リネンの在庫管理｜Googleフォームとスプレッドシートでトラブルなく効率的に行う
民泊のリネンの在庫管理、みなさんはどう行なっていますか？
エクセルで在庫管理を行なっている宿の方から、
エクセルに慣れていない清掃スタッフは少なくない
入力に時間がかかったり、セルの数式が消されたり、問題が多い
問題が起こり、発注のタイミングを逃すこともしばしば
というお話を伺いました。
今回の記事では、上記の問題を解消するノウハウを解説していきます。
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Googleフォーム×スプレッドシートでトラブル回避
Googleフォームとスプレッドシートで、リネンの在庫管理を行いましょう。
Googleフォームは誰もが使いやすいデザインです。
エクセルの操作に慣れていない人でも、簡単に在庫数の入力ができます。
清掃スタッフからGoogleフォームで回答されたリネンの在庫数は、
管理者だけが見ることができるスプレッドシートに反映されます。
計算式が消されてしまうようなトラブルは発生しません。
リネンの在庫管理の流れ
①清掃後、清掃スタッフがリネンの在庫数をGoogleフォームから回答
②管理者に通知が届く
③管理者はスプレッドシートで在庫数を確認する
④在庫数が赤く表示されていたら、発注する
以下にサンプルのフォームとシートを用意しました。
よろしければ、試しにお使いください。
各種設定方法
1.Googleフォームを作る
①Googleフォームをひらく
②新しいフォームを作成
③フォームのタイトルと説明を入力
④『記述式』の質問を必要な分追加する
⑤回答時に、管理者へ通知が送られるように設定
※回答タブのメニューボタンから選択
2.スプレッドシートに紐付け
①回答タブで、『スプレッドシートにリンク』をクリック
②『作成』をクリック
3.発注点を下回ったら赤くなるように設定
※この設定が難しく感じられたら、この機能は設定せずでも大丈夫です。セルが赤くならないだけで、機能に支障はありません。
①列をすべて選択 > 右クリック > 条件付き書式
②〇〇以下で赤くなるように設定して『完了』
※項目ごとに同じ作業を行う
※在庫数を赤くする設定が難しければこの②は設定不要
4.フォームを共有
以下のURLをコピーし、清掃スタッフに送りましょう。
なお、Beds24では上記URLを清掃スタッフに自動送信することができます。
設定をご希望の場合は、メールサポートにご依頼ください。
最後に
リネンの在庫管理はGoogleフォーム×スプレッドシートがオススメです。
エクセルが苦手な清掃スタッフでも気軽に在庫を報告することができます。