メール管理方法

メール返すのってダルいですよね。

ついつい後回しにしてそのまま忘れてしまった、そんな経験は誰にでもあるのではないでしょうか。

（A）メールを返そうとする意思エネルギー

（B）メールを返すまでのハードル（返信に必要なエネルギー）

（A）>（B）であれば返信しますし、 （A）<（B）であればサボります。

ちゃんとメールを返すようになるための手段は（A）を上げるか、（B）を下げるかの2択です。

ゴミみたいな管理方法をしていても責任感がすごく強い人、つまり（A）が大きい人はちゃんとメールを返しています。（A）を上げる方法は体系化するのが難しいので、（B）を下げる方法をこのnoteでは提案します。

メールを返すまでのフロー

メールを返すまでのフローは以下3挙動です。
①メールフォルダを開く
②返すべきメールを見つける
③メールを書いて送る

これらのハードルを下げれば、（B）が下がります。

①、②、③の順に考えてみましょう。

「①メールフォルダを開く」のハードルを下げる

メールフォルダを開く回数=メールを確認しようと思う回数×実際に確認する確率

【メールを確認しようと思う回数を上げる方法】
・習慣化しましょう。
・通知設定を見直しましょう。

【実際に確認する確率を上げる方法】
・メール管理サービスを全ての利用端末にインストールしましょう。
・全ての端末からワンクリック、ワンタップで受信箱を開けるようにしましょう。
・複数アカウント持っている場合は全てログインしましょう。

「②返すべきメールを見つける」のハードルを下げる

方法は以下２通りです。
・届くメールの数をへらす。
・届いたメールの中から返すべきメールを見つけやすくする。

【届くメールの数をへらす方法】
・広告メールを届かないように設定しましょう。
・余計なCCはつけないように頼みましょう。

【届いたメールの中から返すべきメールを見つけやすくする方法】
アーカイブ機能を使いましょう。対応が不要なメール、対応済なメールは全てアーカイブしましょう。

メールのアーカイブまたはミュート - パソコン - Gmail ヘルプ

「③メールを書いて送る」のハードルを下げる

書く、送るの2挙動です。「送る」は1クリックで終わるのでハードルとしてはかなり低いです。「書く」をなるべく楽にしましょう。

メールはa)送り先b)件名c)本文d)署名の4つで構成されます。

【a)送り先】
間違ってもベタ打ちはしないようにしましょう。時間がかかりますし、いつかやらかします。
・連絡先に登録
・コピペ

【b)件名】
テンプレを探しましょう。テンプレを作りましょう。

【c)本文】
テンプレを探しましょう。テンプレを作りましょう。

【d)署名】
複数パターン登録しておきましょう。

最後に

いろいろ書きましたが、「アーカイブ」が一番効果あります。

是非やってみてください。