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NotionをAIで進化させる！Relay.appで実現する次世代ワークフロー

HaYo｜Notion

Notionは汎用性とカスタマイズ性に優れ、多くのユーザーに愛されているツールです。Notion AIの登場で文章生成や要約機能が加わり、さらに使いやすくなりました。

しかし、Notionを真の業務効率化ツールとして活用するには、まだ足りない要素があります。その要素を補うのが「Relay.app」です。Relay.appは、NotionとAIをシームレスに連携させ、Notion AI単体では実現できない、より高度で実用的なワークフロー自動化を可能にします。

本記事では、データベース内のページに対するAI処理とタスク分解という2つの強力な活用法に焦点を当て、Notion AIと比較しながらRelay.appの真価を解説します。


▼ Notion AIの限界とRelay.appの可能性

Notion AIは、Notionページ内のテキストに対して要約、翻訳、文章生成などのAI処理を行える便利な機能を提供しています。ただし、Notionデータベース内の個々のページに対しては、これらの機能を十分に活用できていないのが現状です。

▽ Notion AIの限界：データベースアイテムの「生成」が課題

Notion AIは、データベース内の個々のページに対しても、ある程度のAI処理を行うことができます。しかし、その機能は主に既存ページの内容編集に限られます。既存のデータベースアイテムに基づいて、新しいデータベースアイテムを自動的に生成することは、Notion AI単体では不可能です。

この「データベースアイテムの生成」という課題を解決し、Notionの真価を引き出すのがRelay.appなのです。

▽ Relay.appがもたらすソリューション：AIによるデータベースの動的拡張

一方、Relay.appは、Notionデータベース内の個々のページを「データベースアイテム」として扱い、それぞれに対して個別にAI処理を適用できます。さらに、AIを使って既存のデータベースアイテムから新しいデータベースアイテムを自動的に生成することができます。

▽ タスク分解：Notion AIにはできない強力な活用法

今回Relay.appの強みを活かし作成したのが「タスク分解システム」です。Notionデータベース内のタスクページをAIが自動的に解析し、具体的なサブタスクに分解できます。これはNotion AI単体にはない、Relay.app独自の強みとなっています。


▼ Relay.appによるタスク分解：詳細解説と具体例

つばささんのセミナーからタスク分解の手法を学び、本システムに取り入れています。非常に有益なセミナーですので、ぜひ皆様もご確認ください。

▽ タスク分解の重要性：曖昧なタスクを明確化

「北海道旅行の計画を立てる」のような大きなタスクは、一見シンプルに見えても、実際には多くの細かいステップで構成されています。
これらのステップを明確化し、具体的な行動に落とし込むことが、タスク管理の肝要です。
しかし、この「タスク分解」の作業は、意外と時間と労力がかかります。

▽ Relay.appによるタスク分解の仕組み：AIがタスクを自動解析

Relay.appで作成したタスク分解システム

Relay.appは、AIを活用してこのタスク分解を自動化します。具体的には、以下のような流れでタスクを分解します。

  1. トリガー: Notionのタスク管理データベースにあるアイテムのボタンプロパティをクリックする（Webhookを活用）

  2. アクション (AI): Relay.appがタスクページのタイトルをAIで解析。例えば「北海道旅行の計画を立てる」というタスクを読み込みます。

  3. アクション (AI): AIがタスクをより具体的なタスクに分解。例えば、「宿泊先を調べる」「航空会社を選択する」「観光スポットをリストアップする」「予算を計算する」などのタスクを分解・生成します。
    タスクリストは2分以内にできるタスクと、その他タスクでまとめます。

  4. アクション (Notion): Relay.appが、生成されたタスクをそれぞれ新しいデータベースアイテムとして、Notionのタスク管理データベースに追加します。リストごとにTagをつけ、2分以内にできるタスクについては日付を今日に設定します。

タスク分解のプロンプトは以下の通りです。

タスク分解アシスタント

あなたは、タスクを分解し、整理するアシスタントです。ユーザーが入力したタスクを分析し、行動可能なタスクに分解してください。

入力：

ユーザーが「タスク名」として入力したテキスト

出力：

2分以内で完了できるタスク:
2分以内で完了できるタスクをリスト形式で出力してください。
**タスク名に行動を統合し、より具体的かつ簡潔に記述してください。**
その他のタスク:
2分以上かかるタスクをリスト形式で出力してください。
**タスク名に行動を統合し、より具体的かつ簡潔に記述してください。**

例：

ユーザー入力:  旅行の計画を立てる

出力:

2分以内で完了できるタスク
旅行の目的を「温泉とグルメ」のように決める
旅行で行きたい場所を3つ挙げる（例：ハワイ、沖縄、北海道）
旅行の予算を大まかに決める（例：10万円）

その他のタスク
インターネットやガイドブックで、行きたい場所、アクセス、ホテル、グルメ情報を調べる
カレンダー、イベント情報、移動時間、予算を考慮し、旅行の具体的な日程・ルート、交通手段を決める
旅行で利用する航空券や電車、ホテルを予約する。必要ならレンタカーやレストランも予約する

注意:

