Slack導入でためになるnote

これからSlackを導入しようとする方や、今導入しているけどチャンネルがわかりづらい、同じ内容のメッセージがいろんなチャンネルで投稿されているなどなどのルールがない状態になっている担当者の方に参考になれれば嬉しなと思い、私がSlackを導入する際のTIPSをまとめました。

Slackとは

SlackとはSlack Technologies Incが提供しているコミュニケーションツールです。テレワークが進む中、社員とのコミュニケーションツールは非常に重要なツールとなっています。
Slackの他に有名なツールとしては、chatwork、LINE WORKSなどがあります。

Slackの良いところ・他サービスとの違い

スレッド機能
他のコミュニケーションツールではLINEのように１画面内でメッセージが流れていく形となりますが、salckにはスレッドという機能があり、１つの話題を１つのスレッド内で会話を積み上げて続けることができます。
スレッドの利点は、複数の話題を１つのチャンネル内で話す際に見やすいということです。スレッドがないと話が続いている状態で別の話題をコメントしようとすると話を遮る形でコメントするしかないですが、スレッドがあれば、そのスレッド内で１つの話題に関するコメントを投稿できるので投げる方も見る方も見やすいのです。

他社サービスとの連携の多さ
slackではAPIを開放しているため、他社も連携機能を充実させています。
私が知る限りで連携しているサービスは、Googleドライブ、Dropbox、JIRA、Trello、Github、Googleカレンダー、Twitter、salesforce、などなど有名どころのサービスはほぼ連携していますね！

オープンチャンネル
他のコミュニケーションツールではグループという概念があると思いますが、Slackではチャンネルという呼び方になります。こちらのチャンネルについては鍵付きとオープンなチャンネルかを設定できます。
よく他社のツールを利用していて思っていたのが「自分が参加していないグループの情報がわからない」「そもそも参加していないとどんなグループがあるのかわからない」という内容でした。
よくありませんか？「え？そこで話が進んでたの？そんなグループ知らないそ・・・」って。。。
Slackでは自分が参加していないチャンネルでも一覧に表示されますし、Joinしていなくてもそのチャンネル内の会話が閲覧できるようになっています。

ＴＩＰＳ その１ チャンネル設計

私がお手伝いをさせて頂いている企業でコミュニケーションツール、Slackに招待してまず思うのが「チャンネル見辛い・・・」という点です。
パッとみてどのようなチャンネルがあり、そのチャンネルでどのような内容のメッセージがやりとりされているのか。どのような思想・設計で作成されているのか。が非常にわかりづらいのです。
そこで私がSlack導入をする際の簡易的なチャンネル設計・ルールをご紹介致します。

前提
今回、記載するチャンネルは100名以下の規模の企業をターゲットに記載しています。100名以上いる組織の場合は、状況によりワークスペースの分割などを検討してもよいかなと思います。

チャンネル設計は役割・組織単位で作成、その後業務で分ける
以下はイメージです。

チャンネル名を作成するときに是非おすすめなのが、頭に番号を振ることです。チャンネル名昇順で並べたときに上から順に綺麗に表示されるようにするためです。

その後、組織で大枠ができたら、業務でチャンネルを分けて行きます。

↑画像は見やすいようにインデントなどを入れていますが、Slackのチャンネルを一覧で表示させると上から、組織・業務の流れがぱっと見、把握でき、どんな内容の話のチャンネルかがわかりやすいです。

またここで重要なのが最初からチャンネルを作成しすぎないことです。
チャンネルは後からでも増やせますので、１チャンネルで複数の業務の内容が入り乱れ混乱するようになれば、分割していく運用をおすすめします。

ＴＩＰＳ その２ 運用ルールを決めましょう！

Slackはかなりカジュアルなコミュニケーションができるツールだと思っています。またそうあることで、無駄な挨拶や非効率なやりとりをしなくて済みます。
私が実際にSlack構築後に招待したメンバーに案内するルールを紹介します！

・アイコンは顔写真推奨でどうしても嫌であれば、好きなキャラクターにしてください
・「OK」「了解」などの確認コメントは基本、リアクションスタンプ推奨です
・続く会話はスレッドでお願いします
・長いコメントはスレッド化してスレッド内で投稿すると見やすいです
・チャンネルの目的にあったコメントでお願いします
・全体に呼びかけるときは @channelより@hereでお願いします
・文字の装飾をして見やすさにこだわりましょう
　参考：　https://mseeeen.msen.jp/slack-text-decoration/
・長いコメントはスレッド化してスレッド内で投稿すると見やすいです
・業務に関する内容はできるだけチャンネルで行いましょう
（DMだと関連するメンバーに共有されず、もったいない）

これを新メンバーが参加した際、または定期的に全体チャンネルに投稿しておりました。また浸透するまではルール違反がいたら、都度指摘して直してもらっていました。大体２ヶ月くらいでみなさん慣れてきて、ルールを守ってくるようになりました。
とくに確認コメントについては、わざわざメンションつけてコメントもらうと通知が飛ぶのでスタンプにしてもらうと思い出したときにリアクションついてるか確認できるので相当気楽ですよね

ＴＩＰＳ その３　勤怠・作業報告ルール

コロナの影響でテレワークが進む中で、重要なのが勤怠連絡と作業報告かと思いますが、こちらもSlackに専用チャンネルを作成すると良いです。
こちらも私が導入する際に設定する運用ルールを公開します。

勤怠報告
XXXXX_勤怠報告 などというチャンネルを作成して、以下のタイミングでコメントを入れてもらうようにしています。

・業務開始　・・・・　「開始します」
・業務終了　・・・・　「終了します」
・休憩　　　・・・・　「休憩します」
・15分以上の離席・・　「XX分くらい離席します」
・業務再開　・・・・　「再開します」

特にテレワークなどリモートでメンバー同士が作業する場合は、いるのかいないのかわからないとやりづらい状況となるので、都度上記のようなコメントを入れてもらっています。

作業報告
こちらも毎朝、または業務終了時に本日の作業報告として以下の内容を投稿してもらっています。

・昨日やったこと
・今日の作業内容
・業務上での困っていること
・連絡、共有事項など

投稿する際にはgeekbotというツールを利用することで、指定された指定メンバーに指定の質問を投げることで上記のフォーマット内容で報告が指定のチャンネルに投稿されるので便利です！
Geekbotに関してはこちらのサイトがわかりやすく参考になります。

以上です。また思い出したり新しいTIPSなどがあれば随時更新していきたいと思います！もしこんな便利な運用もあるよ！という方がいらっしゃいましたらコメント頂けると嬉しいです！