【クレーム対策】メールにキャンセルポリシーを記載
今回は、メールにキャンセルポリシーを記載する方法の解説です。
みなさまは、OTAや自社HPに、キャンセルポリシーを記載していますよね。
記載しているにも関わらず、
「どこに書いてあるかわかりにくい」
といったクレームが入ることはないでしょうか。
メールにもキャンセルポリシーを記載し、トラブルを回避しましょう。
以下に、Beds24で設定可能な2つの方法を解説します。
1.予約確認メールにキャンセル料発生日を自動反映
具体的なキャンセル料の発生日を、自動でメールに反映させる方法です。
Beds24の変数*を利用して設定します。
*変数について、詳しくはこちら。
設定ページは、設定 > ゲスト管理 > 確認メッセージです。
以下をコピーしてご利用ください。
●2日前（[FIRSTNIGHT:-2days]）23:59まで
キャンセル料：無料
●前日（[FIRSTNIGHT:-1day]）00:00〜23:59
キャンセル料：宿泊代金の50%
●当日（[FIRSTNIGHT]）00:00以降
キャンセル料：宿泊代金の100%
●連絡なしのキャンセル
キャンセル料：宿泊代金の100%
※宿のキャンセルポリシーに合わせて日数を変更してください。
2.予約確認メールにキャンセルポリシーをコピペ
単純に、メールのテンプレにキャンセルポリシーをコピペする方法です。
前述の方法と同じく、以下のページで設定します。
ただし、この方法はゲストにとってわかりやすい表記とは言えません。
キャンセル料が発生する日付は、ゲストが計算する必要があるためです。
（例）
3日前からキャンセル料100％
チェックイン日：1月5日
上記を確認したゲストは、以下の計算をする必要があります。
1月5日 − 3日 ＝ 1月2日がキャンセル料金発生日
メールに正しく反映されているか確認する方法
設定 > ゲスト管理 > 確認メッセージ > シュミレーター
既存予約の予約番号を入力し、『リフレッシュする』を押します。
下にスクロールすると、『Body』枠に文章が反映されます。
※この作業でメールが送られることはありません。
設定がうまくいかない場合は、メールサポートにお問い合わせください。
最後に
キャンセルポリシーはメールにも記載しましょう。
クレームを回避する効果が期待できます。