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バックオフィス2.0 給与計算業務を本気で解説します

出戻りガツオ🐟

こんばんは。出戻りガツオです！
最近は良い出会いがあったり、価値観に触れたりでとても楽しいです！
子どもたちも可愛いし、好調。

とは、思うんだ。THE FIRST TAKE by MOROHA（最近の超お気に入り）

SNSで散々偉そうなこと言ってるけど、
実際お前どんなことやっとんねん

と思ったので、給与計算業務にフォーカスをあてて少し記事を書きます。
何がポイントで、どういう運用が良い形なのか、自分なりの見解です！


給与計算業務とは！

支払うもの - 引くもの = 渡すもの　を計算する仕事

ざっくり書くと見出しの通り。
基本的には、雇用契約で決められた給与を掛け算か足し算で払うだけでしょ？
と端的には思われるかもしれません。

ただ

  • 残業代

  • 報奨金

  • 通勤費

など一定のルールで判断しながら決定するものであったり

  • 所得税

  • 住民税

  • 健康保険・介護保険・厚生年金保険

  • 雇用保険

などなど、
さらには会社の負担、法定福利費の計算なども絡み、電卓で勤務時間打ち込めば結果でますよ！という仕組みにはなっていないことが実態です。

給与支払い対象者も入社・退社・休職・復職・昇格・降格・雇用契約変更などなど、いろいろな要素で「マスタ」が変わります。

情報のとりまとめ・反映・計算・確認

これが給与計算業務のポイントです。

構造化してみる給与計算の流れ

細かい法律の話とかぶっちゃけ興味ないと思うので割愛します。
実際どんな要素・システムが絡んで、どんな媒体で連携がなされていて、結果が出るか、ざっと絵にしてみました。

給与計算業務の流れ
（私から見たイメージ）

給与計算のデータとして、勤務情報は必須要件でしょう。

  1. 勤怠を決定する
    こちらがファーストステップになります。
    人によって申告しなかったり、不備だらけだったり、内容が紙なら入力しなければならなかったりとバラバラですね。

  2. 変動する情報を反映する
    他にも「入社・退職」などなど反映したり、「住所が変わったよー、通勤費変わるわー」ってことなど調整したりと、やっているわけです。

内容を掘り下げてみる

一つのシステムで情報が完結するのであれば

正しく操作する

これで業務は終わるでしょう。
見ている限り勤怠や入退社・身上変更もシステムで対応できそうですよね？

やろうと思えば完全自動でできるのではないか？

それくらいに見えなくもないですが実態は違います。

締まらない勤怠、急な退職・休職（その他急に知りました系）、会社のローカルルール、その他もろもろ・・・

振り回されることが多いポジションです。

  1. 法律

  2. 就業規則・給与規定

  3. 関係する健康保険組合等

  4. 部署都合

  5. その他

上記のような要因により、いわゆる給与計算のルール・要件が機械的に全て決まるわけではないことから、人の手を一切介さないオール自動化は難しいでしょう。

業務のポイントは情報整理

関係する要素が複数であること、これを言い換えると
「多方向から処理すべき情報が来る」という状態と言えます。

情報が多方向から来る、としても対処の方法は規則・ルールによって自ずと導き出されるので、

「多方向から来る情報を正しく整理すること」

これができれば、業務のハードルはグッと下がります。

私は職務経験で、自社および複数のクライアント（BPO事業の会社）の給与計算を見てきましたが、往々にして上手くいかないケースは下記の通りと思っています。

給与計算のバッドケース

Excelのアイコンが多いですねｗ
Excelに限らず、管理表が乱立している状態は間違いなくBadケースです。

誤解を恐れず表現すると

管理表の多さ = 上手くいっていない運用

こう言い換えることができます。

①情報を取り②反映し③結果を確認する

このステップで考えると

①情報を「様々な管理表から選んで入力」し、
②「様々な管理表から別々に情報を反映」し、
③「様々な管理表と結果を確認」する

ということが必要になるので、とても大変になってしまいますね（苦笑）

基幹システムが予想外のエラーを起こすということはほぼ無いです。
仮にあっても極稀、数年に一度くらいのものでしょう。

システムのエラーが給与計算という業務のミスに影響しえないという前提であれば、ミスとは人によるものと言えます。

  • 反映もれ

  • 入力ミス

  • システムの誤操作

ミスは上記の内容に包括され、「管理表の乱立」は入力の手間、反映もれに特に影響します。

そして「複数の管理表と結果の確認」の手間は測り知れないものです。

つまり、業務がうまくいかない要因は「仕組み」です。

私の考えたケースを紹介させてください

いらないものは省き、人の仕事を減らす仕組み

出戻りガツオの例

給与計算の仕組みで効果的な改善の策は

  • ムダな仕事はしない

  • 人の作業を減らす

  • ITを活用する！

この三点だと言えます。
要素別に見てみましょう。

1 .　ムダを省く

情報の管理、という観点で「管理表の大切さ」は否定しません。
ですが重複する情報の管理はムダと考えます。

  • ワークフローはあるが、ワークフローの進捗をExcelシートで管理する

  • 噂で聞いた人事情報をExcel表で管理する

  • 給与計算業務に直接かかわらない情報を管理する　などなど

作業の抜け漏れ防止、という観点では丁寧にやることは大切でしょう。
しかしせっかくシステムを導入したにも関わらず、そのシステムが運用されているか管理するということは残念なケースです。

