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【学習塾経営】保護者への報告方法は何が正解か？

朝倉智明@塾開業サポート

こんにちは！
アクシビジョンの朝倉です。

本日は保護者への報告方法について書きたいなと思います。下記のようなツイートをしたら思いのほか反応をいただけましたので、その内容に触れたいと思います。
※まだまだフォロワーが少ないですので、ぜひフォローお願いいたします。

忙しい保護者に対応することを意識

アクシブアカデミーではツイートでも書いてるように、保護者への報告はLINEが基本です。保護者面談などは希望されたら実施しますが、希望されない場合はありません。入学時にお会いしてから、卒業まで合わないという保護者さんもいらっしゃいます。

高校生の保護者様はほとんどが働かれておりますし、フルタイムで働かれているという方も多いです。そのような方々に保護者面談に来てもらったり、定期的な電話をしたりなどは忙しいからLINEでのやり取りの方がいいだろうと思い、LINEでのやり取りをベースに行っています。

保護者面談や電話などは教室長にも負担になるということもあるので、できる限りLINEでやり取りするようにしています。LINEなら10分15分で終わることが、面談や電話なら30分1時間とかかったりするので、生産性向上にも役立っていると思います。

月１回のLINEのやり取りで十分伝わる

当塾では各教室に公式LINEを取得して、体験開始時に保護者様に登録してもらっています。体験中からLINEのやり取りをして、LINEのやり取りが普通という環境を作っています。

アクシブでは月間戦略会議という社員のプロコーチ・学生トレーナー・生徒の３者で会議をするということをやっていますので、その際に学習状況などをコーチが確認して、そこから１ヶ月の指導方針をトレーナー・生徒に伝えています。

この月間戦略会議で確認したこと、伝えたこと保護者様にLINEで伝えることで、生徒の状況と今後についてをお伝えできるので月１回でも十分伝わり、むしろ細かくフォローしてくれているという印象を持っていただけています。

もちろん、何か質問がある際はLINEでいつでも相談は受け付けております。

保護者面談をしなければならない理由

ツイッターでのやり取りでもあったのですが、保護者面談をする理由が保護者様に生徒の様子を伝えるといことだけではなく、季節講習のコマの提案をするために実施しているというのもあるようです。

アクシブでは夏期講習や冬期講習などで追加でコマを購入してもらっていません。あえてその時期に集中させる必要はなく、必要な時に足りなければチケットを購入してもらい、適切なタイミングで使うようにしていますので、夏期講習だから＋10万円＋20万円みたいなものはないです。そのため、我々は保護者面談をあまりしなくてもいいという感覚なんだなーと思いました。

学生講師が書いた授業報告書は必要なのか？

アクシブでは学生講師が書いた授業報告書は保護者には提出しておりません。コーチと学生トレーナーがやり取りするための報告書はGoogleスプレッドシートであるのですが、保護者様には送っていません。

報告書は日々指導状況を確認して、コーチが指示するためのものとしていますので、保護者様に見てもらいにくいものになっています。

コーチが毎月しっかり確認する会議を行っているので、１回１回の授業の状況などは不要と思っておりまして、送らないようにしています。

生徒数が50人までぐらいの状況だから毎月LINEを送れる

アクシブアカデミーは大学受験専門塾ということもあり、受験学年だと1年通塾すると100万〜140万円ぐらいかかります。そのため、一般的な個別指導塾などよりも高単価で、生徒数が少なくとも経営が成り立つようにはなっています。

多くても1人のコーチが担当するのは40〜50人ぐらいなので、毎月LINEを送るなどもなんとかこなせます。

これが100人150人といて、小学生〜高校生まで幅広いターゲットでやられている個別指導塾では毎月何かしらの報告をするのが難しいというのがあるのかなと思います。

だから、「我々は手厚いですね」と言っていただけるのかなとも思います。手厚い分費用はいただいているので、当たり前という感じです。

単純に毎月LINEを送るぞーってなったとしてもなかなかやりきれないので、生徒数が多い塾さんなどはお気をつけください。

まとめ

保護者様への報告は何が正解かもわかりません。今はアプリやシステムなどで簡単に講師の報告書を作るなどもあるようですが、我々はプロコーチがしっかり生徒の状況を把握して、それを一人ひとりの保護者様に送っていくということをしています。

ここにはマニュアルやフォーマットはありません。管理職がチェックして、日々指導している感じになります。

コーチの色が出れば出るほど良いものになるかなとは思うので、大変ですが1件1件しっかり送ってもらうことを意識しています。

LINEがいい
面談がいい
電話がいい

これは保護者様にもよるところではあるので、我々はLINEが基本ですと最初に伝えて、毎月面談してほしいと思われている方は物足りないと思いそれをやられている塾さんに行かれているなという感じはします。

サービスを明確化して選んでもらえればいいかなと思っています。我々としては月１回LINEでやり取りできれば、保護者様の納得はしっかり得られるなという実感があります！

今回はこの辺で
次回もお楽しみに〜

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