経理効率化への道~電子帳簿保存編~

2020年4月22日 11:49

はじめに

みなさん、こんにちは。株式会社Botify（ボティファイ）の坂本です。
当社はリモートで経理業務を代行する会社です。

突然ですが、法人税法では作成した帳簿や書類は7年間（欠損がある場合は最長10年）保存する必要があります。これをすべて紙で保存する場合、保管のために整理する時間や場所が会社の成長に合わせてより大きく・より手間になるかと思います。そこで、この記事では法人の作成する総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳といった帳簿と貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書といった書類を電子的に保存する方法を紹介します。

①帳簿/書類を電子的に保存する方法の種類と対応範囲

まず、次の図をご覧ください。これは国税庁ＨＰの『電子帳簿保存法一問一答（電子計算機を使用して作成する帳簿書類及び電子取引関係）』問１からの抜粋になります。

キャプチャ１

参照：国税庁
電子帳簿保存法Q&A（一問一答）
『電子帳簿保存法一問一答（電子計算機を使用して作成する帳簿書類及び電子取引関係）』

上の図の通り、帳簿等の保存方法は、紙で保存する方法・オリジナル電子データで保存する方法・ＣＯＭで保存する方法・スキャンした電子データで保存する方法があります。このうち、紙で保存する方法以外が電子帳簿保存となります。

そして、対象となる帳簿・書類の種類によって認められる保存方法が違います。例えば仕訳帳などの帳簿についてはオリジナルの電子データ保存またはＣＯＭでの保存は認められていますが、スキャンして保存することは認められていません。また、受領した（相手が発行した）請求書・領収書はスキャンした電子データ保存のみが対応しています。ただし、ＥＤＩなどを利用した取引の場合は逆にスキャンした電子データ保存はできず、オリジナルの電子データ保存またはＣＯＭでの保存ができます。

このように保存方法と帳簿・書類の種類は組み合わせがあるので、これから帳簿等を電子的に保存することを考えている法人の方は注意して移行してください。なお、この記事では細かくなるので載せていませんが、先ほどの国税庁のＱ＆Ａの問１には抜粋した図の他に、より細かく帳簿等を種類ごとに分類している図もあるのでそちらもご参考ください。

②導入方法

次に導入方法です。皆様お察しの通り導入には所轄税務署長に申請書を提出する必要があります。

関連申請書には主に以下の種類があります。
１、国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請
２、国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請
３、国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請

１と２は一見同じに見えるかもしれませんが、違いは記録対象が帳簿か書類かという点です。細かい記載例は国税庁のＨＰにあるので、ここでは省略して、令和元年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しがありましたのでここでそれについて一部紹介します。

まず、領収書や請求書といった国税関係書類のうち国税庁長官が定める資金や物の流れに直結・連動する書類＝重要書類についてです。スキャナ保存の承認を受けている保存義務者は、過去の重要書類について、適用届出書を提出した場合には、一定の要件を満たすことで、スキャナ保存をすることが可能となりました。

次に、電子保存に今利用しているソフトウェアまたはこれから購入するソフトウェアが対応しているかが予めわかるように、認証ソフトウェア一覧が公表され、認証されているソフトウェアならば承認申請書の記載事項や添付書類を一部省略することを可能となりました（認証ソフトウェアとして公表されていないソフトウェアだと電子化できないわけではないのでご注意下さい）。認証ソフトの一覧は、国税庁の各手続きページに記載されています。たとえば国税関係帳簿の電磁的記録等による保存に対応するとして認証されているソフトウェアは以下のリンク先に記載されています。自社で利用しているソフトウェアが対応しているかご覧ください。
≪参考≫国税庁ホームページ
［手続名］国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請
『ＪＩＩＭＡ認証情報リスト（電子帳簿ソフト）（令和2年4月7日現在）』（https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/hojin/pdf/JIIMA_list.pdf）

おわりに

紙の置き場でこまっている法人の方だけではなく、テレワークを検討中の法人の方も証憑などの書類が電子化されれば、経理業務のテレワーク化にもつながると思いますので、電子化の検討を是非してみてください。

［当記事は2020年4月1日時点の法令を基に作成しています。］

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