電話を掛けてくる人は非効率？効率的な電話と非効率なケース

2022年9月23日 00:25

今日は仕事とそれ以外と、電話に時間を取られてしまったことが続きました。

職場の事務部門へ学童に提出するための証明書やiDeCo関連の書類の記載を

事業主として対応してほしくて、社内のシステムで対応してくれる部署を調べて送付しました。

業務ではほとんど使わない携帯電話に久しぶりに着信がありました。

要件は私が事業主として書類を記載してほしくて、依頼書と原本を送付した件でした。

もぞもぞしていて要件が分かり辛かったのですが、送付先のビルが違ったとのこと、

自分のいる場所にはハンコがなく、○○というビルにハンコがあること。

そこに転送になるので、次回から○○というハンコのあるビルに送付して欲しいとのことでした。

私たちは社内のシステムで必要な手続きの手順を確認して、手続きをしていること。

印刷した申請書を確認しながら、送付先住所を記載して郵送したこと。

もし送付先が誤っているなら、口頭で訂正するのではなく、社内システムの情報を修正し、

正しい住所の申請書をアップロードいただきたいことをお伝えしました。

学生さんのような話し方で、社会人経験の少ない感じなのかな・・。

サクッと話せばすぐに終わることですが、初めの説明が長くて、かなり電話に時間を取られました。

会社の事務のオペレーション系は業務委託で外部に出していると思うのですが、なんとも言えない対応・・。

社内であれば、メールやメッセージを送ってくれる方が多いのですが、

こういう方は確認したい要点をまとめることも苦手で、メール作成が難しのかなと思いました。

こちらも確認事項だったのですぐに終わると思ったのですが、結果30分くらいかかりました。

転職活動中の件で、私の職歴や業務内容、個人事業主のこと等についてでした。

何度も説明しましたが、自分がサラリーマンで個人事業主をやったことがないし、

社会保険加入ルールもわからなかったのだと思います。

過去にも説明していましたが、頭の中で整理できないようでした。

メールでのやり取りであれば早いと思いながらも、

社内メールでのやり取りは、履歴が残るので極力避けたいご様子だったので対応しました。

ほかにも、セールスの電話も多いです。

うっかりとってしまったら、すぐに「忙しいので・・」とお伝えして切りますが、

電話する件数とか決まっているのか、頻繁に着信があります。

固定電話が早々になくしましたが、もはや電話は子供関連だけで、

(学校も手紙等の配布物関連をアプリにするとか言っていますが)

十分のような気がした1日でした。

＊下記のサイトでおすすめ書籍等をご紹介しています。

いいなと思ったら応援しよう！