駆け出しフリーランスの経費解説！おすすめ会計ソフトも紹介
「フリーランスになったけど、会計についてさっぱりわからない」
「どこまで経費に入れていいの？」
「会計って専門用語ばかりでわからない……」
この記事では、フリーランスの経費に入れられる購入品や開業費の疑問点を、税理士事務所にて勤務経験のある私が簡単に解説します。
経費はシチュエーションごとにまとめているため、辞書感覚で使用することも可能です。
5分程度で読めますので、ぜひご一読を！
フリーランスと経費の関係を解説
フリーランスがよくいう「経費」とは何のことでしょうか。ここでは、以下の2点を解説します。
・経費になるもの、ならないもの
・領収書の保存期間や管理方法
フリーランスと経費の関係をまずは学びましょう。
経費になる、ならないの基準とは
仕事にかかる経費をどこまで入れていいかわからない人も多いのではないでしょうか。
結論、仕事の収益目的で使用した費用は、すべて経費に含められます。
例えば、勉強のために入ったオンラインサロンや仕事で使用する備品などです。
しかし自分用に購入した商品や友達との外食、家族旅行などは経費にはなりません。
仕事に関係のない出費は、経費に入れないように注意しましょう。
領収書やレシートの保管方法
領収書の保管期間は、白色申告が5年、青色申告は7年です。
領収書は12つにわかれているファイルで管理することがおすすめです。
ポケットが12個あると領収書を1ヵ月ごとにわけて保管でき管理しやすいからです。
Amazonリンクを載せる
レシートを7年間保存するとなると、膨大な量になります。
後から必要な分を探すのが大変なので、きちんと管理することが大切です。レシートの管理が苦手な方には、会計ソフトをおすすめします。
会計ソフトにレシートを保存すると、検索機能ですぐに見つけられます。
また簡単に会計入力もできるので、楽に済ませたい方には会計ソフトがおすすめです。
<h3>領収書とレシートどちらでも大丈夫？</h3>
レシートが領収書の代わりに認められるのは、下記の情報が書かれている場合です。
・日付
・宛名
・使用金額
・購入品目や但し書き
・支払先の名前と住所
レシートを受け取る場合は、すべて記載されているか確認をしましょう。
フリーランスの経費になる項目一覧
フリーランスが経費として計上できる内容をシチュエーション別にまとめました。
経費について一気に覚えられないと思いますので、ブックマークしておくと困ったときに探せて便利ですよ。
1. PCなどの機器
PCやiPad、モニターなどの機器も仕事用であれば経費に計上できます。
注意点としては、10万円以下は「消耗品費」、10万円以上は「備品費」科目で記帳してください。
10万円以上の備品の購入は、別の「固定資産台帳」という帳簿にも記入する必要があります。
必ず会計入力と固定資産台帳の両方に記帳してくださいね。
2. PC周辺機器
PC関連や仕事に関する日用品の購入品は「消耗品費」で計上。消耗品は、利用頻度が高く消耗スピードの早いものを指します。
例えば、下記の購入品などが該当します。
・マウス
・ハードディスク
・ケーブル
・PCケース
・ノートペン
・コピー用紙
3. 家賃
家賃は、借家の方のみ「地代家賃」で計上できます。事務所を家とは別で借りている方も経費として落とせます。
経費に入れる際の注意は、仕事で使用している場所のみの金額を計上する点です。例えば玄関スペースなど、仕事で使わない方はその分を減らして計上してください。
金額の算出方法は、下記を参考にしてみてください。
・スペースで割合を求める場合
家賃15万円で住居スペース50㎡、仕事スペースが15㎡
①15㎡÷50㎡＝0.3（30％）
②家賃150,000×30％＝45,000円
・仕事している時間で求める場合
家賃15万円で1日の作業時間が6h
①1週間の作業時間：7日×6h＝42h
②1週間の作業時間：24h×7日＝168h
③比率：42h÷168h＝0.25（25％）
④家賃150,000×25％＝37,500円
持ち家の場合は、経費に落とせないため注意しましょう。
4. 勉強のための書籍や教材費
仕事に関係する書籍や教材代は「新聞図書費」です。
Amazonが提供するKindle Unlimited（キンドルアンリミテッド）や動画講義が受けられるUdemyも経費に含められます。
5. 電車／航空機／バス／タクシー／ホテル代
移動のための費用は「旅費交通費」です。出張先のホテル代も算定できます。
領収書が出ないバスや電車などは、出金伝票に詳細を書いて保管してください。出金伝票とは、自社から出ていく現金取引を記録するための伝票です。100円均一やホームセンターで購入できます。
6. Wi-Fi／携帯代
Wi-Fi代や携帯代は「通信費」で計上します。自宅で仕事をしている方は、使用している分のWi-Fi代を経費に入れられます。
Wi-Fiや携帯代はプライベートでも使用する機会がありますよね。注意点として、完全に仕事用の場合を除いて、プライベートと仕事での割合を出し、使用分のみ経費に入れてください。
