職場改善チームで語れば楽しくなる!
こんにちは、私は食品スーパーマーケットで事務の仕事をしながら、只今デジタル勉強中です。
PCは使ってきたけど、「プログラミングなんて自分が遣るものでは無い」
と思っていました。
キッカケは直感です。
「あっ！やってみたい」と思ったのが始まりでした。
苦心の末の完成品は当然、初心者レベルものです。
それでも、実際に完成すると、嬉しくて、周りに伝えたくなって、共感してもらえるとまた嬉しくて、の繰り返しで楽しく続てけています。
何か勉強中のデジタルで、職場に役立てることはないかと考えてみました。
職場の仲間と職場改善について話てみました。
私が働いている事務所は、店長を含めて５名です。
今回、私主導で初めて「職場改善案検討ミーティング」を開きました。
参加いただいたのは、事務所２名の方です。
一人目は私と隣の席で、一緒に仕事をしている良き相談相手の同僚と、もう一人は頼れる副店長です。
ミーティングで問題点と改善案の確認
サービスカウンターでのレジ操作や対応に迷いによる、お客さまの負担を無くしたい
適正在庫を把握して誰でも簡単に発注できる。
店舗の従業員数が多いので、本社からの連絡や実行の確認にはいつも苦労している。
カート回収、お買い物カゴ回収、リサイクル品の回収をタイムリーにしたい。
上記の１・２は私からの改善案二人に聞いてもらい感想を頂きました。
３・４はミーティングよって二人から出た改善案です。
この中の１・２・３についての改善案を記事にしてみました。
宜しかったら、最後までお付き合い下さい。
１.簡単に検索できるサービスカウンターのレジ操作マニュアル
通常のレジ操作であれば、マニュアル見ることもなく操作できます。
大体はレジの画面にそって、操作できるようになっています。
しかし、偶にしか発生しないレジ操作だと、何から入ればいいか直ぐに解らないことがあります。
特に私の様に普段は違う業務をしていて、サービスカウンターは時々入るだけのだと、忘れてしまっている事もあります。
「あれっ！これどうやったっけ？」
という事はよくあります。
レジマニュアルのページめくっても、直ぐに見つけられません。
結果、お客様をお待たせして、ご迷惑をかけてしまいます。
詳細な状況の確認
when : 普段はあまり無いレジ操作をする時
where : カウンターで
who ：時々サービスカウンターに入る人
what ：レジ登録に迷うことがある
why : 偶にしか起きないレジ操作のため方法を忘れている
How : レジマニュアルを、レジ操作しながらでも検索できる。
スマホ画面で簡単にを検索できる。
マニュアル全ての必要は無い、ヒントだけでもいい
必要なのは、どの操作をするのかが分かればいいと言うことです。
（最初に開く画面や、必要に応じて入力するコード等）
レジ操作マニュアルを細分化させ
[ したい操作 ]を投げかけて[ 必要な操作法 ]を返してくれるアプリがあると良いと思いました。
現状考えられる使用ツール
・Dify
・Excel, Word
ミィーティングの後では、これは是非使ってみたいという言葉をいただきました。
今後発展させて実際に作成する時には、レジの方の意見を参考にしたいと思います。
２.備品の使用量を把握して適正発注数を出す
備品は各部署で毎週発注をしてます。
担当者であれは、一週間の使用数を把握しています。
発注者不在の時に誰かが代わって、悩むことなく発注できるようにしておくことも必要。
発注担当者でも、偶ににか発注しない人でも必要発注数迷わずにがわかるシステム。
詳細な状況の確認
when : 毎週
where : 備品庫
who : 備品発注者
what : 備品を発注する
why : 担当者不在時でも発注が出来るようにする
how : 常時必要な備品の適正在庫に対して在庫数の入力で必要発注数が見える。
スマホやタブレットで在庫を見ながら入力できる。
現状考えられる使用ツール
・AppSheet
・Google スプレッドシート
適正在庫の数値化は必要だが
備品発注は必要数を把握している担当者がやった方が、無駄な発注が無いと思います。反面、担当者の負担を考えると他の人でも発注できた方がいいと思います。
どちらが良いのか、他の部門の方の意見を参考にしたいと思います。
３.出勤したら自分のToDoリストが確認できる
社内連絡は毎日更新されています。
その中で全従業員に関わることも、毎月幾つかあります。
店では、期限までに全員が実行できたか確認する必要があります。
連絡ボードを使っても、忘れてしまう人も必ず何人かいます。
皆が自分宛のToDoリストを簡単に確認できる方法はないでしょうか？
出勤スキャンしたら画面に「〇〇さん◻️◻️の提出日です」と表示される。
デジタル掲示板等意見がでました。
詳細な状況の確認
when : 出勤日
where : 今日の業務を確認する時
who ：全員
what ：自分宛の連絡やToDoを確認する
why : 連絡事項を忘れる人がいる
How : 自分宛のToDoリストや業務連絡を受け取る
実行が遅れている人宛に、LINEやメールで知らせる。
現状考えられる使用ツール
LINE Developers
Make
Google スプレッドシート
GAS
どうしたら全員に伝えることが出来るのか？
どうしたら全員が期日迄にできるのか？
今までも、いろいろ考えてきましたが、結局は声掛けが一番効果的でした。一人一人の状況を把握するのも良いと思いますが、やはり時間が掛かります。
必要に応じて使い分けることも考慮したいと思います。
４.まとめの前に…今回記事にしなかった４の改善案について
カート・カゴ回収はサービスカウンターから目視でき、時々確認して店内放送で従業員に知らせています。
リサイクル品は店内からは見えない場所ですが、防犯カメラを付けけての映像確認とか、タイミングを決めて見に行けばいいのでは？という意見になりました。
又、リサイクルBOXが一杯になっていたら、お客様でも押せる呼び出しボタンの方法もあると思います。
デジタル以外のアイデアで解決出来そうでした。
まとめ
今回ミィーティングを開いて、意見を聞いていく内に全部必要だとおもいましたし、可能なことだと感じました。
今まで、何も分からなかったデジタルですが、これはこうすれば出来るだろうと考えている自分が不思議でした。
今後デジタルの魅力に、どんどん引き込まれていくのか自分は？
と問いかけました。
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