経理効率化の道　～リモート支払業務～

はじめに

皆さん、こんにちは。株式会社Botify（ボティファイ）の角田です。
当社はリモートで経理業務を代行する会社です。

コロナで大変な状況がまだまだ続きますが、いかがお過ごしでしょうか。
リモートワークは上手くいっていますか？
私の周りで「リモートワークを導入したいんですけど、支払業務があるから会社に出勤しないといけないんですよ」という方が何名かいらっしゃいます。
支払業務の際は会社に出社しなきゃいけない、という会社はまだまだ多いのではないでしょうか？
そこで、今回はリモートで支払業務を実施する方法をご紹介します。

目次

①オンラインバンキングを利用する
②請求書をデータで受け取る
③業務フローを変える

①オンラインバンキングを利用する

オンラインバンキングを利用すればパソコンから振込を行うことが出来ます。リモートで支払業務を行うためには、まずこの設定が必要です。
月額利用料がかかりますが、銀行窓口に行かなくて良いというのは非常に便利です。
（利用料は銀行や取引規模によって異なりますので、ぜひ比較検討してみてください。）

②請求書をデータで受け取る

「請求書が紙で会社へ届くから、どうしても会社に出社しないといけない」という方、いらっしゃいませんか？
紙で届くと、どうしても会社に確認しに行かないといけないですよね。

これを変えるためには思い切って請求元企業に「紙ではなく今後は電子データでください。」と伝えるしかありません。
「昔から紙だから言いづらいんだよね」とか「相手は大手企業だから対応してくれるかわからない」等々、伝えるのにハードルはあるかと思います。

しかし、思い切って伝えてみると意外と対応してくれるものです。
と言うのも、相手も請求書を郵送するより電子データで送る方が楽だしコストがかからないからです。
また、相手からしてみたら「お客さんから紙じゃなくてデータで請求書が欲しいと言われた」となったら、「これを機にデータで送ることにしよう！」となって、社内改革を進めるキッカケとなり喜んでくれるかもしれません。

今は社会全体が大変な時期です。
お互いにメリットがあるので、データでやり取りするよう変えていくのはいかがでしょうか？

③業務フローを変える

オンラインバンキングを利用し、請求書をデータで受け取ることが出来たら支払業務はリモートで行うことが出来ます。
しかしながら、社内の業務フローとして「請求書をファイルに綴じる」、「支払内容について上長のハンコによる承認が必要」という会社の場合は、今までと業務フローを変えないといけません。

「請求書を整理・保存する」ことも「支払内容を上長が承認する」ことも大切なことであり、必要です。
しかしながら、必ずしも紙で行う必要はないのです。

そこで、次の図のような業務フローをお勧めします。
これは当社Botifyがリモートで支払業務を代行する際のフローなのですが、「お客様業務」の列を社内の承認者、「Botify代行業務」の列を経理ご担当者に置き換えて見て頂ければと思います。

文書を紙ではなくデータで保存する方法は以下の記事でご紹介しています。
ぜひご覧ください。

経理効率化への道　～電子帳簿保存編～

おわりに

いかがでしたでしょうか。
「リモートワークの良さもわかるんだけど、従来通りの方がやりやすい」、「リモートワークやりたいんだけど、従来と違うやり方を採用しようとすると上司（もしくは部下）が反対する」といったご意見をよく聞きます。

変革には大きなエネルギーが必要です。正直、何かを変えるというのは面倒くさいものです。しかしながら、紙ではなくデータで完結する業務フローの便利さを体感したら、きっと紙での運用には戻れなくなると思います。それくらいデータで完結する業務フローというのは便利なのです。

今後、何年も働くならば思い切って変えてみるのはいかがでしょうか。
チャレンジしてみたけどどうしてもやりづらい、となったらその時は戻せば良いのですから。

本記事が皆さんの業務効率化の助けとなれば幸いです。