#13 新米管理職のための「何をどう管理するの？」10選
複業（副業）やパラレルキャリアを目指す会社員の方に向け、「本業は会社員 × 複業で経営者」になる10ステップを、発信している「かける」です！
平日毎日投稿していますが、金曜日は番外編として、お役立ちビジネス知識やnoteに関することなどをテーマにしています。この記事では、初めて管理職になる方に向けて、何をどう管理すればいいのかについて、ご説明します。
なお、副業の始め方や起業準備、特に、「会社員として働きながら、起業し会社経営を行うためのプロセスやノウハウ」を、以下のリンクにあるサイトマップにまとめています。ぜひ一度、ご覧ください！
管理職としての役割は、これまでの個人プレーヤーとしての働き方から一変します。業務の進行や成果を自身で直接担うだけでなく、チーム全体の成果を引き出し、組織目標を達成するための「管理」を行うことが求められます。
しかし、初めて管理職となった際、具体的に「何をどう管理すれば良いのか」を明確に理解できている人は少なく、不安を感じるのが普通です。私自身も試行錯誤を重ねながら少しずつ身につけてきました。そこで、初めて管理職になる人に向けて、管理職が管理すべき対象とそのポイントをまとめておくことにしました。
1. 目標管理
チームの目標を明確に設定し、その達成に向けた方向性を示すことは、管理職にとって最も重要な役割のひとつです。目標が曖昧だと業務の優先順位がぼやけ、スムーズな運営が難しくなります。
そこで、目標をSMART（具体的・測定可能・達成可能・関連性が高い・期限が明確）な形式で設定し、チーム全体で共有するのがおすすめです。あわせて、個人の目標とチーム全体の目標を整合させることで、メンバー同士の一体感を高められます。
2. 進捗管理
目標を達成するためには、プロジェクトやタスクの進行状況を正確に把握し、必要に応じて修正を加える「進捗管理」が欠かせません。これを怠ると、計画が崩れ、目標が遠のく原因になってしまいます。
たとえば、定期的に進捗を確認するミーティングを実施したり、タスク管理ツールを使って進捗を可視化すれば、各メンバーの状況を明確につかみやすくなります。さらに、遅れや問題が発生した場合は、即座に対応し、リソースを再配分して早めに手を打つことで、計画の大幅な狂いを防げるでしょう。
3. 要員管理
チームの成果を最大化するには、適切な人員配置と役割分担が不可欠です。メンバー一人ひとりのスキルや得意分野、負荷状況を把握したうえで、最適なプロジェクトにアサインすることで、業務効率を大きく向上できます。
たとえば、スキルマップを作成してメンバーの能力や成長目標を可視化し、役割分担の判断材料にしましょう。必要に応じて業務配分を見直し、特定のメンバーに業務が偏りすぎないよう調整すれば、チーム全体のパフォーマンスをさらに高めることができます。
4. 労務管理
労働基準法の遵守は当然のこととして、働き方改革が進む今、メンバーの労働時間や健康状態を適切に管理することは管理職の重要な責務です。これが疎かになると、メンバーの働きやすさが損なわれ、チーム全体のパフォーマンスにも悪影響を及ぼしかねません。
たとえば、メンバーごとの労働時間や休暇取得状況を定期的に確認し、特定の人だけに負荷が集中しそうな場合は早めに業務分担を見直しましょう。また、有給休暇の取得を促すなど、メンバーがリフレッシュできる環境を整えることも、健康的なチーム運営には欠かせません。
5. モチベーション管理
チームやメンバーのモチベーションを高め、維持することは、職場の成果や雰囲気に大きく影響します。そのため、管理職には「メンバーのモチベーションを保ち、上げていく役割」が求められるのです。
たとえば、達成した成果を具体的に評価し、ポジティブなフィードバックを素早く伝えることが大切です。また、柔軟な働き方や評価制度の見直しなど、メンバーが働きがいや達成感を得やすい環境を整えることも意識しましょう。
6. 人事評価管理
人事評価を正確に行い、適切なフィードバックを提供することは、管理職の重要な役割のひとつです。メンバーのパフォーマンスを客観的に評価し、成長を促すためのアドバイスを与えることで、最終的な成果を最大化できます。評価は査定のためだけでなく、メンバーの能力開発やキャリア支援にも直結するものです。
たとえば、定期的に1on1ミーティングを実施し、目標の進捗や成果を確認しましょう。その際、スキルマップを使ってメンバーの得意分野やキャリア目標を共有し、必要に応じて研修や実践的なプロジェクトを割り当てると効果的です。公平かつ透明性の高い評価を心がけることで、メンバーの信頼とモチベーションを高められます。
7. 予算管理
限られた予算を有効に使い、最大限の成果を生み出すことは、管理職の重要な役割です。まずは年度予算を事業領域やプロジェクト単位で明確に区分し、それぞれの目標やスケジュールに合わせて配分を計画します。
次に、定期的に予算の使用状況をレビューし、想定外のコスト増や未使用分がないかをチェックしましょう。そのうえで、優先度の高いプロジェクトや不足が生じている領域に予算を振り分けるなど、柔軟な調整を行うことで、無駄のない予算活用が可能になります。
8. 情報管理
チームが扱う情報を適切に管理することは、混乱やトラブルの防止はもちろん、データ漏えいや誤送信などのリスク回避にも直結します。特に情報量が増えがちな昨今では、リーダーが積極的に取り組むべき課題のひとつといえるでしょう。
たとえば、共有ドライブやクラウドツールを活用し、フォルダ構成やアクセス権限を明確に設定することで、セキュリティと利便性を両立する仕組みを整えられます。また、機密情報の取り扱いルールを周知徹底し、万が一のリスクを最小化することも重要です。
9. 資産管理
チームや部門で使用する備品、ツール、ソフトウェアライセンスなどの資産を正しく把握し、定期的に保守・運用することは、管理職にとって欠かせない業務のひとつです。
たとえば、所有する設備の状態を定期的にチェックし、必要に応じて更新や再配置を行うことで、メンバーがスムーズに業務を進められるよう整備しましょう。これにより、日々の業務の生産性向上だけでなく、トラブルの未然防止にもつながります。
10. リスク管理
想定外のトラブルは、プロジェクトの遅延やコスト増、メンバーのモチベーション低下など、チーム全体に大きな影響をもたらす可能性があります。そのリスクを最小化する取り組みは、管理職にとって欠かせない責務です。
たとえば、プロジェクト開始時に考えられるリスクをリストアップし、発生時の対応手順を策定しておくことで、大きな混乱を防ぐことができます。リスク管理がしっかり行われていると、チームメンバーにも安心感が生まれ、結果的に業務の成果を上げやすくなるのです。
この記事では、初めて管理職になる方に向けて、何をどう管理すればいいのかについて、ご説明しました。みなさんのキャリアデザインやキャリアプラン、キャリアアップの検討や準備の参考になれば、とても嬉しいです。
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