イベント開催の進め方
こんにちは、SUZURIでディレクターをしているきなこです。
東京の会社で働きながら、実家がある名古屋で暮らしています。
👍 イベント開催はいいぞ
先日、名古屋でこんなイベントを開催しました。
久々にオフラインのLT会を開催しました。
イベントレポートは後日公開予定なので、よかったら見てください。（公開後、ここに貼ります）
また、社内でも「ディレクターお悩み相談会」と題した、業務内でのお悩み（仕事の進め方といった普遍的なものから、具体的な話まで）を相談できる会などもオンラインで開催しています。
なんと！
このようなイベントを開催することで、こんな良いことがあります👇
✔️ いろんな方のアウトプットを聞ける
✔️ 単純に人との出会いや繋がりが増える（ハブにもなれる）
✔️ 新たなプロジェクトや何かのきっかけが生まれる
✔️ 主催者はもちろん、参加者もこの旨味を得てハッピーになれる（はず）
え、イベント開くの最高すぎるじゃん
そう思いませんでしたか？
ただ、周りの人にお話を聞いてみると「イベント開催って何すればええんや…」といった声をちらほら聞きます。
なので本記事では、イベントを開催する際の進め方を大公開しちゃいます🎉
この記事を読んだ方がイベントを開き、サイコ〜なイベントの場がもっと増えますように🫶
🙌 イベントを開催するためにやること
こちらでは主にオフラインイベントを前提とした開催方法を紹介します。
オンラインイベントの場合も、会場準備等以外は大きく変わらないと思うのでぜひ参考にしてみてください👍
🌱 イベント開催までにやること
運営メンバーを最低3人集める
自分を含めて3人居ると安心です。2人だけだと参加者や外部の人に協力を仰ぐこととなりやすいです…。
イベント中だけでも司会・写真撮影・次の工程準備など意外と同時進行でやることが多いので、3人居ると安心だよねって感じです。
イベント概要を決める
まずは、イベントの目的とターゲットを決めます。
例えば「デザイナーがFigmaの魅力を語れる場を作りたい！」なら自ずと「FigmaあるあるLT会 with ハンズオン（懇親会あり）」のような感じで概要が決められます。
逆に「名古屋のIT界隈の人が集まって楽しめる会にしたい〜」のようなふんわりした目的とターゲットだったら、どんな職種の人でも楽しめるようなテーマや内容にすると、参加者が集まりやすくなりそうです。
なお、「ターゲットは決まっているが、どんな内容が需要あるのかわからない」という場合はターゲットの方にインタビューすると良さそうです👍
タイムテーブルを決める
内容が決まったらタイムテーブルを決めましょう！
開催時間は会場の都合にもよりますが、「社会人がターゲットなら平日夜（それも金曜日とか祝日前、19:30以降）」みたいな感じで、ターゲットの方が参加しやすいタイミングで設定すると良いです。
また、イベント内のタイムテーブルは必ず決めておきましょう。
LTや発表系なら、会場のレイアウトにもよりますが転換の時間も込みで余裕を持って作ると良いです。
ハンズオン系ならつまづいても最低限の実装ができるようなタイムテーブルにしましょう（それか質問答える人を会場に何人か配備するなど）
会場を決める
会場の候補は大きく分けて3つくらいあります。
・企業のオフィス（知り合いなどに相談する）
・学校のスペース（管理してる人や学生課?に相談する）
・イベントスペース
この中でわりと誰でも探しやすいのはイベントスペースかと思います。
また、絶対に会場に迷惑をかけないよう、会場のルールを必ず確認するなど気をつけましょう（感謝の気持ちを忘れず！）
告知する
connpassなどでイベントの募集を始めたらTwitter, Instagram等SNSで告知を行います。なお、遅くともイベントの1ヶ月くらい前に告知すると、参加者がわも予定を合わせやすくて参加率の向上を期待できるかと思います。
告知場所はターゲットの方がよく見ている場所が良いですね。興味がありそうな知り合い・友達にダイレクトにイベントの情報を共有しちゃうとかもありだと思います。
また、イベント用のハッシュタグとかつけると拡散しやすくなったり情報を追いやすくなったりするのでオススメです👍
当日の準備をする
ざっとこんなところ↓かなと思います。
・イベントの進行を行う際のスライド作成
・参加者向けアンケートやリマインドメールの準備
・必要なもの（端子や延長コードなど）を用意する
・当日について、会場の方や運営同士ですり合わせ（大事）
イベント内容によって上記TODOには過不足があると思うので、開催1ヶ月前にはやることリストアップしとくと安心かもしれないです。
🎉 イベント当日にやること
運営・会場責任者での直前すり合わせ
事前に確認していた当日の流れや会場のレイアウト、ルールなどを改めて確認したりすり合わせたりします。
参加者の受付
申し込みした人が無事に来れているか・謎の第三者が紛れ込んでいないかを確認するために参加者の受付を行いましょう。なお、connpassでは参加申し込みした人が来たかどうかをチェックする機能があります。
イベントの進行&（可能なら）写真撮影
イベントを進行します。また、参加者へ断りを入れた上で写真撮影も行うと、後のイベントレポート作成やSNSでの実況にも使えて良いです。（必ず写真NGな人がいないか確認した上で実施しましょう）
会場の片付け・ゴミ捨てなど
お借りした会場を借りた時よりも綺麗な状態に戻しましょう。
また、ゴミ捨て場がない会場もあるので、あらかじめゴミ袋を用意しておくと良いです。
🏠 イベント終了後にやること
お礼のメール&アンケート送付
参加者に向けてお礼のメールとアンケートを送付しましょう。
アンケートの送付については、イベント当日に回答できなかった人向けに再度送付し、フィードバックを多く得ることが目的です。
運営メンバーでイベントの振り返り
イベントの準備や当日について、良かったところや改善点などを振り返ります。振り返りの材料は運営メンバーの主観だけでなく、アンケートの内容も参考にして、しっかりと次に活かしましょう。
イベントレポートの作成
イベントの内容を外部に伝えるイベントレポートを作成します。私も絶賛作成中です。。
イベントレポートがあることによって、参加していない人にもイベント内容が伝わって興味を持ってもらえたり、参加者にはイベントの振り返りができたりと、一石二鳥です。
継続するなら：次回イベントの企画
次回イベントの企画を行いましょう。振り返りで得た改善ポイントも盛り込めると最高です。
✅ そのほか気をつけると良いこと
🔐 ルールを掲示しておく
アンチハラスメントポリシーや感染症対策のお願いなど、事前にお願いしたいルールをイベントページに明記しておきましょう。
🤝 運営メンバーと色々すり合わせ
意外と忘れてしまいがちなのですが、やることを誰が担当するのか・いつまでにやるのか等、しっかり決めておくと良いです。
漏れがあったり期限をふんわりさせていると何かと良くないので、NotionやSpreadsheetで管理するのが良いかもしれません🙆♀️
👏 これで誰でもイベント運営マスターだ！
「これもやったほうが良いんじゃない？」みたいなことがあったらコメント欄で教えてください！
また、一緒に名古屋でイベント運営やりたい！という方は私のTwitter DMまでお声かけください！お待ちしております！（質問も大歓迎です！）
この記事が、何かしらのイベントを開きたい方の後押しとなりますように🫶
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