Microsoft Forms を使った民泊管理サービスの構築の仕方について

2024年12月9日 17:51

Microsoft のサービスである Forms を利用すると、いとも簡単にアンケートテンプレートが作成できます。
また、これを少し応用すれば、ゲスト管理サービスも作成することが可能です。
私が運営している民泊でもすでに導入済みで実績もある内容となります。

私の民泊を利用いただいている方には基本的に皆さんにアンケートをお送りさせていただき、次回宿泊予約いただいた際にはディスカウントをする運用をしております。

なぜ Microsoft Forms を使うのか

今現在、民泊を運営されている方の多くは Google Forms であったり、Airbnb のメッセージ機能で直接ゲストとやり取りをされている方もいるかと思います。

Google Forms でのゲスト管理は、フォームを簡単に作成し情報収集ができる便利なツールですが、データが個別のフォームに分散しやすく、一元管理が難しいという課題があります。
さらに、予約情報との連携がなく、データの確認や運用効率を上げるためには別途スプレッドシートや追加の管理作業が必要となります。

一方、Airbnbのメッセージ機能は予約と連携しており便利ではありますが、Airbnb 外の予約情報を統合するのが難しく、複数のチャネルを利用する場合には管理が煩雑になります。
さらに、やり取りの履歴をエクスポートして他のシステムと連携することが困難な点もデメリットと言えます。

これに対し、Microsoft Forms を活用すれば、ゲストからの情報収集を簡単に自動化でき、フォームで得たデータはすぐに Excel に統合され、Forms の画面から簡単な分析結果もすぐに確認ができ、管理と分析がかなり効率化されます。
データの一元管理や柔軟な自動化の観点から、Microsoft Forms は異なるチャネルを使った運営でも統合的かつ効率的な管理を実現します。そのため、Google Forms や Airbnb のメッセージ機能に比べて、より実務的で運用負荷が少ない選択肢と言えます。

Microsoft Forms を使う利点

Microsoft Forms を使うことで、民泊のゲスト管理を効率的に行えます。
チェックイン情報を事前に収集し、自動で Excel に出力させることで、データの整理や分析が容易になります。
事前に特別リクエストを受領して、それに備えるといった対応も可能です。

フォームの作成は直感的で、専門知識がなくても柔軟にカスタマイズ可能です。
また、多言語対応が簡単にできるため、外国人ゲストにもスムーズに対応できます。
さらに、収集したデータを活用するということも可能です。
例えば、清掃スケジュールや設備準備に活用することで、運営の質を向上させることができます。

他の予約チャネルからの情報も一元化できるため、Airbnb や Google ドキュメントよりも統合的な管理が可能です。
加えて、Power Automate と連携すれば通知やデータ処理を自動化でき、運用負荷をさらに軽減できます。（この辺りの連携は、また時間を見つけて解説したいと考えています）
民泊の規模や運営形態を問わず柔軟に対応できる点が、Microsoft Forms を選ぶ大きな理由です。

でも、実際に Microsoft のサービスを使ったことなく、どのようにすれば Forms を作成できるのかわからない！という人は、こちらの内容を参考いただくと、Forms を導入できるかと思いますので、ご参考いただければと思います。