タスクの数は、ユーザーの入力内容に応じて、見やすい量に調整してください。

▽ 具体例：「北海道旅行の計画を立てる」をRelay.appで分解

「北海道旅行の計画を立てる」というタスクを例に、Relay.appによるタスク分解の具体例を見てみましょう。

2分以内で完了できるタスク

  • 北海道旅行の目的を「温泉とグルメ」のように決める

  • 北海道旅行で行きたい場所を3つ挙げる（例：札幌、函館、富良野）

  • 北海道旅行の予算を大まかに決める（例：10万円）

  • 北海道旅行の時期と日数を決める（例：9月、3泊4日）

  • 北海道旅行に一緒に行く人をリストアップする

その他のタスク

  • インターネットやガイドブックで、行きたい場所、アクセス、ホテル、グルメ情報を調べる

  • カレンダー、イベント情報、移動時間、予算を考慮し、北海道旅行の具体的な日程・ルート、交通手段を決める

  • 北海道旅行で利用する航空券やJR、ホテルを予約する。必要ならレンタカーやレストランも予約する

  • 北海道の天候やアクティビティに合わせた持ち物、医薬品、旅行用品をリストアップする

  • 北海道旅行の予算を項目別（交通費、宿泊費、食費等）に決め、時間単位のスケジュール表を作る

  • 持ち物リストを元に荷造りをする。旅行で使うお金を準備する。緊急連絡先を確認する。お土産リストを作成する。北海道旅行で役立つアプリをダウンロードする。同行者と最終確認をする

このように、Relay.appのタスク分解機能は、大きなタスクを2分以内で完了できる小さなタスクと、より時間のかかる詳細なタスクに分類します。さらに、それぞれのタスクを必要に応じて細分化できる柔軟性を持ち、効率的なタスク管理を実現します。

上記の北海道旅行の例では、初期計画から実行までの具体的なステップを明確に示し、旅行計画を確実に実行できるようサポートします。


▼ Notion AIとRelay.appの比較：データベースアイテムへの対応が鍵

ここでは、Notion AIとRelay.appの機能を、データベースアイテムへの対応という観点から比較してみましょう。特に、新しいデータベースアイテムの生成能力に焦点を当てて解説します。

▽ データベースアイテムへのAI処理：Notion AIの限界

Notion AIは、ページ内のテキストブロックに対しては強力なAI機能を提供します。また、データベース内の既存ページに対しても、そのコンテンツやプロパティに基づいて要約や翻訳などの処理を行うことが可能です。 例えば、会議議事録データベース内の各議事録ページに対して、AIに要約を生成させ、それを新しいプロパティとして追加することができます。

しかし、Notion AIは、既存のデータベースアイテムに基づいて、新しいデータベースアイテムを自動的に生成することはできません。 これが、Notion AIの大きな限界であり、Relay.appとの決定的な違いです。

▽ データベースアイテムの自動生成：Relay.appの真価

「北海道旅行の計画を立てる」というタスクを例に、Notion AIとRelay.appの機能差をさらに明確にしましょう。

  • Notion AIの場合:

    • 「北海道旅行の計画を立てる」というタスクページに対して、AIを使って旅行の概要を生成したり、関連情報を追記したりすることはできます。

    • しかし、「宿泊先を調べる」「航空会社を選択する」といったサブタスクを、新しいデータベースアイテムとして自動的に生成することはできません。 手動でサブタスクページを作成し、情報を入力する必要があります。

  • Relay.appの場合:

    • 「北海道旅行の計画を立てる」というタスクページをAIが解析し、「宿泊先を調べる」「航空会社を選択する」といったサブタスクを、それぞれ新しいデータベースアイテム（ページ）として自動的に生成します。

つまり、Notion AIは既存の情報の「加工」は得意ですが、新しい情報の「生成」、特にデータベースアイテムの生成は不得意です。 一方、Relay.appは、AIの力で新しいデータベースアイテムを生成することで、Notionのデータベースを動的に拡張し、より高度なタスク管理や情報管理を可能にします。


▼ Relay.appで実現する次世代のタスク管理

Relay.appによるタスク分解は、Notionのタスク管理機能を飛躍的に向上させます。

▽ 明確なタスク定義：実行可能性の向上

Relay.appによって分解されたサブタスクは、具体的で明確な行動指針となります。これにより、タスクの実行可能性が高まり、プロジェクトの遅延や停滞を防ぐことができます。

▽ 効率的な進捗管理：細分化されたタスクの可視化

タスクが細分化されることで、進捗状況をより詳細に把握できるようになります。Notionのデータベース機能を活用すれば、各サブタスクのステータス、担当者、期限などを一目で確認できます。

▽ チームコラボレーションの強化：タスクの明確化による認識の統一

タスクが明確に定義され、サブタスクに分解されることで、チームメンバー間の認識のズレを防ぎ、スムーズなコラボレーションを実現できます。

▽ 柔軟なタスク調整：変化への迅速な対応

プロジェクトの進行中に、タスクの変更や追加が必要になることはよくあります。Relay.appを使えば、AIによるタスクの再分解や、手動でのサブタスク追加などを柔軟に行うことができ、変化に迅速に対応できます。


▼ まとめ：NotionをAIで真に進化させるRelay.app

Notion AIは、Notionの利便性を向上させる強力な機能です。しかし、データベース内の個々のページに対するAI処理や、タスク分解といった高度な自動化においては、Relay.appが圧倒的に優れています。

▽ Relay.appを活用するメリット

  • 曖昧なタスクを明確化し、実行可能性を高める

  • タスクの進捗状況を詳細に把握し、プロジェクト管理を効率化する

  • チームメンバー間の認識を統一し、コラボレーションを強化する

  • 変化に柔軟に対応し、継続的な改善を実現する

Notionを単なる情報管理ツールから、AIを搭載した真のビジネスプラットフォームへと進化させたいと考えているなら、Relay.appは最適な選択肢です。

▽ 次回予告

次回は、Relay.appのセットアップから実践的な活用方法まで、より具体的な手順を解説します。また、今回触れることができなかったAIプロンプトのカスタマイズやワークフローの自動化など、さらに進んだ機能についても詳しく紹介していきます。ぜひお楽しみに！

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