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「PDF」というデータと向き合ってみる

出戻りガツオ🐟

こんにちは！出戻りガツオ🐟です！

お仕事の中で、データ貰って少し編集して配布するっていうラクショーな仕事が来たのですが、なぜかパワポだったので、無駄に長くなりました・・・。

そもそも「PDF」を使う前提や、「データとして上手く活用するにはどうしたらいいのか」、改めて見てみたいと思います！！

そもそもPDFとは

天下の富士通様のデータを遠慮なく引用します。

PDFは、「Portable Document Format」の略で、データを実際に紙に印刷したときの状態を、そのまま保存することができるファイル形式です。どんな環境のパソコンで開いても、同じように見ることができる、「電子的な紙」なのです。
通常、WordやExcelといったアプリケーションソフトで作成したデータは、同じソフトを持っていないと開くことができません。データを相手に送っても、見てもらえないこともあるのです。また、作成したパソコンとは別のパソコンで開いた場合には、フォントが置き換わってしまったり、レイアウトが崩れてしまったりすることもあります。ところがPDFなら、相手がどんな端末でも、情報をそのまま共有できるのです。
そのため、最近ではパソコンなどのマニュアルなどにもPDFが利用されています。マニュアルを紙で作成すると、紙代や印刷代などさまざまなコストがかかりますが、PDFなら紙のコストもかかりません。ユーザーとしても、紙の管理がなくなり、必要な時にいつでも取り出すことができます。
さらに、PDFは文字情報を持っているため、キーワードを使って中身を検索することもできます。紙のマニュアルでページをめくりながら探すよりも、知りたい情報のあるページが見つけやすいのです。

そもそもPDFって何？

「紙」に近しいことを追求したデータのようですね。
ですが私は、取得する方法や取得先によって、データとしての属性が異なるように感じます。

ちょっとサマってみました。

PDFの豆知識 by 出戻りガツオ🐟

自作PPT

資料は興味があったらご自由に。内容に齟齬があったら、ごめんなさい🙇
ご自由に使いいただいて構いませんよ！
ここから「PDF」の属性を深堀します！

ダウンロードで取得したPDF

私はマウスで「データが直接選択できることが一番わかりやすいポイント」かなって思ってます。

👆カーソルで文字列を選択できる

「PDFとして発行された情報を持つデータ」といえます。

  • 名前を付けて保存するときに拡張子をPDFにする

  • WebページのPDFはダウンロードすると情報を保持できる

  • テキストや画像の選択ができるデータである

こういったことができるとRPAやプログラミングでOCRを使わなくても一定の操作が可能です！
これに対し、

マウスでのテキスト選択など一切できないPDF

拡張子でこそ「.pdf」ですが「印刷された画像」ですね。
プリンタでSCANしたりすると漏れなくこうなります。

  • PDFを印刷すると、テキストなど要素の情報を持たない画像になる – 記載事項を判断できない

  • RPAなどでも抽出動作ができない

Adobe Illustrator | グラフィックデザインソフトなど、特殊なソフトではないと操作不可能。デメリットが多いです。

「OCRで何とか！？」って検証は、だいぶ前にしましたが最近はしてないです💦だいぶ前の記事ですが「Google Apps Scriptでのチャレンジした」こともありました。

なんにせよ既に持っている情報がそのまま活用できれば、それに越したことはないです。
実際にその情報活用について、これからフォーカスしていきますね！

※前者の「マウスでテキストを選択できる」と表現しているPDFを「PDFデータ」として表記を統一させていただきます🙇

これからの表現について

「PDFデータ」であればこんなことが出来る！

Power Automate for desktopのメニューに注目👀✨

ITの力で何ができるのか、さっそく発見するには「RPAがうってつけ」です！ここでPower Automate for desktopのPDFメニューを見てみましょう。

Power Automate for desktop PDFセクション

  • PDFからテキストを抽出

  • PDFからテーブルを抽出する

  • PDFから画像を抽出します

  • 新しいPDFファイルへのPDFファイルページの抽出

  • PDFファイルを統合

詳細はlearnに譲ります。パット見ても便利な技が色々あります。
Pythonやプログラミング言語を使う場合でも、このようなアクション中心になりますね。

Pythonの場合は？🐍

昨日のnoteの記事「かーでぃさんのハジメの一歩会の宿題をPyScript（Python）とGoogle Apps Scriptの合わせ技でドヤ顔してみる」で紹介したみやさかしんや@Python/DX/エンジニア(@miyashin_prg)さんのサマリが完璧すぎるので、Twitter引用させていただきます🙇

