小規模ホテル運営を効率化するホテルシステムの7つの機能！選ぶ際のポイントも解説
「ホテルシステムを導入すると具体的に何ができるか知りたい」
「小規模でもホテルシステムを導入するメリットが知りたい」
「宿泊予約を効率化させて業務時間にゆとりを持たせたい」
小規模ホテル運営は、限られたリソースの中で効率的な運営を行うことが求められます。ホテルシステムを導入することで業務効率化や収益性の向上を実現できるため、多くのオーナーに利用されています。予約・客室・売上管理など、業務効率を向上するための助けとなるでしょう。
この記事では、ホテルシステムの機能や、メリット・デメリット、選ぶ際の重要なポイントを解説します。効率的なホテル運営を目指すオーナーに役立つ内容なので、ぜひ最後までお読みください。
ホテルシステムとは宿泊施設の運営情報を一元管理するシステム
ホテルシステムとは予約管理や顧客管理に加えて、会計・経理業務などホテル運営に関わる業務を効率化、自動化できるシステムです。
PMS（プロパティ マネジメント システム）とも呼ばれています。業務を一元管理することで、ホテル運営が円滑に行えるようになるでしょう。
ホテルシステムは、自社でサーバーを管理する「オンプレミス型」と、インターネットを介してサーバーにアクセスする「クラウド型」の２つのタイプがあります。
初期費用が高額になりやすく、ハードウェアを設置する必要があるオンプレミス型に対し、クラウド型は初期費用が安く、サーバーの保全やバージョンアップをシステム提供会社に任せられるメリットがあります。
小規模ホテル運営を効率化するホテルシステムの7つの機能
ホテル運営において、予約の受付からチェックイン・アウト、決済などさまざまな業務を管理する必要があります。ここでは、ホテルシステムの主な機能を7つ紹介します。
1. 予約の受付・管理
Webで受け付けた予約状況を管理する機能です。予約カレンダーを埋め込むことで、空室状況をリアルタイムで反映できる機能もあります。紙やExcelによる手動での管理体制だと入力ミスのリスクがあります。
そこでホテルシステムを活用することにより、人的ミスを防ぎフロント業務を効率化できます。
2. 顧客管理
宿泊者・予約者の情報を自動登録できる機能です。自社サイトや宿泊予約サイトと連携しておくと、リアルタイムで予約状況が反映されるため、ダブルブッキングを防止できます。
3. 客室管理
宿泊プランの作成と管理、シーズンに応じた料金設定ができます。ゲストが泊まる部屋が「滞在中」「空室」「清掃中」などと表示できるため、客室状況を把握するのに便利です。
4. 売上管理
POSシステム(注1)と連携して売上の登録やチェックアウトの処理、レシート発行ができる機能です。事前決済やクレジットカード、電子マネーに対応できるシステムもあります。ホテル全体の売上をすぐに確認でき、財務レポートを作成できます。
※注1：商品やサービスが販売された情報を管理、集計、分析するシステム
5. サイトコントローラー連携
サイトコントローラーとは、複数の宿泊予約サイトと施設のHPの予約システムを一元管理するツールです。サイトコントローラーと連携させることで、自社HPからの直接予約とOTAからの予約を一元管理できます。
サイトコントローラーのBeds24には、予約者への通知メールや決済を自動化できる機能が搭載されています。ホテル運営に必要な備品の在庫管理や宿泊金額の調整などを自動で行い、複雑な管理業務をサポートします。
6. 会員機能
予約画面で会員登録を促したり、会員情報を管理したりできる機能です。会員専用プランや会員ポイントなどを管理し、以下のような機能も活用できます。
顧客の誕生日登録
記念日の登録
メルマガ配信
会員機能を活用することで、顧客満足度の向上やリピーター獲得に繋がります。
7. フロント支援業務
チェックイン・チェックアウト、部屋別の伝票の入力などを自動化・効率化する機能です。「滞在」「空室」「清掃中」などの客室ステータスを一目で把握できるため、フロント業務の効率化に役立ちます。ほかにも、ゲストごとの注意事項を記録することで、顧客満足度を向上できます。
