【Exchange Online】退職者のメールボックスを共有メールボックス化のまとめ

なんぞー。
ASAKIです。

Exchange Onlineを使っているとよくある話なのですが、通常のメールボックスを共有メールボックス化する際のまとめです。今回はベタですが、退職者のメールボックスをアーカイブとして共有するケースです。

ざっくり、今回の作業の流れです。

1. 共有メールボックスへ変換する

2. ライセンスを外す

3. 共有メールボックス宛に送信されたメールをブロックする設定

4. グローバルのアドレス帳から非表示とする設定

5. 該当アカウントのパスワードをリセット

１，２は当然ですが、運用面で考え、今回は共有メールボックス化したメールアドレスへの送信をブロックし、社内のアドレス帳から削除します。パスワードのリセットは、サインインをブロックする作業の代わりと思ってください。

上記の1，2，5は基本的な作業なので割愛します。3から解説すると、これはExchange管理センター上のトランスポートルールを設定します。

この作業の必要性としては、社外より退職者が存在するように見えるのを防ぐことを目的としています。共有メールボックス化するだけでは普通にメールが受信されるため、社外の人から見ると従来通りメールで連絡できるように見えてしまい、トラブルになる可能性があります。

1. Exchange管理センターの左側よりメールフロー＞ルール

2. ルールの追加＞新しいルールの作成

3. ルール名を入れ、このルールを適用する、より受信者＞この人物である

4. メンバーに対象の共有メールボックスのアドレスを追加、保存

5. 次を実行します、にメッセージをブロックする、メッセージを拒否してその説明を含める

6. 拒否の理由の指定に配信不能通知に記載する文章を入力

7. 次へ

8. そのまま次へ

9. 完了＞完了

10. ルール多面にて状態をEnableに変更　※無効＞有効

次に社内で表示されるアドレス帳より非表示にします。共有メールボックスもメールボックスであるため、アドレス帳の一覧に表示され続けるためです。

1. 受信者＞メールボックス、対象の共有メールボックス

2. 右側の全般よりGALからの非表示の管理

3. アドレス一覧に表示しない、をオン

4. 保存

これらの設定を行えば、共有メールボックスをアーカイブとして利用でき、なおかつライセンスも使わず、社外の方との連絡においてもトラブルを回避できるはずです。なお、これらの操作の反映まで少しお時間かかるかもです。

たまには真面目なnoteを、ということで。

※追記

上記設定をした後で動的配布リスト宛にメールをすると、共有メールボックス化した受信拒否の設定をしたメールアドレス宛にメールが行き、送信元にブロックの通知が来ました。

これの対応方法としては、動的配布リストに入らないようにExchange管理センターから対象のメールアドレスの組織情報やカスタム情報を変更します。

ただ注意点があります。動的配布リストには更新した情報が反映されるまでに時間がかかるようです。よって、即座反映させたい場合は手動で更新を書ける必要があると思います。