「テキストの抽出」や「データテーブルの抽出」「画像の取得」などなど、効率化の種があります✨

早速これから検証してみましょう！
テキストの抽出をPower Automate for desktopとPythonで試してみますか。

テキストの抽出

参考にするファイルは公的な文書で。
国税庁「令和４年分　年末調整のしかた」　ページ3
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/gensen/nencho2022/pdf/02.pdf
でやってみます。

Power Automate for desktop

「ファイルダイアログで選択したPDFデータのテキストデータをテキストファイル(.txt)」にアウトプットするものです。

出戻りガツオの例
Display.SelectFileDialog.SelectFile Title: $'''PDFファイルを選択してください''' FileFilter: $'''*.pdf''' IsTopMost: True CheckIfFileExists: True SelectedFile=> SelectedFile ButtonPressed=> ButtonPressed
Pdf.ExtractTextFromPDF.ExtractText PDFFile: SelectedFile DetectLayout: False ExtractedText=> ExtractedPDFText
File.WriteText File: $'''C:\\PowerAutomate\\PDF\\result.txt''' TextToWrite: ExtractedPDFText AppendNewLine: True IfFileExists: File.IfFileExists.Overwrite Encoding: File.FileEncoding.DefaultEncoding
Display.ShowMessageDialog.ShowMessage Title: $'''Complete''' Message: $'''PDFからテキスト抽出が完了しました''' Icon: Display.Icon.Information Buttons: Display.Buttons.OK DefaultButton: Display.DefaultButton.Button1 IsTopMost: True ButtonPressed=> ButtonPressed2

出力先は「C:\\PowerAutomate\\PDF\\result.txt」です。別に隠すこともないので隠しませんでしたｗ

PDFデータを都度開き、テキストを選択、コピー&ペーストという作業。
大変じゃないですけど怠いです。しかもカーソル合わせづらかったりするので不快。

こういう活用ができれば、「ファイルの内容による命名規則に沿って自動リネームなど、中身を見てできますね」。
また「正規表現を使ってほしいデータだけ抽出し、Excelに転記する」など活用の道が見えてきます。

Python

様々なライブラリがありますが「pdfminer.six」を使います！

とりあえずPower Automate for desktopっぽい操作をコードで書きました。
標準インストールのライブラリではないため、インストールが必要です。

pip install pdfminer.six

それでPythonのコード🐍

from pdfminer.high_level import extract_text
from tkinter import filedialog
from tkinter import messagebox

def main():
    #%% filedialog
    typ = [('PDFファイル','*.pdf')] 
    dir = 'C:\\'
    pdf_path = filedialog.askopenfilename(filetypes = typ, initialdir = dir) 

    #%% PDF read
    pdf_text = extract_text(pdf_path)

    #%% output txt
    output_text = "C:\\Python\\pdfminer_six_demo\\result.txt"

    with open(output_text, 'w', encoding='UTF-8', newline='\n') as f:
        f.write(pdf_text)

    messagebox.showinfo('Complete', 'Complete PDF READ')
    return

if __name__ == "__main__":
    main()

ほかライブラリとの組み合わせで高速処理が可能！
ファイル数が多いと特に力を発揮します。大量にデータをさばくにはうってつけ！

しかしながらPower Automate for desktopなら作成時間3分ほど！
作成が手軽という点では本当に凄いです！
ドラッグアンドドロップの繰り返しですからね🐟✨

プログラミング言語とRPAは、ケースに合わせて選んでいくことが適切かもしれませんね。エディタ開いて書き始めるぞ！というのも少し体力がいるのでそれがないRPAは嬉しいです。

本日はここまで！
「画像の抽出」や「データテーブルの抽出」は、また別の日に！
いろいろ使いこなして業務効率化をしていきたいと思います！
お読みいただきありがとうございました！！

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最後に！！！

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