デート直前の上司からの進捗確認！必要なのはフェルミ推定だった！〜回答作成②〜

これまでのあらすじ

ゆみちゃんとのデートに向けて定時ダッシュしようとしたら、進捗確認で呼び止められたベースさん。上司を納得させて、5分以内にデートに行くには、以下項目を説明するべきと考えました。

・タスクの現状と完了状態のギャップ
・ギャップを埋めるためのタスクの進め方
・リスクと対策
・最終的な完了予定日と次のチェックポイント

今回はこれらの要素を含めた回答の方針を立てます。

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回答作成

回答作成は以下のステップで進めていきます。

①上司が本当に知りたいことの考察
②5分の時間の使い方の戦略策定
③具体的な回答作成

①上司が本当に知りたいことの考察

先に4つの要素を上司に納得させると言いましたが、制限時間は5分しかありません。特に上司が知りたいことを厚めに話すべきです。

そもそも上司は何が知りたくて声をかけたのでしょうか？

状況から考えて、4要素のへの興味を想定しました。

・タスクの現状と完了状態のギャップ：✖️
会議から30分しか経っておらず、進捗がないことくらいわかってるはず

・ギャップを埋めるためのタスクの進め方：○
進め方が決まらないと、月曜からタスクが進まず遅延の可能性があるため、心配して聞いてきた

・リスクと対策：○
上司の中で遅延または品質低下リスクを感じており、心配して聞いてきた

・最終的な完了予定日と次のチェックポイント：✖️
30分前の会議で全部共有して終えている（はず）

「タスクの進め方」と「リスクと対策」のどちらをより知りたいかは不明です。話しながら探る必要があります。

②5分の時間の使い方の戦略策定

次に、時間の使い方を考えます。

進捗確認の時間は、大雑把に以下の式で決まります。

（「こちらが話す平均時間」＋「上司が話す平均時間」）
×「やり取りの回数」

時間短縮には「やり取りの回数」を減らすのが重要だとわかります。

「やり取りの回数」は、「話す要素を減らす」か、「わかりやすく話す」ことで減らせます。「わかりやすく話す」は一旦は置いといて、今回は「話す要素を減らす」戦略を立てます。

重要度の低い要素は極力話さないのは当たり前として、「タスクの進め方」「リスクと対策」も、できれば片方だけの回答で終えたいです。

ベースさんは、以下の戦略を立てました。

1）まずは「タスクの進め方」を回答する

2）上司から「リスクと対策」の質問が出なければ、終了

3）上司から「リスクと対策」の質問が出たら、上司自身にリスクと対策を話させる

「タスクの進め方」は上司が興味を持つ要素な上、「リスクと対策」を話すのに必要な要素です。必ず話す必要があります。

一方、「リスクと対策」への上司の興味は、質問の有無で判断します。

質問なければ興味なしです。すぐにデートに向かいましょう。

質問が出た場合、上司自身にリスクを話してもらいます。質問した時点で上司がリスクを感じているはず。こちらが意見をいうと、フィードバックが始まり、やり取りが増えてしまいます。初めからうまく誘導し、上司に話してもらいましょう。

長くなってきたので、具体的な回答は次回作成します。

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