・スペースで割合を求める場合
Wi-Fi代1万円で住居スペース50㎡、仕事スペースが15㎡
①15㎡÷50㎡＝0.3（30％）
②家賃10,000×30％＝3,000円
・仕事している時間で求める場合
Wi-Fi代1万円で1日の作業時間が6h
①1週間の作業時間：7日×6h＝42h
②1週間の作業時間：24h×7日＝168h
③比率：42h÷168h＝0.25（25％）
④家賃10,000×25％＝2,500円
7.仕事の関係者と食事
仕事の関係者との食事は「会議費」または「接待交際費」で計上してください。
食事が経費になるか悩む方も多いと思います。
結論、仕事に関する食事は、経費に入れられます。
例えば経費として入れられる内容は、クライアントとのミーティング、フリーランス同士の打ち合わせなど仕事に関係するものです。
プライベートな食事は経費にならないため、注意しましょう。
8.コワーキングスペース／シェアオフィス
「会議費」で計上します。コワーキングスペースやシェアオフィスを利用されることもありますよね。自宅以外で仕事をする場合の場所代は、経費に入れられます。
9.オンラインサロンの会費
仕事のために入会しているオンラインサロンの会費も経費です。「諸会費」で計上しましょう。
開業前の経費や売上はどうしたらいい？
「開業前の購入品は、経費に含めていいのかな？」
「開業前の売上は、どうしたらいい？」
ここでは開業前の仕事に関する購入品や売上を解説します。
今年の経費に含めてOK
開業前に仕事関係で使用した経費は、開業年に「開業費」で記帳してください。
開業費は繰越ができるため、黒字化した年に経費として売上から引ける特徴があります。
例えば開業した年は赤字で、翌年に黒字化した場合は、繰越しておいた開業費を翌年の経費として計上できます。
もし開業前に購入費用がある方は、計上するのを忘れないように気をつけましょう。
開業前の売上は今年中であれば含む必要がある
「開業前の売上はどうしたらいいのか」と心配になられる方もいますよね。結論、開業前の売上は、今年分であれば計上する必要があります。
例えば開業月は6月で、その年の1月から5月まで売上がある場合は、1月から5月分も帳簿に記帳してください。
ただし開業前の収入でも一時的な臨時収入や事業に関係のない場合は、事業所得に認められない場合があるため注意しましょう。
心配な方は税務署の無料電話または税理士に相談するとよいでしょう。
フリーランスの経費入力におすすめのオンライン会計ソフト3選
フリーランスの経費は、帳簿につけなければいけません。帳簿を手書きするとなると大変ですよね。
エクセルなども使用できますが、早く・楽に：効率よく会計入力をしたい方には会計ソフトがおすすめです。
ここでは実際に会計ソフトを試した中で、業務の効率化につながった会計ソフトを3つ紹介します。
•freee
•MoneyForward
•弥生会計オンライン
では、ひとつずつ解説していきますね。
使いやすさ抜群のfreee（フリー）
noteに入稿する場合は、ここに画像をいれよう！私が1番おすすめする会計ソフトはfreeeです。
freeeはサイトを直感的に使用できて、会計に詳しくない初心者の方でも、使えるように工夫されています。
初心者の方でも使用できると感じたポイントが4つあります。
・質問チャットの返信が早いため、わからない場合もすぐ聞ける
・入力や請求書などのさまざまな項目が探しやすい
・自動でAIが項目を推測してくれるので便利
・スマホ用アプリがあり、PCを使用できないも入力できて便利
会計入力を効率よく簡単にしたい方にはぴったりです。
楽天銀行ユーザはMoneyForward（マネーフォワード）クラウド
楽天銀行ユーザには、MoneyForwardをおすすめします。なぜなら、freeeは楽天銀行に対応していないからです。
MoneyForwardにはレシートのアップロード数が無制限、外部ユーザを招待する人数がfreeeより多いなど利点もあります。外部ユーザを招待する人数が多いと、経理を代行するときに便利です。
コストを抑えたい方は弥生会計オンライン
freeeやMoneyForwardに比べるとサイトの操作性が悪く、入力や請求書などが探しにくい印象があります。
しかし、1年間無料で使用できる初年度無償キャンペーンをおこなっており、お財布にやさしい利点も。
開業したばかりの方や初期費用を抑えたい方、別のところへ投資をしたい方にはおすすめです。
会計ソフトを使用して簡単にフリーランスの経費をつけよう
この記事では、フリーランスの経費や開業費について解説しました。
・仕事で使用する購入品は経費にできる
・自宅の家賃電気代、インターネットなどはプライベート分を除いて計上できる
・おすすめの会計ソフトは、freeeやMoneyForward、弥生会計オンライン
経費を正しく理解し、効率よく、楽に会計入力をしましょう！