Pマーク取得のメリット・デメリットを分かりやすく解説！信頼構築とビジネス促進の一手

freedoor株式会社

2024年2月20日 03:48

freedoor株式会社(https://freedoor.co.jp/)の佐々木です！
弊社はISOのコンサルティングを業界最安値で提供している会社になります。

1．Pマークとは？

Pマークは、プライバシーマークの略で、特に大切な情報を持っている会社やお店が、お客さんの情報をしっかり守っていることを示すマークです。

取得するためには、日本のルールに合ったしっかりした情報の守り方を決めて、それを実際に行っているかを審査する必要があります。

Pマークを保持すると、お客様が安心してその会社やお店でお買い物やサービスを受けることができます。

万が一情報漏洩が起きた場合も、すぐに対応できるように対策ができているため、トラブルをすぐに解決することができます。

2．Pマークの取得が多い主な業種

Pマークの取得が多い主な業種は、個人情報を扱う事業者やサービスプロバイダーが中心です。

Pマークの取得が多い主な業種は以下の通りです。

通信・情報サービス業者

小売業者

金融機関

医療機関

教育機関

ITサービス業者

人材サービス業者

健康・美容関連業者

Pマークの取得はあらゆる業種で推進されていますが、特に個人情報を取り扱っているBtoCの事業者は、Pマークを取得し、個人情報保護方針などを掲げておくことで消費者の信頼を得ることに結びつきます。

個人向けの各種サービス提供業者や通販などで販売を行う小売業者など、なんらかの個人情報を取得する業種であれば、幅広くPマークの取得がおすすめです。

3．Pマーク認証取得のメリット

Pマーク認証取得のメリットは以下の通りです。

メリット1: 信頼性の向上:
Pマークの取得により、事業者の信頼性が増します。
これは、一般消費者にとって安心感をもたらす重要な要素となります。

メリット2: 消費者の理解:
一般の消費者はPマークの認証に関する詳細な条件を理解していないことが一般的です　　が、サービスや商品の申し込みや購入時にPマークが掲げられていると、「安心できる」　「信頼できる業者だ」という印象が生まれます。

メリット3: 販促への効果:
Pマークを取得している業者は、取得していない業者に比べて、申し込みや購入などの販　促活動において有利な影響があり、消費者にとっての選択肢としてポジティブな印象を与　えます。

これらのメリットにより、Pマークの取得は企業や事業者にとって重要で、顧客との信頼関係を築く上で有益な要素となります。

4．Pマーク認証取得のデメリット

Pマークの認証を取得するには、単に書類を揃えて申請すれば良いのではありません。

形式的な条件を満たすのでは足りず、実際に個人情報を保護するための体制を構築し、スタッフ教育などもなされていることを、審査機関による書類審査と訪問による現地調査によって認めてもらわなくてはなりません。

そのため、体制づくりや従業員研修などの手間や時間、コストがかかるのがデメリットです。

初回のコストとして申請料、審査料、付与登録料がかかり、事業規模によって料金は異なりますが、合計すると数十万円単位になります。

また、一度取得しても有効期間は2年しかなく、その後更新していかなくてはなりません。

更新の度に要件を満たすともに、更新時にも申請料、審査料、付与登録料がかかります。

5．Pマーク認証取得に必要なこと

Pマーク認証取得ができるのは、国内に活動拠点を持つ事業者で、業種の制限などはありません。

なお、医療法人や学校法人などについては一部例外があります。

申請にあたっては、「個人情報保護マネジメントシステム—要求事項（JIS Q 15001）」にもとづく「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針（構築・運用指針）」に準拠した、個人情報保護マネジメントシステム（PMS）を定めなくてはなりません。

また、PMSを実施可能な体制を整備し、かつ個人情報の適切な取り扱いを実施していることも求められます。

申請にあたっては、PMSにもとづいた計画の作成（Plan）、実施（Do）、点検・評価（Check）、改善（Action）のPDCAサイクルを、少なくとも1回以上実行していなくてはなりません。

