【テンプレート付き】Notionの新機能で実現！カレンダーと連動するタスク管理
日本時間 2024/10/25、Notionの最新機能の発表及びリリースがされました。
発表された主な機能としては
Form: GoogleFormのようなアンケート作成や、DBへの情報追加が可能。外部公開も可能。
Layouts: NotionDBの詳細ページUIを柔軟に変更可能。カスタム絵文字の追加。
Automation: メール通知アクションが追加。また、変数の使用が可能に。
Marketplace: 有料テンプレートの掲載が簡易化。
Notion Mail: 近日公開予定のメールアプリ。メール対応のタスク化管理が可能に。
になります。
この記事では、オートメーションとボタンに追加された新要素「変数」を活用し、タスク管理と振り返りを効率的に行えるテンプレートを作成しました。
このテンプレートを使用することで、タスクの進捗状況や所要時間が自動的に記録され、週次や月次の振り返りがより簡単になります。
また、Notionカレンダーとの連携により、過去の実績を視覚的に確認でき、生産性の向上や時間管理の改善に役立ちます。
▼ オートメーションの新機能「変数」とは？
▽ オートメーション機能とボタン機能について
これらの機能の基本的な動作は以下の通りです：
トリガー：特定の条件が満たされたとき
アクション：設定した動作を実行します
オートメーション機能はデータベースで使用され、「ページの追加」や「プロパティの編集」などがトリガーとなります。
一方、ボタン機能はユーザーがボタンを押すことがトリガーとなります。
▽ 「変数」について
今回のアップデートで導入された「変数」機能により、アクションの結果を動的に設定できるようになりました。
これは、特定の条件や状況に応じて、自動的に値を変更したり更新したりすることが可能になったことを意味します。
また、これまでの設定できなかった値も反映できるようになり、Notionの使い方の幅がさらに広がりました。
データベースにおけるオートメーションで、このアップデートで最も恩恵を受けたプロパティの1つが「日付」プロパティになります。
以前は、Notionのオートメーションで日付を設定する際、「トリガーされた時間」「トリガーされた日付」「カスタム日付」の3つの選択肢しかありませんでした。
「変数」の導入により、Notionの数式を使って定義できるため、日付に関する様々な関数を活用できるようになりました。
例えば、特定の日付から1週間後や1ヶ月後を自動で設定したり、営業日換算でのn日後も可能となります。（※祝日までは考慮できません。）
▼ テンプレートの使い方
▽ 各エリアの説明
▼ Scheduleエリア：日付が設定されたタスク
▽ TODO：今日の日付が設定されたタスク一覧
▽TOMORROW：明日の日付が設定されたタスク一覧
▽CALENDAR：カレンダービューのタスク一覧
■ TODOビューをデフォルトとし、今日のタスクのみを集中して行う
■ TODOビューが全て完了になったら、INBOXの優先度の高いタスクを行う
▼ INBOXエリア：日付が設定されていないエリア
▽ 優先度【高】
▽ 優先度【低】
▽ 返信待ち：打ち合わせ日程の決定等返信待ちのタスク
■ タスクの優先度を設定し、優先度が高いものから日付を設定する
■ 短時間でできるタスクは、すぐに消化しチェックボタンを押す
▽ ステータスの変更方法：ボタンによるオートメーション
▼ 自動化された進捗状況記録
▽ 作業時間の記録
ボタンを押し、進行中→完了 とステータスを変更することで、作業時間を計測することができます。
以前のNotionでも、タスクの開始時間と終了時間を記録し、作業時間を計算することはできました。
▽ 変数を使い作業時間を日付プロパティに反映させる
最新のアップデートでは、オートメーション機能を使って、タスクの作業時間をカレンダーの日付プロパティに自動的に反映させることができるようになりました。設定は以下の通りとなります。
▼ Notionカレンダーと連携：タスクの可視化
▽ Notionカレンダーとタスク管理データベースの連携
▽ Notionカレンダーで作業時間を可視化
日付プロパティに作業時間の範囲を反映させることにより、Notionカレンダー上でタスクの作業時間を確認できるようになりました。
Notionデータベース上で作業時間の振り返りをするだけではなく、Notionカレンダーで時間を有効活用できたか確認することができます。
▽ テンプレートのリンク
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