小規模ホテルでホテルシステムを導入する4つのメリット
ホテルシステムの導入によって、現在抱えているフロント業務の課題解決に繋がる多くのメリットが受けられます。ここでは、ホテルシステムの導入による主なメリットを4つ解説します。
1. 業務の効率化
予約やフロント業務を自動化・効率化し、チェックイン・チェックアウト業務をスムーズにします。省力化により、人件費の削減にもつながるでしょう。OTAと連携することで24時間予約を受け付けられ、予約機会を増やして集客率を向上できます。
2. 手数料がかからない
OTAに頼らず自社HPに直接予約できるようになるため、手数料がかからず収益性を向上できます。OTAの手数料は宿泊料金の20％を超える場合もあるため、手数料がかからない点は最大のメリットです。
3. 人的ミスの防止
手動の管理だと、ダブルブッキングや顧客情報の記入ミス、部屋割りのミスなどが発生しやすいです。ホテルシステムを導入することで、リアルタイムで客室状況を管理できるため、効率的なフロント業務が行えます。
4. マーケティング強化
ホテルシステムは宿泊した顧客の性別や国籍、年齢などのデータを活用することで、マーケティングに活かせます。顧客の好みや宿泊履歴を分析して、個別に最適化されたプロモーションやサービスを提供できるでしょう。
たとえば顧客の誕生日や記念日にはお祝いのメッセージやシャンパンなどのプレゼントを贈ったり、顧客が宿泊した部屋のタイプを分析して前回と同じ部屋を提案したり、顧客満足度を上げるサービスを提案できます。
広告のフォーマットや構成に制限があるOTAよりも、自社HPの方がダイレクトにホテルの魅力を伝えられるため、宣伝効果が高いでしょう。
小規模施設でホテルシステムを導入する際の4つの注意点
ホテルシステムの導入には多くのメリットがある一方、ホテルシステムを活用して収益性や業務効率を最大化させるには、事前に押さえておくべき注意点があります。
注意点を理解して事前に対策を講じることで、システム導入の効果を最大化できます。小規模ホテルでホテルシステムを導入する際の注意点を4つ紹介します。
1. 導入コストがかかる
ホテルシステムの導入には、初期費用とランニングコストがかかります。小・中規模のホテルの場合では、初期費用は0～数十万円、月額費用は3万円前後が目安です。
客室が少ないホテルであれば、客室に応じて料金が変わるホテルシステムを選びましょう。
初期費用を抑えるために「月額料金がかからないフリープランから運用を始める」など、予算内で適切なホテルシステムを選ぶことが大切です。
2. キャンセル率が上がる
ホテルシステムを導入すると、24時間365日予約の受付をボタン1つで気軽にキャンセルできます。
そのため、キャンセル率が上がってしまう恐れがあります。キャンセル料を設定するなど、キャンセルポリシーの内容を具体的に明記したり、予約忘れを防ぐためにリマインダー機能を活用したりするなどの工夫が必要です。
3. パソコン操作が必須
ホテルシステムの利用にはパソコン操作が必須です。売上管理や顧客管理などホテルシステムの機能は多岐にわたるため、基本的な操作に慣れるまでに一定の時間がかかります。
ホテルの運営にあわせて機能を変更できるカスタマイズ性能の高さ、シンプルでわかりやすいデザインのホテルシステムを選ぶと、従業員の教育の効率を高められるでしょう。
4. オーバースペックになる
ホテルシステムにはさまざまな機能があり、小規模ホテルには機能が多すぎて使いこなせない場合があります。
たとえば団体予約を管理する機能や、大人数の宴会を手際よく進めるための料理管理機能などは、大規模ホテル向きの機能です。
小規模ホテルでは「売上管理」「予約管理」「客室管理」など、最低限の機能を持ったシンプルでコストパフォーマンスの良いシステムを選ぶとよいでしょう。
小規模施設でホテルシステムを選ぶ際の7つのポイント
ホテルシステムを導入して効率的なホテル運営を行うためには、セキュリティ対策やサイトコントローラーとの連携がしやすいホテルシステムを選びましょう。
