしながら社内システムに入力していきます。入力が完了するとチェック者(他の担当者や上司)に印刷した登録表を渡し、社内システムに入力した内容に誤りが無いか確認いてもらい、OKが出れば登録完了です。基本的に毎週決まって送られてきますが、繁忙期は特に量が多く、文字通り山のように登録表が積みあがるときもあります。
この各項目を見てみると、
①確認漏れ
②印刷漏れ
③入力不備
④チェック漏れ
の可能性があることが分かります。
なぜ解決できないのか
これは単純に生じる原因がヒューマンエラーによるところが大きいためだと考えられます。登録までの手順はあっても山のように溜った登録表を処理していく際にどこかでミスが発生したり、チェック者への引継ぎが漏れていたり、そもそも時間が足りずチェックが十分にできていなかったりと、既存の手順書ではカバーできない問題が発生しています。
どうやって解決していくか
具体的に使用しようと思っているツールはRPAになります。RPAはRobotics Process Automationの略で、簡単に言えば実際のパソコン画面での動きをソフトに覚えさせ、その通り作業を反復して行い、人間が行っていた作業を自動化してくれるソフトになります。現在、弊社でもRPAの試験導入が進んでおり、効率化できる作業を検証中です。
先ほど挙げた課題を見てみると①確認漏れ ②印刷漏れ ③入力不備といった課題はRPAで自動化が可能だと思われます。また、登録業務はその量が大きなボトルネックとなるため自動で反復作業を行うRPAの特性に合った課題と言えると思います。
他の人に聞いてみた
実際に導入するにあたり、他の方にも意見を聞いてみました。
Oさん 商品管理 社員 女性
直近でも登録ミスが発生しており商品の回収が発生していたので登録の制度が上がるなら非常にありがたい。ただ、最近導入したRPAで作成したフローでうまくいっていない（動作が不安定等）ものもあり、何か問題があった際の対応が不安。
Sさん システム部門 社員 男性
現在登録に不備があると思われるものがあった場合、自動的にアラートが担当部門に流れるようになっている。以前事故があった際にこのアラートがうまく動いていないこともあったのでRPAですべて解決できるわけではない。また、RPAで社内システムをいじれるようにするのは問題もあるため慎重に検討が必要。
今後の展望
今回他の方から意見をいただき、自分がまだシステム部門に配属されて間もないこともあり知らないことが非常に多くあることがわかりました。実際にRPAを導入するためには既存の仕組みを理解し、それらをうまく活用するととともに新たな問題を発生させないように考えなければならないと強く感じました。
しかし、実際に困っている方も多くいる課題であるので引き続き方法を模索し検討していきたいと思います。