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Notionのタスク管理に期限アラートをさくっと実装【コピペ用あり】

yama

最近、Notionにのめり込んでるデザイナーです。
この記事ではNotionのタスク管理に一手間加えて「あ、このタスク昨日までだった！」なんてことを防ぐアラート機能をさくっと実装する方法をご紹介します。

ちなみに今回実装したいものは↓のもの。
「アラート」の列のように期限まで残り何日か。期限が過ぎれば何日経過してるかを自動で表示してくれます。

必要なプロパティはこちらの３つ。

  1. ステータス

  2. 日付

  3. 関数

タスク管理なのでステータスと日付を使ってる方も多いでしょう。
なので、今回詳しく説明するのは「関数」プロパティを使う部分です。

「アラート」を実装していきましょう

すでにNotionでタスク管理をされてる方は③「関数」プロパティの設定まで読み飛ばしていただいて大丈夫です！
それではさくっと追加していきましょう。

①「ステータス」プロパティの設定

プロパティを新規追加し種類を「ステータス」にします。
このときデフォルトで「Not started」「In progress」「Done」の３つのステータスが設定されていますが、今回はわかりやすいように日本語に変更しておきます。
とりあえず「未着手」「進行中」「完了」としますが、「完了」については今後の動作にも関わってきますので必ず変更しましょう。

②「日付」プロパティの設定

続いて種類が「日付」のプロパティを新規追加します。
プロパティ名はわかりやすいように「期限」としておきましょう。

③「関数」プロパティの設定

この記事の肝です。種類が「関数」のプロパティを新規追加します。
続いて関数の「編集」をクリックします。

新しく表示された枠に「数式を入力してください」とあるので、今回あらかじめご用意しておいた関数をコピペで貼り付けてください。

↓この関数をコピペ

if(empty(prop("期限")), "期限が未設定です", if(prop("ステータス") == "完了", "", if(dateBetween(prop("期限"), now(), "hours") + 24 > 0, if(dateBetween(prop("期限"), now(), "days") < 3, concat("🔥残り" + format(dateBetween(prop("期限"), now(), "days") + 1) + "日"), ""), concat("🚨期限を過ぎてます【" + format(toNumber(dateBetween(prop("期限"), now(), "days")) * -1) + "日経過】"))))
このとき、既存のタスク管理にアラートを追加しようとしている方は「ステータス」と「期限」のプロパティ名にご注意ください。
既存のプロパティ名に書き換えて使ってもらうのがわかりやすいと思います。

はい。これであなたのタスク管理に↓のようなアラートが追加されたと思います。

ここから先は、少し細かいこのアラートの仕様のお話。

「アラート」の仕様

アラートが表示される条件

  1. 期限に設定した日が３日後に迫るとアラートが表示されます
    →「🔥残り○日」

  2. 期限に設定した日を過ぎると経過日数が表示されます
    →「🚨期限を過ぎてます【○日経過】」

  3. 期限が設定されていないと表示されます
    →「期限が未設定です」

アラートが表示されない条件

  1. 期限に設定した日の３日前までは表示されません

  2. ステータスが「完了」になってるタスクは表示されません

さいごに

いかがでしたでしょうか？
さくっとアラート機能を実装できたんじゃないかなと思います。
関数をあれこれすればかゆいところに手が届くのがNotionのいいところですよね。
この記事の影響で、世界から未消化のまま放置されるタスクが一つでも減ればいいなと思います。
それではまた。

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