ここでは小規模ホテルがホテルシステムを選ぶ際のポイントを7つ解説します。
1. サイトコントローラーに対応している
OTAや自社サイトなど、複数の宿泊予約サイトを管理するためには、既存のサイトコントローラーと連携できるシステムを選ぶ必要があります。
Beds24はホテルシステムとサイトコントローラーが一体化しており、オールインワンで利用できます。初期費用が無料で契約期間の縛りがないため、ホテルシステムの導入を検討している方は、ぜひ一度お試しください。
Beds24のご案内はこちら
2. 操作性がよい
ホテルシステムを使用する従業員にとって、画面が見やすく直感的で使いやすいシステムを選ぶとよいでしょう。以下のようなポイントに注目して選ぶのがおすすめです。
柔軟なカスタマイズ性能
見た目がシンプル
機能の統合性
予約画面が分かりづらいと、ホテルシステムを使いこなせず業務効率が低下してしまいます。
3. セキュリティ対策されている
ホテルシステムの情報の中には、顧客の個人情報やクレジットカード情報が入っており、情報漏れが起こると企業の信頼は失墜します。
なりすましメールやフィッシング詐欺被害にあわないよう、サイバーセキュリティに対策しているホテルシステムを選びましょう。たとえばBeds24では「フィッシングバスター」というなりすましメールを検知する独自のシステムを導入しています。
4. 宿泊施設の規模にあったシステムである
宿泊施設は「100室以上のホテルや旅館がある大規模施設」「100室以下の旅館や民泊、ペンション、ゲストハウスなどがある中小規模施設」「出張者向けのビジネスホテル」など多様な形態があります。
中小規模向け、大規模向け、出張者向けといったホテルシステムごとに異なるサービスや設備を提供しているため、自社のホテルに適したシステムを選ぶ必要があります。同時に小規模ホテルの場合では必要以上に多機能なシステムを選ぶことは避け、できるだけシンプルな機能の製品を選ぶとよいでしょう。
5. 外部機器と連携できる
ホテルシステムと外部機器の連携で業務効率を大きく左右します。以下の外部機器との連携ができるかどうか、事前に確認しておくのがおすすめです。
チェックイン・アウト業務
自動精算機
スマートキー
ホテル運営に必要な外部機器と連携し、自社のホテルにあわせたオペレーションができるか確認しましょう。
6. クラウド型である
ホテルシステムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類あります。オンプレミス型は、自社でサーバーを設置して運用するタイプのシステムで、高いカスタマイズ性と独自の機能を実現しやすいというメリットがありますが、費用が高額になります。
クラウド型は、インターネットを介して外部サーバーにアクセスし、利用するタイプのシステムで手軽さと効率性がメリットで費用もオンプレミス型に比べると安価です。小規模ホテルであれば、クラウド型で十分運用できます。
7. 口コミを確認する
ホテルシステムを選ぶ際は、他ユーザーの口コミや評判を参考にするのがおすすめです。口コミは、実際にそのホテルシステムを使用したユーザーの体験を反映しています。システムの使用感や操作性、サポート体制の質など、公式サイトや製品説明では得られない具体的な情報が多く得られます。
口コミの確認方法には、X（旧名：Twitter）などのSNSやCapterra（キャプテラ）などのレビュー比較プラットフォームがあります。
参考までにBeds24の評判や口コミを確認してみてください。
まとめ
小規模ホテル運営を行う中でホテルシステムの導入は、業務を効率化し、収益性を高めるために欠かせません。宿泊施設の規模にあったシステムや操作性、導入コストなどを事前に把握して選ぶことで、ホテルシステムを最大限活用できるでしょう。
Beds24ではホテル運営に必要なホテルシステム、予約エンジン、サイトコントローラーを標準搭載しています。Beds24の評判や口コミも確認して比較したうえで、ぜひ一度お試しください。