異なるデータベースの自動連携で業務効率化！Notionの新機能「変数」活用法
前回の記事では、Notionの新機能「変数」を活用した日付プロパティへの作業時間の自動反映方法を紹介しました。
本記事では、異なるデータベース間で情報を自動連携する方法を詳しく解説します。
例として
日々の売り上げ記録を残すためのデータベース
月々の売り上げの総額を記録するためのデータベース
この2つのデータベースを、自動連携するためのオートメーションをご紹介します。
※オートメーションを自分で設定する場合は有料プランに加入する必要があります。無料プランの範囲内で設定する場合は、ボタン機能をご使用ください。
▼ リレーション機能でデータベースを連携する
▽ リレーション機能とは
データベース連携：異なるデータベース間の連携と情報共有を実現。
情報一元管理：複数のデータベースにまたがる情報を一箇所で管理。
自動更新：連携されたデータベース間で情報を自動的に同期。
柔軟な表示：他のデータベースの情報を直接参照可能。
効率的管理：データの重複を避け、一貫性を維持。
詳しい説明は割愛しますが、2つの異なるデータベースを連携させるためのプロパティをリレーションプロパティといいます。
▽ 売り上げを管理するためのデータベース
①日々の売り上げ記録を残すためのDB：Daily_売り上げ管理DB
②月々の売り上げの総額を記録するためのDB：Monthly_売り上げ管理DB
Dailyで入力した項目とMonthlyの該当する「YYYY年MM月」を連携することで、月々の売り上げを集計しています。
Monthlyにある「オートメーション用」と書いてあるテキストプロパティと、「オートメーション用pool値」と書いてある数式プロパティは、自動連携をするために必要なプロパティになります。
説明用に表示してありますが、もし普段使う際は非表示で構いません。
▼ オートメーション機能：トリガーとアクションの設定
▽ 設定するデータベースとトリガーの種類
今回は、「Daily_売り上げ管理DB」にオートメーションを設定します。
トリガーは「ページを追加」を選択します。
▽ 変数を定義する
「Monthly_売り上げ管理DB」は、全てページのタイトルを「YYYY年MM月」というタイトルに設定してあります。
この共通の特性を利用して、Dailyに追加したページと連携をします。
Dailyにページを追加したときの時間には、「YYYY/MM/DD」という「Monthly_売り上げ管理DB」のタイトルと共通する情報があります。
タイトル「YYYY年MM月」と、ページを追加した時間「YYYY/MM/DD」のYYYYとMMが一致するとき、ページが連携する
この条件式をオートメーションに組み込み、自動連携を実現します。
まずページを追加した時間をタイトル「YYYY年MM月」と、型を揃えるために変数を定義します。
ページを追加した時間が、2024/10/26（時間省略）の場合
変数によって「2024年10月」というテキストに変換することができます。
▽ 変数の値をMonthlyに反映させる
次に、Monthlyにある「オートメーション用」と書いてあるテキストプロパティに変数の値を反映させるアクションを追加します。
アクションの種類は「ページを編集」で、「Monthly_売り上げ管理DB」を選択し次の画像のように設定します。
このオートメーションが動作すると、Monthlyのプロパティには次の画像のような結果が反映されます。
「オートメーション用pool値」というプロパティは、タイトルと変数が反映されたプロパティのテキストが一致するとき、trueを返す関数が組まれています。
そのため、ページを追加した時間に該当する「2024年10月」に☑がつきます。
▽ trueを返したページと追加したページを連携する
オートメーションの続きとなります。
追加したいページ（trueを返したページ）を特定できたので、そのページにトリガーページ（Dailyで追加したページ）を連携します。
フィルターをかけることで、trueを返したページにのみ、トリガーページを追加できます。
▽オートメーション用のプロパティをクリアにする
最後に変数を反映させたプロパティをクリアにするオートメーションを組みます。
このオートメーションを組まないと、次回Monthlyで売り上げを追加した際に、意図していない連携が自動的にされてしまう可能性があります。
▽ 完成したページ
こちらが完成したページになります。
複製できるようになっておりますので、参考にしてください。
▼ まとめ
▽ 今回作成したオートメーションについて
新機能「変数」を活用したデータベースの連携方法でした。
今回はMonthlyのタイトルが「YYYY年MM月」という共通の特性があったことにより実現できました。
全てのデータベースで自動連携が可能になるわけではありませんが、今回使った発想を応用することで、これまで実現できなかった自動化が可能になると思います。
▽ 今後期待すること
おそらくNotionをある程度使っている方なら、「変数でフィルターをかけられるようになればいいのに…」と考えたはずです。
変数をテキストプロパティに反映させ、pool値を返すプロパティを作る必要がなくなるからです。
オートメーション機能は、今回のアップデートでアクションの部分は強化されましたが、トリガーの部分は設定の幅がまだ狭いと感じております。
毎週のようにアップデートがされるNotionですので、今後の進化に期待しています！！！
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