仮にワークフローの漏れ、人事情報の連携がなされなくても、それはほかの仕組みの問題です。
担当者個人でExcelでカバーし、リマインドするということは不要な努力です。

丁寧に、正確にやるというマインドは否定しません。
ですがそれが過度な残業につながったり、果てやミスの要因になってしまうのであれば元も子もないでしょう。

2 .　プロに依頼する

勤怠の枠を見てみてください。

勤怠システムを導入している企業はこの問題は解決できますが、日本の中で未だ「紙の出勤簿」により、勤怠を管理している会社はあります。

短期的な期間に大量の情報を正確に入力する

負担になる作業であることは間違いありません。正確さとスピード両方求められます。またデジタルを利用した解決、というのも少し難しい可能性もあります。（字の綺麗さやOCRの技術など）

件数が少ない（私の感覚では100人以下）場合を除き、
「データ入力サービス」を利用してアウトソーシングすることをお勧めします。

https://www.datapro-syspro.com/

企業は一例ですが、低価格・高品質でデータが提供され、お勧めです。
担当者・関係者の人件費より安い可能性もあります。

3 .　ITスキルの活用（最も言いたかった！！！）

やっと、やっと来ました・・・。このパートが最も私が強調したいパートです。

バックオフィスこそIT活用です！

ここでいうIT活用は単にシステムを導入するという話ではありません。

Excel VBAやGoogle App Scriptなどノンプログラマーでも馴染みやすいスキルを活用しましょう！ということになります。

どういったケースで使えるのか？

我々のニーズは、顧客に提供するシステムを作ることではありません。
あくまで自分の仕事をラクにする、ちょっとしたマクロを活用する、ということです。

どういったものか、例を挙げると

Webシステムに情報の入力をしている、またはWebシステムの情報を都度コピペして管理表に転記している・・・Python + Selenium or RPA
ワークフローで承認が下りた情報をもとに、反映する情報を整理し、管理表に転記している・・・Google App Script or RPA
管理表の情報が給与計算結果とあっているか確認する・・・Excel VBA（Power Query） or RPA
（プラスで）行政・他部門の求める給与資料を作成、加工する・・・Excel VBA or RPA

事例

Excel VBAやRPAとか難しそう・・・という印象を持たれるかもしれませんがアプリケーションを作ろうという話と比較すると圧倒的にハードルが低いものです。

学習する方法、コミュニティ、果てや実現するソースコードまでWebで公開されています。↓参考

・ワークフローで承認が下りた情報をもとに、反映する情報を整理し、管理表に転記している・・・Google App Script　は私も記事書きました

・Python + Seleniumはここでも

Twitterを中心にノンプログラマーでもITスキルを習得し、大活躍されている方はたくさんいます。
お互いに情報交換し（大喜利とかネタツイ多数あるケースも）業務に活かされているので勇気をもらえるかもしれません。

こうしたスキルは、スピード・効率が格段にいい（スピードは歩きと飛行機くらいの差）、正確（確実にコード通りの作業を実現する）が最大のメリットです。

Twitterの人を一部ご紹介（独断と偏見）

・成功者してる人の例

・業務とITをつなぐヒントをくださる先生たち

ITへの一歩がバックオフィス2.0を実現する、革命を起こす幕開けの夜

バックオフィスは「作業者」ではなく、新時代の主役

バックオフィス2.0

バックオフィスは「事務作業」というイメージもありますが、ただの「作業者」であることが正解なのか、それは違うと私は感じます。

DX時代と言われていますが、IT人材不足に対して、自分たちの業務の本質を理解し、課題解決できる人材が求められると思います。

それに対し、私たちの強みは「業務・現場の理解」です。
市民開発者になり、既存のシステムを補完・ブースターになる役割を担い、自社の課題解決の主役になりませんか？

私はそれを目指したいです。

企業・組織の仕組み・新時代の主役は技術者だけではなく、ましてやコンサルでもなく、事務担当者・私たちだと思います。

だいぶ飛躍しましたが、給与計算を一例としてカイゼンの考え方、ITスキルの良さ・推奨を熱く語らせていただきました。

2021年の振り返りとして自分が学んできたこと、本当にいいと思うもののご紹介をさせていただいた次第です。

これはどうなんだろう？とかこういった技は？とかご質問があればTwitterからでもnoteのコメントでもぜひください。
私に力になれることがあれば是非力になりたいです。

さて、いろいろ今日も暑苦しい？話をさせていただきました。
最近note楽しいです。共感ももらえてとても嬉しい。

私自身同じような価値観・考え方の人と話してみたいと思うので是非シェアしていただければと思います！

今日もありがとうございました！！！

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