仕事の基本！報連相を使うときに注意しておきたいコト
みなさんは報連相と聞くと、どんなイメージを持っていますか？ 「報連相なんて、できて当たり前」、「報連相って、仕事の基本でしょ」、 そんなイメージが一般的でしょうか。
今回は、仕事の基本の「キ」とされている報連相を使うときの注意点について、ご紹介したいと思います。
みなさんにとって、報連相は当たり前のことかもしれません。しかし、報連相の注意点を改めて、知ることで、仕事の進め方がより正確に、かつスピード感を持って仕事を進めるようになるはずです。また、もし、みなさんの中で新人指導を任せられている方がいれば、報連相の注意点は、新人指導の1つとしてのネタにもなりますので、参考にしてみてください。
そもそもの報連相（ホウレンソウ）とは
まず、そもそも報連相とは、報告・連絡・相談のことで、30年以上も前に野菜のホウレンソウに例えた表現を使い、仕事の仕方のスキルとして、根付いてきました。
報告…上司からの指示や命令に対して、部下がどのようになっているのかの経過や結果を知らせる行為のこと。また、お客様からの依頼や指示に対して、担当者が経過や結果を知らせること。 連絡…事実情報(業務・作業情報など)を関係者に知らせること 相談…自分が判断に迷うようなとき、困ったときに、周囲に参考意見を求めること
報連相は、どれも仕事上で見かけるコミュニケーションですね。
これらがきちんとできていない企業やチームは、仕事の失敗やトラブルが多発する可能性があるため、今ではビジネスマンの必須スキルのひとつとも言えるでしょう。
報連相がデキるチームとデキないチームの差は計り知れない
報連相の目的は、組織・チーム内での情報を共有し、連携(コミュニケーション)を強化するためです。仕事をする上で、組織の一員である以上、1人ですべて完結するということはほぼありません。
報連相がデキないチームは、上司・部下の縦の意思疎通も、同僚間の横の意思疎通もがうまくいかず、仕事の効率が悪化します。コミュニケーションが悪化するということは、会社が動脈硬化に陥っているようなもので、ミスやトラブルが増え、オフィスの活力が下がり、会社の業績も悪化する可能性があります。
逆に報連相がデキるチームは、上司と部下のコミュニケーションが密になり、連絡によって先輩や同僚、後輩などスタッフ間の意思の疎通がうまく進みます。組織の上下左右関係なく、相談し合うことで、解決のためのアイデアが生まれたり、悩みが減っていたりし、組織にとっての良いシナジーが生まれることでしょう。
報連相を行うときの具体的な3つの軸
続いて、報連相を行う時の具体的なポイントを考えてみましょう。
報連相は、3つの軸で考えて行いましょう。
3つの軸とは、(1)対象範囲、(2)時間、(3)手法です。
(1)対象範囲・・・誰に対して？どこまでの人に？
┗対象範囲というのは、まず報連相をする相手は誰なのか？ということです。報告する対象がお客様だけで良いのか？それとも自社の上司も含めた方が良いのか？などです。 情報として、共有すべき範囲をしっかりと考えて報連相をしてみるのが大切です。
(2)時間・・・できるだけ早く？今週中？期限はいつまで？
┗何事も仕事には期限があるものです。急ぎ報告しないといけないものなのか、それとも、猶予があるものなのか、などをきちんと把握した上で、報連相を行う必要があります。
(3)手法・・・口頭or電話orメール(SNSツール含め)
┗手法は、大きく3パータンあります。その場の口頭で伝えればよいのか、電話で急ぎ連絡をするべきなのか、メールを使って、齟齬が生じないように、履歴が残るようにした方がよいのかなどです。それぞれにメリットもデメリットもありますので、使い分けることが肝要です。
報連相を行う際の注意点
さて、報連相の仕方をここまで見てきましたが、報連相を行う際には注意点がいくつか存在します。
私が報連相の注意点を詳しく考えるようになったキッカケは、実は私の失敗談にあります。
私自身、たくさん仕事で失敗をしてきましたが(苦笑)、報連相でも、痛い思い出があります。