体制を構築しただけでは申請できず、実際に行っていることが必要です。

なお、PMSの運営体制として、社会保険・労働保険に加入した正社員、もしくは監査役以外の登記上の役員である従業者が2名以上いることが必要です。

PMSを構築するためには、個人情報保護管理者と個人情報保護監査責任者を設置する必要があるため、少なくとも2名のスタッフが必要だからです。

6．Pマーク認証取得の流れ

Pマーク認証取得の流れを解説します。

①PMSを作成し、その運用ができる体制を構築する
さらに、PMSにもとづき、1年間運用した業務記録や研修記録を作成しましょう。

②Pマークの申請書類を作成する
申請がなされると申請料の請求書が届くので、指定の口座に速やかに振り込みましょう。

振り込みが確認されると、申請書類に不備がないかの形式審査と業種や規模の判断が実施されます。

申請が受理されると、受理した旨と業種・規模に関する書面が届くので確認をしましょう。

③文章審査を行う
次に文書審査が行われます。

個人情報保護マネジメントシステム（PMS）文書の内部規程や様式がPマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針に適合しているかの審査が実施されま　　す。

④現地審査を行う
文書審査をクリアすると、現地審査のために審査員が訪問してくるので、実際に運用できていることをしっかり見てもらうことが大切です。

現地審査では事業者の代表へのトップインタビュー、申請担当者や個人情報保護管理者、個人情報監査責任者などに対する実際のPMSの運用状況確認、従業者の教育や内部監査　などのPMS運用状況などの確認がなされます。

また、個人情報を実際に取り扱っている執務室や作業場など、実際の現場で安全管理措置がなされているかチェックされます。

現地調査を終えると、審査員がPMS運用の確認点や改善点などの説明がありますので、　説明をしっかり聞きましょう。

指摘事項があった場合、現地審査後に指摘事項文書が送付されます。

⑤に指摘事項文書を参考に改善報告書を作成する
指摘事項文書に記載の日付から3ヶ月以内に、改善報告書を改善のエビデンスを添えて提出しなくてはなりません。

なお、現地審査終了後、審査料をはじめ、現地審査に必要になった交通費や宿泊費が請求されます。

※審査料と現地審査にかかった費用の振り込みがない間は、審査を進めてもらえないことがあるので、速やかに振り込みを行いましょう。

文書審査と現地審査の結果、指摘事項があった場合には改善のエビデンスを確認のうえ、審査機関の審査会でPマーク付与適格性の有無の決定が行われます。

決定結果の通知文書が届きますが、付与適格決定通知を受けても、それだけでPマーク認証取得にはならないので注意しましょう。

付与機関とPマーク付与契約を締結することで、初めてPマーク認証取得したことになります。

7．Pマーク認証取得代行を利用するメリット

Pマーク認証取得のためには、PMSの作成および、個人情報を保護し、安全に管理するための体制づくり、実際の運用が必要となります。

いかに日本産業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」に準拠した「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針」を読み込んでも、実際に何をどうしていけばい良いか悩む事業者も多いのではないでしょうか。

どのような体制づくりや措置をすれば良いのかは、業種や事業内容、個人情報の取り扱い方によっても異なります。

専門知識がないと、なかなか難しいことが少なくありません。

そこで、Pマーク認証取得代行を利用し、サポートを受けるのも一つの方法です。

代行といっても、申請書類の作成などを行う形式的なサポート業者ではなく、申請前の体制づくりからサポートしてくれるコンサルティングができる業者を選びましょう。

事業者の実態に合わせたPMSの作成、体制づくり、従業員教育、審査に受かるためのサポートなどを受けることで、より手間なく、スムーズに審査に合格することが期待できます。

8．まとめ

Pマークを取得することで、個人情報の保護を徹底している事業者であることをアピールでき、販促などにつなげることが可能です。

Pマークの認証取得には、PMSの作成、体制づくり、実際に運用していることを認めてもらわないといけません。

しっかりと体制を構築して実行していかないと認証が受けられないため、コンサルティングやサポートができるPマーク認証取得代行を利用するのがおすすめです。

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■この記事の監修者
freedoor株式会社（フリードア株式会社）ISO担当
ISOコンサル会社に２年間勤めた後、freedoor株式会社でISOコンサルティング事業の立ち上げ。現在ISO審査員としても従事

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