「アレやっといて」 はもうやめちゃいましょう
今回は、どこの会社でもよくありそうな光景から、仕事のやり方を考えてみたいと思います。
タイトルにあるとおり「アレやっといて」。
どうでしょう、普段のコミュニケーションの中に結構ありそうなフレーズかと思います。
特に上司が部下に対して使うことの多いフレーズだと思いますが、この気軽なコミュニケーションが仕事の生産性を落としているかもしれないと思い、noteに書いてみようと思いました。
※写真：熊本のセミナーに向かうときの空港で、ふと「アレやっといて」ってなりそうだったので・・・
「アレやっといて」が持つ課題
では、どんな課題があるのでしょう。
少なくとも以下の4つの課題はありそうです。
1. そもそも忘れないか？
コミュニケーションの中で発生した依頼なので、他にも色々な仕事がある中で全ての依頼事項を覚えていられるかどうか。
結構大変だと思うんですよね。
依頼した人も、依頼された人も、全ての依頼を覚えておかないといけないって現実的に無理がありそうです。
2. アレのアウトプットイメージは？
これが一番大事だと思うのですが、「アレ」を依頼した人と「アレ」を依頼された人とで、アウトプットイメージがちゃんと合っているでしょうか。
ここが合ってないと、せっかく時間をかけてアウトプットしても、依頼主から「お願いしたアレは違うんだよなぁ」なんて言われてしまうことも。。。
3. アレの期限はいつなのか？
コミュニケーションで気軽に依頼できるだけに、期限が曖昧になったり、そもそも期限が設定されなかったりすること、よくありそうです。
これを依頼された人は、他の仕事もある中で「アレ」をいつやればいいのでしょうか。困ってしまいますね。
4. アレの進捗をどうやって確認するか？
期限が曖昧な「アレ」、依頼主はどう進捗を確認するかというと、、、
「そういえば、アレどうなってる？」
なんてことを思いついたように言われてしまう。これはきつい。
忘れてやってなかったということもあるでしょうし、逆にやっていたときは
「ちゃんとやりましたけど！」
なんて微妙な空気になることも。
仕事の依頼をコミュニケーションでやらない
これらの課題をクリアするために、コミュニケーションで仕事の依頼はなるべく避けた方がいいのではないかと思っています。
コミュニケーションはフローなので、どうしても流れていきますよね。依頼したことも、依頼されたことも、どんどんあらゆるフローコミュニケーションの中で流されていく。
ここでストックが大事になりますね。
Bizer teamはストックツールになりますので、依頼をタスク化してストックしておきます。
タスクに関係するコミュニケーションはもちろん発生するので、それはタスクのコメントにストック。
「アレ」を具体的な進め方に分解することでアウトプットイメージを合わせ、期限も明確になり、進捗も自然と共有されてしまうわけです。
実際に弊社で、セミナーのためにパンフレットを送付するときがありまして、私が佐藤にパンフレット送付依頼をしたときにはタスク化しました。
これで進捗も自然と共有されるので
「佐藤くん、パンフレット送った？」
って聞かなくて済みますね^^
ぜひ「アレやっといて」コミュニケーションをやめて、チームの生産性を上げてみてはいかがでしょうか。
あと、業務設計士の武内さんがコミュニケーションツールについてのnoteを書かれているのでこちらもぜひ。