例えば、新卒で入り立ての頃、お客様からヒアリングした内容を上司に報告が漏れてしまい、ものすごい上司から怒られた経験。他にも今後、気を付けようと思ったエピソードとして、お客様とのメールの「件名」がわかりづらいということで、お叱りを受けたことです。自分の返信⇒相手の返信⇒自分の返信⇒相手の返信・・・と繰り返していた結果、メールの内容が変わってしまっていたのに、件名が変わっておらず、何を伝えたいメッセージなのか、「ひと目で、わからなくて困る！」ということだったのです。
そのときに細かな視点を持つことが報連相では、大切なんだと感じました。
では、詳しく、報連相の注意点を見ていきましょう。注意点としては、3点挙げられます。
①相手との報連相の基準がズレていないかどうかを把握しておく
②報連相はしすぎても、しすぎることはない
③報連相する際は、徹底した相手目線を持つ
1つ目の「相手との報連相の基準がズレていないかどうかを把握しておく」ということです。
報連相をするということは、必ず報連相を行う先に『相手』が存在するということです。 その相手と自分との間に、報連相の基準に差がある可能性もあります。 つまり、自分は「メールまでしたのだからいいや」と思っていても、相手は「メールだけじゃなくて、電話で確認してもらわないと困る」と思っているかもしれません。相手の仕事の進め方などの基準を把握しておくことも大切です。
2つ目の「報連相はしすぎても、しすぎることはない」ということです。
新卒研修を行っていると、よく質問、相談が出てくるのが、「報連相をしすぎると相手に嫌がられるかも、、、と思ってしまうのですが・・・」という内容です。 確かにしすぎると嫌かもしれませんが、それはやり方がまずいからです。
実際に私の知り合いが経験したエピソードとして、知り合いがお金を払う側(つまりお客様)だったときの話です。
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大卒の新卒採用を行っており、不足分を新卒紹介会社から紹介してもらおうとしていたときに、
電話が来て受け答えて終わったらと思ったら、またすぐに電話が来て、答えたて終わったらと思ったら、さらにすぐに電話が来て・・・の繰り返しが何度も起こったそうです。
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自社にとっても、相手にとっても、成果は、「採用がきちんとできること」です。連絡して、確認することは大事ですが、方法は1つではありません。メールでまとめて聞いておいて、最終的に電話で回答を聴く。でも問題は無いわけです。
成果を出すためにも、わからないこと、聞かなければいけないことは、減らしていかなければいけません。報連相はしすぎても、しすぎることはないわけです。
3つ目は、「報連相する際は、徹底した相手目線を持つ」ということです。
相手目線を持つということは、1つ目の「相手の基準にズレがないか」という点に近しい視点ですが、より具体的にいうと、相手の立場だったら、相手の視点で考えると、ということです。
前述した私の失敗談でもお伝えしましたが、報連相の手法がメールにしろ、電話にしろ、相手にとって、わかりづらく、理解してもらえない伝達の仕方をしていては、意味がないのです。
相手に理解してもらいやすいようにどうすれば良いのか？そういった目線で、内容や手法を考えてみてください。
ここまで報連相の注意点を見てきました。
報連相の恐いところは、誰もが知っているので、できてないと「社会人としての評価を下げてしまうかも、、、」ということです。私もそれで、評価を下げてしまったことがあります。
しかし、逆を言えば、報連相の仕方を改めて意識して改善できれば、仕事がスムーズに行き、仕事の評価も高まっていくのです。 もし、みなさんが報連相はできていると思っていても、実は、他人から見たら、「それってどうなの？」と思われてしまうこともありますので、今一度、ご自身の報連相の仕方について、見直してみてはいかがでしょうか。