#770 労務論20｜勤怠・工数管理について
本日は勤怠管理と工数管理に関して考えてみましょう。
勤怠管理は「労働時間の管理」であり、工数管理は「労働時間の内訳」の管理ですね。
イケてる会社というか普通の会社は前者・後者両方をやっておりますが、「前者だけ」の会社も多いです。
てなわけで今回は勤怠管理と工数管理がなぜ必要なのかを説明しましょう。
勤怠管理がなぜ必要なのか？
これは分かりやすいですが、ちょっとChatGPTの兄貴にも回答を用意してもらいました。
勤怠管理は、企業や組織の運営において非常に重要な役割を果たします。
以下の理由から、勤怠管理は必要とされていますとのこと。
法的コンプライアンス
労働基準法やその他の関連法規に従うためには、従業員の勤務時間や休暇の記録が必要です。
適切な勤怠管理によって、法的な義務を履行し、労働条件の遵守を確保できます。
まぁ、これが理由ですね。
そもそもお上に怒られるから勤怠を管理せねば・・・と言う法令順守の観点での勤怠管理が多いです。
給与計算の正確性
勤怠データは、給与計算の基礎となります。正確な勤務時間、残業時間、休暇などを管理することで、給与計算が正確に行われます。
そしてこれですね。これが無ければ給与を支払えません。
労働時間と給与は比例しなきゃいかんのです。
労働時間の効率化
勤怠管理によって、従業員の勤務時間や労働パターンを把握することができます。これにより、無駄な労働や過剰な残業を減らし、効率的な働き方を促進できます。
生産性の向上
従業員の勤務状況を把握することで、作業の効率性や生産性を評価し、改善のための施策を講じることができます。
この辺は正直、管理者がどこまでできている感はありますが・・・
その指標となるデータではあるので、有効活用できる人はできるんですが、ほぼ形骸化しているのが実情でしょう。
従業員のモチベーション管理
公平な勤怠管理は、従業員の信頼を得るために重要です。適切な評価や報酬の基礎となり、モチベーションを維持するために役立ちます。
人員配置の最適化
勤怠データを分析することで、繁忙期や閑散期の人員配置を最適化し、業務の効率化を図ることができます。
トラブルの防止
正確な勤怠管理は、労働時間や休暇に関するトラブルや不正の防止に役立ちます。適切な記録と管理により、後のトラブルを未然に防げます。
この辺も何と言うか、「そんなの分かってまんがな」感もありますが・・・
まぁ正論です。ただ、この辺もうまくデータとして活用できている企業は少ないかと思います。
経営判断のサポート
勤怠データを基にした分析は、経営層が人事戦略や組織運営の方針を決定する際に重要な情報を提供します。
これは意義あり！
断言しますが、経営陣は絶対「勤怠データ」はほぼ見てないです笑
工数管理がなぜ必要なのか？
そして工数管理ですね。
事業を行う上で、人件費の内訳は絶対可視化させた方が良いのですが、まだまだ理解が少ない会社もありますね。
私は工数管理をしている会社としていない会社、両方を経験していますが、やはりしている会社の方が圧倒的にまともでした。
何にどれだけコストが掛かっているかを知ることは、経営的にも非常に良いんですね。
そんな感じで工数管理はプロジェクトや業務の効率的な運営にとって非常に重要ですが、今回もChatGPTくんに聞いてみました。
予算の管理
工数管理により、実際の作業時間を把握することで、プロジェクトの予算を適切に管理できます。計画された予算と実際の工数を比較することで、コストオーバーランを防ぐことができます。
これですね。これが一番重要です。
1,000万円以上のプロジェクトは、会社にとって売り上げとしては大きいのですが、利益としても売り上げに比例して大きくなる必要があります。
1,000万円売り上げても、人件費が1,200万円などになったら本末転倒。それだったら５万円まるまるが利益になる売り上げの方が良かったりもするんです。
なので、長期プロジェクトであれば特に「今、どれくらいのコストが掛かっているのか」は絶対見れた方がいいですね。
スケジュールの調整
工数を正確に把握することで、プロジェクトの進行状況をリアルタイムで把握し、スケジュールの遅延や進捗の遅れに対処するための調整が可能になります。
リソースの最適化
リソース（人員や時間）の使用状況を把握することで、リソースの過剰や不足を防ぎ、効率的な配置を実現できます。
上記２つも「予算」の紐づくのでうが、プロジェクト進捗においては重要な情報です。
予め、見積もりを作る際に「予定工数」を出しますが、それが現時点でどれくらい発生しているかをデイリーで追える工数管理は重要なんですね。
パフォーマンスの評価
工数管理によって、各メンバーの作業効率やチームのパフォーマンスを評価し、必要に応じて改善策を講じることができます。
予測と計画の改善
過去の工数データを分析することで、将来のプロジェクトの計画や予測がより正確に行えます。これにより、プロジェクトの成功率を高めることができます。
この辺も「予算」「スケジュール」「リソース」に紐づくものですね。
「予定通り進行で来ている＝パフォーマンスが高い」とも言えるでしょう。
顧客とのコミュニケーション
工数管理によって、顧客に対して進捗状況やコストの詳細な説明ができ、信頼関係を築くことができます。
ここも重要ですね。
逆に、「思ったよりコストが掛かる」などの際は、しっかりと顧客とコミュニケーションを取れている必要があります。
追加で費用を頂く交渉をするなど、そうしたことも重要ですね。
品質管理
工数を適切に管理することで、作業に十分な時間を割くことができ、品質の向上につながります。
そして工数管理と直接ではないですが、この品質管理にもつながるのかも知れませんね。
まとめ
そんな感じで勤怠管理、工数管理は非常に重要です。
これらをどちらも低コストで実現できるジョブカンが良いでしょう。
そんな感じでしっかりと勤怠と工数を毎日つけましょう！
月末にヒーヒー言いながら過去を遡って計上するのも「あるある」だったりしますが・・・