デート直前の上司からの進捗確認!必要なのはフェルミ推定だった!〜回答作成②〜
これまでのあらすじ
ゆみちゃんとのデートに向けて定時ダッシュしようとしたら、進捗確認で呼び止められたベースさん。上司を納得させて、5分以内にデートに行くには、以下項目を説明するべきと考えました。
・タスクの現状と完了状態のギャップ
・ギャップを埋めるためのタスクの進め方
・リスクと対策
・最終的な完了予定日と次のチェックポイント
今回はこれらの要素を含めた回答の方針を立てます。
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回答作成
回答作成は以下のステップで進めていきます。
①上司が本当に知りたいことの考察
②5分の時間の使い方の戦略策定
③具体的な回答作成
①上司が本当に知りたいことの考察
先に4つの要素を上司に納得させると言いましたが、制限時間は5分しかありません。特に上司が知りたいことを厚めに話すべきです。
そもそも上司は何が知りたくて声をかけたのでしょうか?
状況から考えて、4要素のへの興味を想定しました。
・タスクの現状と完了状態のギャップ:✖️
会議から30分しか経っておらず、進捗がないことくらいわかってるはず
・ギャップを埋めるためのタスクの進め方:○
進め方が決まらないと、月曜からタスクが進まず遅延の可能性があるため、心配して聞いてきた
・リスクと対策:○
上司の中で遅延または品質低下リスクを感じており、心配して聞いてきた
・最終的な完了予定日と次のチェックポイント:✖️
30分前の会議で全部共有して終えている(はず)
「タスクの進め方」と「リスクと対策」のどちらをより知りたいかは不明です。話しながら探る必要があります。
②5分の時間の使い方の戦略策定
次に、時間の使い方を考えます。
進捗確認の時間は、大雑把に以下の式で決まります。
(「こちらが話す平均時間」+「上司が話す平均時間」)
×「やり取りの回数」
時間短縮には「やり取りの回数」を減らすのが重要だとわかります。
「やり取りの回数」は、「話す要素を減らす」か、「わかりやすく話す」ことで減らせます。「わかりやすく話す」は一旦は置いといて、今回は「話す要素を減らす」戦略を立てます。
重要度の低い要素は極力話さないのは当たり前として、「タスクの進め方」「リスクと対策」も、できれば片方だけの回答で終えたいです。
ベースさんは、以下の戦略を立てました。
1)まずは「タスクの進め方」を回答する
2)上司から「リスクと対策」の質問が出なければ、終了
3)上司から「リスクと対策」の質問が出たら、上司自身にリスクと対策を話させる
「タスクの進め方」は上司が興味を持つ要素な上、「リスクと対策」を話すのに必要な要素です。必ず話す必要があります。
一方、「リスクと対策」への上司の興味は、質問の有無で判断します。
質問なければ興味なしです。すぐにデートに向かいましょう。
質問が出た場合、上司自身にリスクを話してもらいます。質問した時点で上司がリスクを感じているはず。こちらが意見をいうと、フィードバックが始まり、やり取りが増えてしまいます。初めからうまく誘導し、上司に話してもらいましょう。
長くなってきたので、具体的な回答は次回作成します。
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