ゲストへの返信作業はPCとGmailで一元管理：複数スタッフで返信作業を分担する方法
複数施設、複数OTAのメッセージを効率的に管理できていますか？
複数スタッフで返信作業を一元管理するには、PCとGmailがオススメです。
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PCとGmailで返信作業を一元管理
PCとGmail（ブラウザ）で、以下のように返信作業を管理しましょう。
一元管理の方法
【分担】
施設ごとに担当分け
時間帯ごとなどで、リーダーを決める
【返信方法】
GmailをPCのブラウザで開く
AirbnbやBooking.comは別タブの管理画面から返信
楽天トラベルやじゃらんは、Gmailで直接返信
※Gmail直接返信はBeds24ユーザーのみ可能
【返信状況の判断】
未読＝返信していない
既読＝返信対応中
アーカイブ（非表示にする）＝返信済み
一元管理のメリット
上記の方法には、以下のメリットがあります。
誰がどのメールを返信すべきか、一目瞭然
返信が重複するミスが起きない
誤って別担当のメールを開いても、未読に戻せる
同じウィンドウ内で作業が完結する
スマホでは一元管理できない
複数のスタッフが各々のスマホを使い、OTAアプリで返信作業を行うと、
①施設Aの担当が、誤って施設Bの新着メッセージを開封
②OTAアプリは開封したメッセージを未読に戻すことができない
③施設Bの担当がメッセージを見落とし、返信が漏れる
といったトラブルが発生する可能性があります。
また、OTAアプリは返信漏れがないか確認しにくいのも難点です。
前述のPCとGmailの方法であれば、返信漏れの有無は一目で判断できます。
以下に、PCとGmailで効率的に管理するための土台作りを解説します。
Gmailでラベルを自動振り分け
こちらの方法で、ラベルが自動振り分けされるように設定しましょう。
どの施設のゲストからの連絡か
どのOTAのゲストからの連絡か
が可視化され、誰がどのメールに返信すべきかを一目で判断できます。
また、前述のように、OTAによって、
記載されたリンクから管理画面にアクセスして返信
Gmailから直接返信
のように返信方法が異なります。
ラベルにより、メールを開いてから返信方法を判断する必要はありません。
ユーザー辞書とテンプレを用意
こちらの方法で、入力作業を時短しましょう。
筆者が試した結果、返信にかかる時間は1/6に短縮されました。
最後に
返信作業は、PCとGmailで効率的に管理しましょう。
スマホではできない、時短と効率化が実現します。